Email templates/nl

Introductie

Met e-mail sjablonen kun je snel persoonlijk gemaakte uitnodigingen, herinneringen, bevestigingen en registraties e-mailen naar de mensen die meedoen aan je enquête, Je kunt ook allerlei notificaties naar de beheerders opmaken.

Klik in Enquête instellingen op de tab E-mail sjablonen:

Als je een hoofdbeheerder bent (je hebt toegang tot de globale instellingen van de LimeSurvey installatie), kun je de standaard HTML editor-mode wijzigen voor alle LimeSurvey gebruikers. Meer informatie.

  Als je de popup/inline HTML-editor wilt gebruiken moet je de HTML-formaat voor toegangscode e-mails gebruiken: inschakelen! Kijk op het menu Instellingen van je enquête op de tab Deelnemers.

Paneel E-mail sjabloon

Het paneel:

In het voorbeeld wordt de "HTML-source" editor-mode gebruikt. Deze instelling kun je hier wijzigen.

Je kunt eenvoudiger tekstvelden wijzigen als je de instelling Inline HTML-editor mode in je account-instellingen kiest.

De type e-mails die er naar gebruikers en/of beheerders kunnen worden verzonden:

• Uitnodiging
• Herinnering
• Bevestiging
• Registratie
• Basis en gedetailleerde administratie notificaties

Uitnodiging

De functie Uitnodiging gebruik je als je veel e-mails wilt versturen naar alle deelnemers in je deelnemerstabel die nog geen uitnodiging gekregen hebben om je enquête in te vullen.

In het paneel e-mail sjablonen kun je het bericht dat je wilt versturen wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal placeholders gebruiken. Je kunt met Expressie beheer je sjabloon mooier maken.

Herinnering

De functie Herinnering gebruik je als beheerder als je deelnemers wilt herinneren aan het feit dat de enquête nog niet is (volledig) ingevuld.

In het paneel e-mail sjablonen kun je het formaat van de herinnering wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal placeholders gebruiken. Je kunt met Expressie beheer je sjabloon mooier maken.

NB: Een herinnering wordt natuurlijk niet verzonden aan een deelnemer als die de enquête al afgerond heeft of geen deelnemer aan de enquête is.

Bevestiging

Als er toegangscode worden gebruikt en een deelnemer voltooid de enquête dan wordt er een bevestiging verstuurd naar het e-mailadres van die deelnemer. Deze bevestiging kun je uitzetten.

Klik op de tab Bevestiging als je sjabloon wilt wijzigen. Controleer de placeholders om te zien welke je kunt gebruiken bij dit type e-mail. Je kunt met Expressie beheer je sjabloon mooier maken.

Registratie

Als de enquête besloten is (er is een deelnemerstabel, alleen deelnemers met een unieke code mogen die bepaalde enquête invullen. Als je toestaat dat deelnemers zichzelf aanmelden, wordt er een record in de deelnemerstabel opgevoerd met de naam en het e-mailadres. Een run op de achtergrond zal dan de toekomstige deelnemer een e-mail sturen ter registratie. Het bevat de URL met het de toegangscode (token) dat aan de deelnemer is toegekend.

Klik op de tab Registratie om het formaat van deze e-mail te wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal placeholders gebruiken. Je kunt met Expressie beheer je sjabloon mooier maken.

Basis en gedetailleerde administratie notificaties

Stel om als beheerder notificaties te krijgen op de tab Datamanagement een e-mailadres in bij "E-mail eenvoudige bevestiging naar" en nog een (mag hetzelfde zijn) bij "E-mail gedetailleerde bevestiging naar".

Standaard is het enige verschil tussen deze twee dat er bij de gedetailleerde notificatie een extra placeholder {ANSWERTABLE} is. De ontvanger kan dan de antwoorden op de enquête bekijken zonder dat hij dat via de applicatie hoeft te doen.

Ook hier kun je natuurlijk Expressie beheer en placeholders gebruiken om de sjablonen naar je zin aan te passen.

Email sjabloonvelden

Elk sjabloon bevat:

• Het onderwerp van de e-mail

• De e-mail body: Het eigenlijke bericht naar de deelnemer. Het kan tekst en afbeeldingen bevatten. Je kunt ook hier paceholders en de Expressie beheer gebruiken.

NB: Als je een enquête hebt met meer dan een taal dan is er een extra tab boven de tab met de e-mail sjablonen. Als je op deze tab klikt dan kun je de taal wijzigen en krijg je de teksten in de gekozen taal. Je kunt deze dan per sjabloon wijzigen. Sla je wijzigingen op.

• E-mail acties:
  • Resetten: De HTML-code wordt gerest, er wordt geen tekst verwijderd.
  • Valideer expressies: De logica van de e-mail wordt gecontroleerd, worden de placeholders goed gebruikt. Valideer een sjabloon altijd voordat je het in productie gaat gebruiken om e-mails te verzenden. In het voorbeeld zie je in het rood een klein tikfoutje:

• Acties op bestanden:
  • Bestand toevoegen: Met een popup kun je uit de map files een bestand kiezen dat je als bijlage wilt verzenden.

Bijlagen kunnen onderin het scherm van het bewerken van het sjabloon worden toegevoegd. E-mail bijlagen worden geüpload per enquête.

Je kunt ook altijd een bestand uploaden van je eigen computer naar je LimeSurvey-installatie met de knop upload en dan de bijlage te selecteren.

Als je na selectie er dubbel opklikt dan wordt het bestand getoond in de tabel Bestanden onder de knop Bestand toevoegen.

To have it permanently attached to the respective email template, do not forget to click on Save button located in the upper-right part of the window.

De keuze of er wel/niet een bijlage toevoegt wordt, bij het versturen van een e-mail naar een specifieke deelnemer, kan worden genomen op basis van een relevantie-vergelijking per bijlage.

Alle functies van Expressie beheer kunnen worden gebruikt, net als de tokens attributen (als de enquête tokens gebruikt).

Bij de sjablonen voor de uitnodiging / bevestiging kan ook gebruik gemaakt worden van de vraagcodes in de enquête.

If you wish to delete a file, click on the red trash button located under the Action column and save the changes.

 

• Als een bestand niet gevonden wordt, dan wordt de e-mail zonder bijlage verzonden.
• Exporteren / importeren van een enquête betekent niet dat geüploade bestanden worden meegenomen. De instellingen voor bijlagen worden wel overgenomen, evenals de relevantie-vergelijkingen.

E-mail placeholders

  Please note that some email placeholders can be used only within certain email templates! Read below for further details.

As you can see in the default email templates, different email placeholders are used either in the body and/or the subject of the email. Their role is to connect the email you wish to send to each respondent entry from your survey participants list. The data from the survey participants table (e.g., email, first name, last name, token, etc.) is automatically taken and put into different unique emails before being sent to each respondent from your survey participants list.

You can find below the email placeholders that are allowed to be used within the body message of your invitation and reminder email templates. When sending out the emails, these email placeholders will be already replaced in the preview of your invitation/reminder email with data from your survey and survey participants table.

{ADMINEMAIL}	Email of the Survey admin
{ADMINNAME}	Name of Survey Admin
{SURVEYNAME}	Title of your survey
{SURVEYDESCRIPTION}	Description of your survey

The following placeholders are allowed in invitation/reminder email templates (subject and/or body fields) and they will be replaced while sending out the emails:

{EMAIL}	Email of the recipient
{FIRSTNAME}	First Name
{LASTNAME}	Last Name
{SURVEYURL}	The URL pointing to the survey start - if you are sending HTML emails, a full URL will be displayed to the survey participant
@@SURVEYURL@@	The URL pointing to the survey start - this is the barebone link. Use this if you want to integrate the link in your custom HTML elements somewhere (available in v1.90 and later)
{OPTOUTURL}	The URL to deactivate sending of email for the respective survey - a full link will be displayed in the HTML version of the email template
{OPTINURL}	If a user is blacklisted and he wants to participate in the respective survey, he has to click on the opt-in URL to receive again survey invitations/reminders.
{TOKEN}	The token to access the survey
{ATTRIBUTE_1}	Attribute 1
{ATTRIBUTE_2}	Attribute 2 (...and so on for more attribute fields)

If your survey is not anonymous, the email placeholders can be used in order to add specific entry/participant data into the Survey texts panel (e.g., survey description, welcome message, end message).

{TOKEN:EMAIL}	It displays the email of the respondent from the survey participants table
{TOKEN:FIRSTNAME}	It displays the first name of the respondent from the survey participants table
{TOKEN:LASTNAME}	It displays the last name of the respondent from the survey participants table
{TOKEN}	It displays the token code of the respondent from the survey participants table
{TOKEN:ATTRIBUTE_1}	It displays "Attribute 1" of the respondent from the survey participants table
{TOKEN:ATTRIBUTE_2}	It displays "Attribute 2" of the respondent from the survey participants table (and so on for more attribute fields)

To find out more about attributes, read the following wiki section.

These email placeholders can also be used in the confirmation and admin notification email templates.

Certain placeholders can be used only within the the admin notification templates. Please note that one email per response will be sent to the email address of the administrator!

Some of the placeholders that can be used only in the admin notification panels are mentioned below:

{VIEWRESPONSEURL}	Displays an URL that, once click, redirects you to the respondent's submitted answer.
{EDITRESPONSEURL}	Displays an URL that, once click, redirects you to a LimeSurvey page from where you can edit the responses submitted by the respective survey participant
{STATISTICSURL}	Click on this URL in order to access the statistics of the survey
{ANSWERTABLE}	If you wish to display the submitted answers of the respondent in the admin notification email, use this email placeholder. In this way, you do not need anymore to access your LimeSurvey installation in order to check the submitted answers of the respective respondent (as the {VIEWRESPONSEURL} placeholder does).

Hints:

• If your survey is using anonymized responses, then token-related placeholders will not work in the notification email template.
• You can use Expression Manager to use expressions for tailoring an email ^{(New in 1.92 )}. Please have a look at the Expression Manager HowTos for an example.
• Also have a look at the examples on using information from tokens table.

Before sending the emails, we highly recommend the validation of your email templates - click on the validate expressions button located under the email text body.

Afmelden door deelnemer

When you use the {OPTOUTURL} tag in your invitation/reminder email, your participants have the possibility to opt out of this particular survey by just clicking on the related URL in the email - so you don't harass them with reminder emails. A participant that opted out of your survey will have the email status 'OptOut' set in the survey participants list.

Gebruik vervangingsfunctie

In het sjabloon van de e-mail kun je enkele specifieke keywords gebruiken om informatie van de toegangscode te gebruiken bijvoorbeeld voor het URL-adres van het token.

Een voorbeeld is het gebruik van een duidelijke link naar de enquête in plaats van een lange URL:

1) Ga naar het paneel e-mail sjablonen en kies Uitnodiging.

2) Write the text you want to appear as link to start the survey.

3) Then select that text.

4) Add the placeholder for the plain link @@SURVEYURL@@ and choose other from the protocol-select-box.

Als je nu een uitnodiging verstuurt zal er een kortere url gebruikt worden om de enquête te starten.