Email bounce tracking system/de

Einleitung

Das E-Mail-Bounce-Tracking-System kann E-Mails aufspüren und markieren, die nicht an die Empfänger (Umfrageteilnehmer) ausgeliefert wurden. Das System stützt sich auf den "Fehlerbericht zur Benachrichtigung bei E-Mail-Zustellung". Daher benötigt es eine E-Mail-Adresse, an die die E-Mails gesendet werden können, um die Bounces zu identifizieren. Neben der Adresse des Kontos sind auch die Anmeldeinformationen des Kontos sowie die Verbindungsdetails erforderlich.

Die meisten E-Mail- und Hosting-Anbieter bieten SMTP zum Senden von E-Mails an. Sie müssen nur die SMTP-Details herausfinden, mit denen Sie diese E-Mail-Adresse als Bounce-E-Mail-Adresse verwenden können.

Voraussetzungen

Das php5-imap- Modul muss auf Ihrem Server installiert sein. Sie können überprüfen, ob dies der Fall ist, indem Sie auf die Schaltfläche "PHPinfo anzeigen" klicken, die sich auf der Seite Globale Einstellungen Ihrer LimeSurvey-Installation unter Übersicht befindet:

Suchen Sie als Nächstes nach einem imap-Abschnitt (verwenden Sie Strg + F für eine schnelle Suche). Wenn ein IMAP-Abschnitt angezeigt wird, können Sie loslegen:

Wenn Sie php5-imap nicht installiert haben und Root-Zugriff auf den Server haben, können Sie es gemäß dem für Ihre Distribution spezifischen Verfahren installieren. Werfen Sie beispielsweise einen Blick auf diesen Link, wenn Sie Debian verwenden. Denken Sie daran, Ihren Webserver nach der Installation neu zu starten (z. B. "service apache2 restart" im Terminal ausführen).

Wie es funktioniert

Die Grundidee hinter der Entwicklung des Systems bestand darin, die manuelle Arbeit zu reduzieren und die möglichen menschlichen Fehler zu reduzieren, die durch die manuelle Bearbeitung jedes Feldes entstehen können.

Die Grundidee hinter diesem System ist, dass das E-Mail-Bounce-Tracking-System beim Senden der E-Mail automatisch eine Umfrage-ID und eine Token-ID zum E-Mail-Header hinzufügt, ohne dass der Administrator dies sieht.

Diese Header (auch benutzerdefinierte Header genannt) werden jeder Einladungs-E-Mail hinzugefügt, die über LimeSurvey an die Umfrageteilnehmer gesendet wird.

Wenn die E-Mail zurückgesendet wird, wird der ursprüngliche Header zusammen mit dem „Zustellungsbenachrichtigungs-Header“ empfangen. Das System sucht dann nach neuen E-Mails und analysiert die E-Mails, die diese benutzerdefinierten Header enthalten. Es ändert die Schriftfarbe der falschen E-Mail-Adressen aus der Umfrageteilnehmertabelle in Rot.

System einrichten

Das System kann global (für alle Umfragen) oder lokal (nur für eine bestimmte Umfrage) arbeiten, sodass die Einstellungen entsprechend gespeichert werden können. Die globalen Bounce-Einstellungen können unter „Globale Einstellungen“ -> „Bounce-Einstellungen“ gespeichert werden. Die folgenden Optionen werden angezeigt:

Datei:limesurvey_index_php_admin_globalsettings_bouncesettings.png

• Standard-Site-Bounce-E-Mail: Dies ist die E-Mail-Adresse, an die zurückgesendete E-Mails gesendet werden. Für eine schnellere Bearbeitung der zurückgesendeten E-Mails empfehlen wir die Verwendung einer E-Mail-Adresse, die ausschließlich für das LimeSurvey-E-Mail-Bounce-Tracking-System verwendet wird.

• Servertyp: Bei Einstellung auf „Aus“ sind keine Bounce-Verarbeitungsfunktionen verfügbar. Wählen Sie entweder „POP“ oder „IMAP“, um das E-Mail-Bounce-Tracking-System von LimeSurvey zu nutzen.

• Servername & Port: Name des Servers und (falls erforderlich) der Port, getrennt durch einen Doppelpunkt. Die Portnummer wird normalerweise nicht benötigt, es sei denn, der E-Mail-Host verwendet einen nicht standardmäßigen Port.

Wenn Ihr Hostname „smtp.server.net“ ist und der Port 143 ist, dann schreiben Sie „smtp.server.net:143“ als Hostnamen. Aus Sicherheitsgründen erlauben wir derzeit nur die folgenden Portnummern: 110, 143, 587, 993 und 995.

• Benutzername: Der Benutzername für das POP/IMAP-Konto.
• Passwort: Das Passwort für das POP/IMAP-Konto.
• 'Verschlüsselungstyp : Wenn Verschlüsselung verwendet wird, stellen Sie bitte hier die richtige ein (SSL oder TLS).

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Wenn Sie die Bounce-Einstellungen nur auf eine einzelne Umfrage anwenden möchten, rufen Sie die gewünschte Umfrage auf -> gehen Sie zum Umfragemenü und klicken Sie auf die Registerkarte Umfrageteilnehmer -> überprüfen Sie die Hauptsymbolleiste der Seite und klicken Sie auf Option Einladungen und Erinnerungen -> Klicken Sie auf „Bounce-Einstellungen“. Die folgende Seite wird geladen:

Datei:limesurvey_admin_tokens_bouncesettings.png

Die zusätzliche Option wird durch die Option „Verwendete Bounce-Einstellungen“ dargestellt. Hier können Sie wählen, ob Sie:

• keine Bounce-Einstellungen;
• die lokalen Bounce-Einstellungen verwenden. Bei Abholung müssen Sie die restlichen Felder für die lokalen Bounce-Einstellungen ausfüllen;
• die globalen Bounce-Einstellungen. In diesem Fall werden die Bounce-Einstellungen Ihrer LimeSurvey-Installation verwendet.

Datei:help.png 'Hinweis: LimeSurvey initialisiert die SMTP-Verbindung von der IP-Adresse Ihrer LimeSurvey-Installation. Pingen Sie einfach die URL der LimeSurvey-Installation an, um herauszufinden, um welche es sich handelt. Falls Ihr SMTP-Server gesperrt ist, müssen Sie diese IP-Adresse als Ausnahme zu Ihrer SMTP-Konfiguration/Firewall hinzufügen.

Verwendung des LimeSurvey Cloud-E-Mail-Servers

Wenn Sie den LimeSurvey Cloud-E-Mail-Server verwenden, haben alle Ihre E-Mails die Absenderadresse „noreply@limesurvey.org“. Diese E-Mails enthalten jedoch einen Antwortkopf mit Ihrer E-Mail-Adresse. Falls also jemand versucht zu antworten, kann er Ihnen direkt schreiben.

Bounces werden automatisch verarbeitet, wenn Sie den LimeSurvey Cloud-Server verwenden. „Es ist nichts erforderlich, etwas einzurichten und Sie sollten die Standardeinstellungen unverändert lassen.“

  Bitte missbrauchen Sie LimeSurvey nicht für Spam, sonst müssen wir Ihr Konto sperren. Stellen Sie sicher, dass Sie die allgemeine Zustimmung der Personen haben, denen Sie Einladungen senden möchten.

Start der Bounce-Verarbeitung in v3.0

Bevor Sie mit der Bounce-Verarbeitung beginnen, vergessen Sie nicht, zunächst die E-Mail-Einladungen an Ihre Umfrageteilnehmer zu versenden.

In Version 3.0+ können Sie, sobald das E-Mail-Bounce-Tracking-System eingerichtet wurde, mit der „Bounce-Verarbeitung“ beginnen, indem Sie auf die Startseite der Umfrage zugreifen -> in der Umfrage auf die Registerkarte „Umfrageteilnehmer“ klicken Menü -> klicken Sie auf „Einladungen und Erinnerungen“ (in der Symbolleiste) -> „Bounce-Verarbeitung starten“.

Datei:Survey Startbounceprocessing.png

Nach Auswahl dieser Option wird während des Vorgangs eine Fortschrittsanzeige angezeigt, gefolgt von einer abschließenden Zusammenfassung des Verarbeitungsstatus.

Die Prüfung der gesendeten E-Mail-Einladungen beginnt. Die Scanergebnisse werden in der Umfrageteilnehmertabelle angezeigt (möglicherweise müssen Sie die Seite manuell aktualisieren, um sie zu aktualisieren). Die E-Mail-Adressen aller Einträge, deren Einladungen zurückgesendet wurden, sind in roter Schrift markiert. Außerdem wird ihr „E-Mail-Status“ von „OK“ in „Zurückgewiesen“ geändert.

Datei:Red Bounced Email Addresses.png

Starten der Bounce-Verarbeitung in Version 2.5

In version 2.50+, once the bounce processing system has been set up, you can start bounce processing. from the survey home page: Invitations & reminders -> Start bounce processing.

After selecting this option, a progress indicator will be displayed during the process, followed by a final processing status summary.

The sent email invitations will start to be examined. The scan results will be shown on the Survey participants table (you may have to manually refresh the page to actualize it). All the entries whose invitations were bounced will have their email addresses marked in red font. Also, their Email status is changed from "OK" to "bounced".

  Some releases of v2.50+ do not correctly display this menu choice and the issue was fixed in build 160714 released on July 14, 2016.

Example

To better understand how the LimeSurvey email bounce tracking system is working, check the below example:

The following example is based on LimeSurvey 2.06+. Most of the steps and screenshots coincide with the steps you have to follow in LimeSurvey 3.0+ in order to make use of the email bounce tracking system.

1. Introduce your respondents to the survey participants table. Make sure that each of them has an assigned token and email address.

2. Select the respondents to whom you wish to send the survey invitation:

Click on the Selected participant(s)... button, and choose the send email invitations option.

3. Wait for some moments in order to make sure that the emails were sent to the survey respondents.

4. Now, you can make use of LimeSurvey email bounce tracking system. Click on Invitations & reminders and fill in the bounce email settings fields with the connection and account details of your personal email account:

You could also leave the fields empty. The bounce processing will still work, only that you will not get any bounce-processing-related email. However, the email status of the entries from the survey participants table will get updated.

As you may observe below, we use the email bounce tracking system with the help of a free Gmail account. To find out about the Gmail-related connection settings, access the following link. Also, do not forget to enable IMAP/POP from the settings of your Gmail account.

  Gmail might treat the connection to your LimeSurvey account as an insecure one. To let LimeSurvey connect to your Gmail account, you will then need to allow less secure apps to use your account.

Fill in the fields. Select the desired server and encryption settings. Once done, click on the Save button located on the upper-right part of the screen.

5. Now, you can click on start bounce processing button:

The email bounce tracking system will start to look for the survey-id, token-id, and delivery notification which are attached to the email header of each bounced email. If these custom headers exist, the system will change the font color of the wrong email addresses from the survey participants table in red. Also, the email status of the respective entries will be switched from OK to bounced.

If further questions arise, join us on our forums or IRC channel.