Email templates/fr

Introduction

Les modèles d'e-mails sont utilisés pour envoyer des invitations personnalisées, des rappels, des confirmations et des e-mails d'inscription à vos participants (à partir du tableau des participants à l'enquête). Vous pouvez également modifier les notifications administratives standard de base (ou détaillées) qui sont envoyées aux administrateurs de l'enquête.

Modèles d'e-mails : Paramètres > Menu Enquête > Modèles d'e-mail

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Si vous disposez de l'autorisation de superadministrateur (vous avez accès aux paramètres globaux de votre installation LimeSurvey), vous pouvez modifier le mode d'édition HTML par défaut pour tous vos utilisateurs LimeSurvey. . Pour plus de détails, continuez à lire la sous-section wiki suivante.

  Si vous souhaitez utiliser l'éditeur HTML popup/inline, n'oubliez pas d'activer le Format HTML pour les emails à jetons ! Celui-ci se trouve dans le Menu Paramètres de votre enquête, sous l'onglet Paramètres du participant.

Panneau Modèles d'e-mails

Le panneau des modèles d'e-mails :

Dans la capture d'écran ci-dessus, le mode éditeur "Source HTML" est utilisé. Pour le modifier, accédez aux paramètres de compte personnel.

Template:Remarque

Cinq types d'e-mails peuvent être envoyés aux utilisateurs ou aux administrateurs :

• Invitation
• Rappel
• Confirmation
• Inscription
• Notifications d'administration de base et détaillées

Invitation

Cette fonctionnalité est utilisée pour envoyer des e-mails en masse à tous les participants à l'enquête dans le tableau des participants à l'enquête qui n'ont pas encore reçu d'invitation à répondre à votre enquête.

À partir du panneau des modèles d'e-mails, vous pouvez modifier le message envoyé aux participants à l'enquête. Pour vérifier quels espaces réservés d'e-mail peuvent être utilisés, continuez à lire la sous-section wiki. Vous pouvez également utiliser ExpressionScript pour personnaliser davantage votre modèle d'e-mail d'invitation.

Rappel

La fonctionnalité « Rappel » permet aux administrateurs d'enquête de rappeler aux participants du tableau des participants à l'enquête de répondre à l'enquête.

Vous pouvez modifier le format par défaut de l'e-mail de rappel depuis le « Panneau Modèles d'e-mails ». Pour vérifier quels espaces réservés de courrier électronique peuvent être utilisés, continuez à lire la sous-section wiki. L'ExpressionScript peut vous aider à personnaliser le corps du texte de ce modèle d'e-mail.

Remarque : Un rappel sera envoyé uniquement aux participants dans le tableau des participants à l'enquête où le champ "Terminé" est activé. désactivé. Cela signifie que le répondant n’a pas répondu ou n’a pas complété le sondage.

Confirmation

Si des jetons sont utilisés et qu'un participant remplit le sondage, un e-mail de confirmation sera envoyé à son adresse e-mail. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à partir du panneau Paramètres du participant.

Cliquez sur l'onglet Confirmation si vous souhaitez modifier le modèle d'e-mail. Vérifiez les email placeholders pour voir lesquels peuvent être utilisés dans ce type d'e-mail. Vous pouvez également utiliser ExpressionScript pour personnaliser votre courrier électronique.

Enregistrement

Si le mode d'accès fermé est activé (il existe un participants à l'enquête, ce qui signifie que seuls les participants qui ont une entrée attribuée et un code de jeton unique associé peuvent compléter le enquête respective. Si vous autorisez les participants à s'inscrire publiquement à votre enquête, une nouvelle entrée dans le tableau des participants à votre enquête sera créée une fois que le répondant aura soumis son nom et son adresse e-mail. Un script qui s'exécute dans l'arrière-plan enverra automatiquement au répondant concerné un e-mail d'inscription. Il contient l'URL avec le jeton auquel l'utilisateur nouvellement enregistré doit accéder.

Cliquez sur l'onglet inscription pour modifier le format de cet email. N'oubliez pas de jeter un œil d'abord aux email placeholders qui peuvent être utilisés dans le corps du texte. Le ExpressionScript peut fournir une personnalisation plus poussée du corps du texte que vous souhaitez utiliser.

Notifications d'administration de base et détaillées

Pour recevoir des notifications d'administrateur, cliquez sur l'onglet Gestion des données et saisissez une adresse e-mail dans le champ "Envoyer un e-mail de notification d'administrateur de base à" et une autre (ou la même) dans le champ " Champ « Envoyer un e-mail de notification détaillée à l'administrateur ».

Par défaut, la seule différence entre les deux est liée à l'espace réservé supplémentaire {ANSWERTABLE} inclus dans le modèle d'e-mail de notification détaillé de l'administrateur. Cela permet à l'utilisateur qui reçoit ce type d'e-mails de vérifier également les réponses soumises. Ils n'ont pas besoin d'accéder à l'installation de LimeSurvey.

Toutefois, en utilisant le gestionnaire d'expression et le espace réservé au mail vous pouvez customiser ces deux modèles de mail chaque fois que vous le voulez.

Email Templates Fields

Chaque modèle de mail contient :

• Le sujet du mail: Le titre du mail / un lot de mails que vous voulez envoyer;

• Le corps du mail: C'est une zone de texte qui contient le message que vous souhaitez envoyer aux utilisateurs. Il peut contenir du texte, des images et espace réservé au mail. De plus, le gestionnaire d'expression peut être utilisé pour encore améliorer le message que vous voulez délivrer.

Note: Another tab is displayed above the tab with the email templates tab if your survey uses additional languages. If you click any language tab other than the default language tab, the email templates will load the corresponding texts in the respective language. Access each email template in order to start editing them. Do not forget to click the Save button located in the upper-right part of the screen to save your changes.

• Email actions: Two actions are available:
  • Reset this template: Once clicked, the HTML code is reset. No text is deleted;
  • Validate expressions: Checks the logic of the email - whether the placeholders are correctly used or not. We highly recommend using it before sending a batch of emails. This way you can see whether the placeholders are correctly defined or not. In the below example, a small typo exists - it is emphasized in red.

Email Placeholders

  Please note that some email placeholders can be used only within certain email templates! Read below for further details.

In the default email templates, different email placeholders are used either in the body and/or the subject of the email. Their role is to connect the email you want to send to each participant in your survey participants list. The data from the survey participants table (e.g., email, first name, last name, token, etc.) is automatically taken and put into different unique emails before being sent to each participant from your survey participants list.

Below are the email placeholders that can be used within the body message of your invitation and reminder email templates. When sending out the emails, these email placeholders will be replaced in the preview of your invitation/reminder email with data from your survey and survey participants table.

{ADMINEMAIL}	Email of the Survey admin
{ADMINNAME}	Name of Survey Admin
{SURVEYNAME}	Title of your survey
{SURVEYDESCRIPTION}	Description of your survey

The following placeholders are allowed in invitation/reminder email templates (subject and/or body fields) and they will be replaced when sending out the emails:

{EMAIL}	Email of the recipient
{FIRSTNAME}	First Name
{LASTNAME}	Last Name
{SURVEYURL}	The URL to start the survey - if you are sending HTML emails, a full URL will be displayed to the survey participant
@@SURVEYURL@@	The URL to start the survey - this is the barebone link. Use this if you want to integrate the link in your custom HTML elements somewhere (available in v1.90 and later)
{OPTOUTURL}	The URL to deactivate sending of emails for the respective survey - a full link will be displayed in the HTML version of the email template
{OPTINURL}	If a user is blacklisted and wants to participate in the respective survey, they have to click the opt-in URL to receive survey invitations/reminders again.
{GLOBALOPTOUTURL}	The URL for a respondent to opt-out of central participant list for this site - a full link will be displayed in the HTML version of the email template
{TOKEN}	The token to access the survey
{USESLEFT}	The number of uses left for the token
{VALIDFROM}	The date the token is valid from
{VALIDUNTIL}	The date the token is valid until
{EMAILSTATUS}	Used for skipping emails on email sending. Default email status is "OK".
{LANGUAGE}	Used to define the language to be used for emails and survey URL when using multilingual surveys
{SENT}	Invitation send date in ISO8601 format with time (Y-m-d H:i:s in PHP)
{REMINDERSENT }	Reminder send date in ISO8601 format with time (Y-m-d H:i:s in PHP)
{REMINDERCOUNT}	Number of reminders already sent
{COMPLETED }	Survey completion date
{TID}	Internal ID at token table
{ATTRIBUTE_1}	Attribute 1
{ATTRIBUTE_2}	Attribute 2 (...and so on for more attribute fields)

If your survey is not anonymous, the email placeholders can be used in order to add specific entry/participant data into the Survey text elements panel (e.g., survey description, welcome message, end message).

{TOKEN:EMAIL}	Displays the email of the participant from the survey participants table
{TOKEN:FIRSTNAME}	Displays the first name of the participant from the survey participants table
{TOKEN:LASTNAME}	Displays the last name of the participant from the survey participants table
{TOKEN}	Displays the token code of the participant from the survey participants table
{TOKEN:ATTRIBUTE_1}	Displays "Attribute 1" of the participant from the survey participants table
{TOKEN:ATTRIBUTE_2}	Displays "Attribute 2" of the participant from the survey participants table (and so on for more attribute fields)

To find out more about attributes, read the following wiki section.

These email placeholders can also be used in the confirmation and admin notification email templates.

Certain placeholders can be used only within the the admin notification templates. Please note that one email per response will be sent to the email address of the administrator!

Certains espaces réservés qui peuvent être utilisés uniquement dans le panel de notifications de l'administrateur sont mentionnés ci-dessous :

{VIEWRESPONSEURL}	Displays an URL that redirects you to the respondent's submitted answer
{EDITRESPONSEURL}	Displays an URL that redirects you to a LimeSurvey page from where you can edit the responses submitted by the respective survey participant
{STATISTICSURL}	Click this URL to access the statistics of the survey
{ANSWERTABLE}	If you want to display the submitted answers of the participant in the admin notification email, use this email placeholder. This way, you no longer need to access your LimeSurvey installation in order to check the submitted answers of the respective respondent (as the {VIEWRESPONSEURL} placeholder does).

Hints:

• If your survey is using anonymized responses, then token-related placeholders will not work in the notification email template.
• You can use ExpressionScript to use expressions for tailoring an email ^{(New in 1.92 )}. Please have a look at the ExpressionScript how-tos for an example.
• Also have a look at the examples on using Information from survey participants table.

Before sending the emails, we highly recommend the validation of your email templates - click on the validate expressions button located under the email text body.

Participant Opt-out

When you use the {OPTOUTURL} tag in your invitation/reminder email, your participants can opt out of this particular survey by clicking the related URL in the email - so you don't send them reminder emails. A participant that opts out of your survey will have the email status 'OptOut' set in the survey participants list.

Barebone URL

URL placeholders have their corresponding Barebone URL. E.g., @@SURVEYURL@@: you can use @@OPTOUTURL@@, @@OPTINURL@@ …

En utilisant la fonction de remplacement.

Quelques mots-clés spécifiques peuvent être utilisés dans vos modèles de mail. Par exemple, certains mots-clés peuvent être utilisés pour remplacer l'adresse URL du jeton.

Un bon exemple est l'utilisation d'un lien vers le questionnaire au lieu d'une adresse longue.

Exemple : créer un lien sympa pour commencer le questionnaire

1. d'abord ouvrez l'éditeur de modèles de courrier et choisir "invitation" dans les onglets du haut
2. ensuite tapez le texte que vous voulez voir apparaître en tant que lien pour lancer le questionnaire
3. ensuite sélectionnez ce texte
4. ajoutez @@SURVEYURL@@ dans l'espace réservé pour le lien et choisissez "autre" dans le menu déroulant

2) Écrivez le texte que vous voulez voir apparaitre comme un lien pour commencer le questionnaire.

3) Ensuite sélectionnez ce texte.

4) Add the placeholder for the plain link @@SURVEYURL@@ and choose other from the protocol-select-box.

Maintenant, si vous envoyez votre e-mail d'invitation, le lien pour lancer le questionnaire sera un lien et non une url.

Email Attachments

File Actions

When clicking Add file the following window will be displayed asking you to choose the document from the files folder that you want to send via email:

Attachments can be added at the bottom of the email template editing interface. Please note that email attachments are uploaded on a per survey basis.

You can also upload, on the spot, a file from the desktop to your LimeSurvey installation by clicking the upload button and then selecting the file you want to attach to the respective email template.

Once selected, double click it and the file will be immediately displayed in the Files table, below the Add File button:

To have it permanently attached to the respective email template, do not forget to click the Save button located in the upper-right part of the window.

To determine if an attachment should be sent on an individual basis, it is possible to add a relevance equation to each attachment.

All functions supported by the ExpressionScript can be used, as well as token attributes if the survey uses tokens.

With notification or confirmation templates, it is also possible to use question codes used in the survey.

If you want to delete a file, click the red trash button located under the Action column and save the changes.

 

• When a file can not be found on the file system, the email will be sent without an attachment.
• Exporting/importing a survey does not export/import the attached uploaded files. However, the settings for attachments will be maintained, as well as the relevance equations.

Image Attachment

You can attach an image/images if you send HTML emails. To do this, you need to update the URL source of the image by settings its path to your public directory of your LimeSurvey instance.

  The source must be relative to your public directory on the server. If you LimeSurvey instance is installed in a subdirectory, the image will not be shown in your HTML editor.