Enquête deelnemers

In de wiki worden token en toegangscode door elkaar gebruikt.

Inleiding

Vaak wil je een groep mensen uitnodigen om je enquête in te vullen. Je wilt bijhouden wie de enquête heeft ingevuld en er voor zorgen dat iedereen maar een keer de enquête kan invullen. Met tokens kun je het volgende doen:

• Importeren van een lijst met namen en e-mailadressen van deelnemers. Invoer is een CSV bestand of een LDAP query
• Genereren van een unieke toegangscode voor elke gewenste deelnemer
• Een e-mail versturen naar elke gewenste deelnemer met de uitnodiging om deel te nemen (per groep of individueel).
• Een herinnering e-mailen aan elke deelnemer die de enquête nog niet ingevuld heeft.
• Bijhouden wie de enquête ingevuld heeft.
• Voorkomen dat niet uitgenodigde mensen de enquête invullen, en zorgen dat de uitgenodigde deelnemers dat maar een keer doen.
• Wijzigen details in je lijst.
• Sjablonen aanmaken voor de e-mails (uitnodiging / herinnering)

Nadat je van je enquête een besloten enquête hebt gemaakt, (je hebt tokens ingeschakeld voor je enquête), dan kunnen alleen de mensen met een geldige toegangscode (token) die nog niet gebruikt is, de enquête invullen.

Als je Openbare aanmeldingen toestaat in de enquête instellingen, dan kunnen deelnemers zichzelf als deelnemer aanmelden, er wordt dan automatisch een token aangemaakt.

Enkele toegangscode gerelateerde instellingen worden gedaan in het paneel deelnemers.

Hoe maak je een deelnemerstabel aan?

Om gebruik te maken van tokens selecteer je de enquête en klik je op de knop Deelnemers in het menu Instellingen. Je krijgt dan de volledige melding:

Als je een deelnemerstabel initialiseert dan is de enquête alleen in te vullen door mensen die die een toegangscode (handmatig of via URL) toegekend hebben gekregen. De enquête is dan besloten.

Na het initialiseren komt er een melding dan er een deelnemerstabel / toegangscodetabel is aangemaakt.

Tokentabel reactiveren

Als je een deelnemerstabel verwijderd wordt er een back-up aangemaakt. Deze kun je later weer activeren als je die deelnemerstabel in een andere enquête wilt gebruiken:

Beheer toegangscodes

Er wordt een samenvatting getoond als er al een deelnemerstabel / tokentabel is. Het standaardscherm:

• Aantal records: Het aantal deelnemers in de deelnemerstabel van de enquête.
• Aantal zonder unieke toegangscode
• Totaal aantal uitnodigingen verzonden: Het aantal verzonden uitnodigen via de optie Uitnodigingen en herinneringen.
• Totaal aantal afmeldingen: Het aantal deelnemers dat zich heeft afgemeld voor de enquête via de optie opt-out.
• Aantal afgeschermd
• Totaal aantal voltooide enquêtes: Aantal door deelnemers met een toegangscode voltooide responses.

Boven de samenvatting staat een taakbalk:

• Toon deelnemers: Je ziet dan alle huidige deelnemers aan de enquête, je kunt de regels daarna bewerken, verwijderen of er een aantal functies op uitvoeren.
• Aanmaken...: Een optie om deelnemers toe te voegen aan de tabel, dit kan ook met de optie Voeg deelnemer toe en via Importeer deelnemers.
• Attributen beheren: De enquête-beheerder kan aanvullende velden registreren en beheren bij de deelnemers die de beheerder nodig heeft bij die enquête.
• Exporteren: Je kunt de tabel exporteren in een csv-formaat.
• Uitnodigingen en herinneringen: Een handige functie op snel e-mails te versturen naar je deelnemers.
• Toegangscodes aanmaken: de enquête-beheerder kan snel unieke toegangscodes toekennen aan de deelnemers die nog geen toegangscode hebben.
• In CPDB bekijken: een knop waarmee je snel toegang hebt tot de centrale Deelnemersdatabase (CPDB). Je kunt al bekende deelnemers (van andere enquêtes) als deelnemers registreren aan jouw enquête.

Deelnemers tonen

Het overzicht toont alle toegangscodes in een lijstvorm. Er zijn een aantal knoppen met een 'actie' die op toegangscodes kunnen worden uitgevoerd.

• de deelnemers sorteren
• de deelnemers filteren
• acties op één toegangscode
• specifieke acties op meerdere toegangscodes

Enquête deelnemers sorteren

De volgende regel in de tabel heeft verschillende criteria om de tokens te sorteren. Klik op de kolom om op die kolom te sorteren. Klik nog een keer om de volgorde om te draaien.

Enquête deelnemers filteren

Als je de deelnemers wilt filteren, vul dan in de eerste regel onder de kopregel het veld in waarop je wilt filteren.

Je kunt bijvoorbeeld op e-mailstatus OK selecteren om de deelnemers te krijgen die een werkend e-mailadres hebben.

TIP: Je kunt ook operatoren gebruiken bij het filteren (bijv.: >, <, >=, <=, = ).

Specifieke actie op een deelnemer

De tweede kolom is de kolom Actie met de acties die mogelijk zijn op de gegevens van die deelnemer. De mogelijke acties zijn:

• Bekijk details respons: Bij een niet anonieme enquête is er ook een knop om de respons te bekijken.
• Voer de enquête uit met dit token
• Verzend uitnodiging: Verstuur een uitnodiging naar deze deelnemer om de enquête in te vullen.
• Wijzig deelnemer
• Verwijder deelnemer
• Bekijk deze persoon in de deelnemersdatabase.: Optioneel, alleen als de deelnemer daarin voorkomt.

Specifieke acties op meerdere deelnemers

Onder de tabel met deelnemers staat links de knop Geselecteerde deelnemer(s)... waarmee je acties op meerdere deelnemers tegelijk kunt uitvoeren.

• Verzenden uitnodigingen: Uitnodigingen e-mailen naar de geselecteerde deelnemers.
• Verzend herinneringen: Herinneringen e-mailen naar de geselecteerde deelnemers.
• Voeg deelnemers toe aan de deelnemersdatabase: Als je de (geselecteerde) deelnemers ook in een andere enquête wilt gebruiken kun je ze toevoegen aan de deelnemersdatabase. Meer informatie over deelnemers delen.

Als je een van deze functies gebruikt, selecteer dan eerst de deelnemers.

Aanmaken...

Als je meer deelnemers wilt toevoegen dan kun je ze handmatig toevoegen of ze importeren uit een CSV-bestand of een LDAP-query.

Deelnemer toevoegen

Het onderstaande scherm wordt getoond:

• ID: Een nummer dat automatisch wordt toegekend aan elke deelnemer.
• Voltooid?: Standaard uitgeschakeld. Indien ingeschakeld bevat het het tijdstip van afronding van het invullen door de deelnemer.
• Voornaam
• Achternaam
• Toegangscode: Dit is het token. Het kan handmatig zijn toegekend of zijn gegenereerd.
• Taal: De standaardtaal van de enquête voor deze deelnemer.
• E-mail: het e-mailadres.
• E-mail status: Indicatie van het e-mailadres. Standaard OK. Maar de enquête-beheerder kan het aanpassen als er notificaties komen bij het e-mailen, bijvoorbeeld onbekend, of mailbox vol. Bij een andere waarde dan OK wordt er geen uitnodiging of herinnering verzonden naar deze deelnemer. Als je de status niet door een script laat wijzigen dan is dit handwerk,
• Uitnodiging verzonden?: Indien ingeschakeld de datum waarop de uitnodiging is verzonden.
• Herinnering verzonden?: Indien ingeschakeld de datum waarop de herinnering is verzonden.
• Resterend aantal pogingen: Hoe vaak kan de toegangscode nog worden gebruikt. Standaard 1. NB: Als je dit veld pas ophoogt na het afronden moet je ook Voltooid op "Nee" zetten.
• Geldig van: & tot: Je kunt de geldigheid van de toegangscode beperken. Standaard zijn deze velden leeg en is er dus geen beperking op deelnemersniveau.

Let op, het paneel Deelnemer toevoegen heeft twee tabs: de tab Algemeen en de tab Additionele attributen. De laatste tab is voor de aangepaste attributen.

Dummy deelnemers toevoegen

Je kunt een dummy deelnemer gebruiken als je geen e-mail met de toegangscode wilt e-mailen maar de toegangscode op een andere manier verstrekt. Bijvoorbeeld als je studenten een formulier geeft met de toegangscode erop omdat je denkt op die manier meer reacties te krijgen.

Na het klikken op de knop krijg je de volgende pagina te zien:

Bij Aantal deelnemers: kun je het aantal gewenste dummy deelnemers invullen. De uitleg van de andere velden staat hier.

Klik na het invullen op de knop Opslaan rechtsboven.

Bekijk daarna de deelnemerstabel opnieuw om te zien of de dummy deelnemers zijn toegevoegd.

Deelnemers uit een CSV-bestand importeren

Met de functie importeren kun je informatie importeren uit een CSV-bestand en uit een LDAP-query.

• Kies het te uploaden CSV-bestand: Het wordt aanbevolen om een standaard CSV-bestand (kommagescheiden) te gebruiken om fouten te vermijden. In OpenOffice en Excel wordt er optioneel dubbele aanhalingstekens gebruikt om velden.

De eerste regel moet de veldnamen bevatten. Het moet de velden : voornaam, achternaam en e-mailadres bevatten.

Deze velden velden moet minstens een teken bevatten. Alleen dubbele aanhalingstekens werkt dus niet!

De andere velden (e-mailstatus, toegangscode, taal, ...) zijn optioneel.

 Hint: Om een volledige lijst met veldnamen te krijgen, kun je een bestaande toegangscodetabel exporteren.

 Hint: Het datumformaat voor de geldigheid in het invoerbestand is "YYYY-MM-DD HH:MM".

• Karakterset van het bestand: Kies de optie van de karakterset van het CSV-bestand.
• Gebruikt scheidingsteken: Selecteer de komma of de puntkomma of laat het door LimeSurvey bepalen.
• Filter lege e-mailadressen: Indien ingeschakeld worden deelnemers zonder e-mailadres overgeslagen bij het importeren.
• Sta ongeldige e-mailadressen toe: Indien uitgeschakeld worden een ingevuld e-mailadres gecontroleerd op structuur (bijv..: a@a.net);
• Tonen attribuutwaarschuwingen: Indien ingeschakeld wordt er na het importeren waarschuwing(en) getoond bij foute invoer. Dit kan o.a. zijn als er een verplicht veld ontbreekt.

• Filter dubbele records: Als je de optie om dubbele deelnemers te filteren aanzet, dan kun je ook bepalen hoe zo een duplicaat wordt bepaald. Standaard : voornaam, achternaam, e-mailadres. Een duplicaat wordt bij het importeren overgeslagen.

• Iets is dubbel als: Selecteer de velden waarop volgens jou moet worden gefilterd.

Je kunt ook aangepaste attributen toevoegen bij het importeren van het csv-bestand. Je moet ze dan wel gedefinieerd hebben. Dat gaat als volgt:

   e-mail, attribuut_1 <Casenr>; token; attribuut_2 <Title>; attribuut_3 <destination>, achternaam; voornaam; attribuut_4 <Sender>

Klik, als je klaar met het instellen, op de knop Upload.

Probleemoplossing

Een vaak voorkomende fout bij het importeren van toegangscodes is een ongeldig CSV-bestand. Dit kan komen als je in Excel een lijst van e-mailadressen opslaat als XLS-bestand. Excel kan een bestand opslaan als CSV, maar gebruikt dan een puntkomma (dit is een instelling van het besturingssysteem per land) als scheidingsteken. Standaard is dit in CSV een komma. Als je het niet weet, controleer het scheidingsteken dan door het bestand met een standaardeditor te openen.

Als u het invoerbestand eerst nog wil bewerken, dan kunt een zogenaamde free raw text editor gebruiken, bijvoorbeeld: PSPad, NotePad2 of Notepad++ voor Windows, en TextWrangler voor Macintosh.

LimeSurvey zou puntkomma's moeten herkennen als scheidingsteken. Als het importeren mislukt probeer dan of je de komma als scheidingsteken kunt gebruiken. We bevelen aan om dubbele aanhalingstekens te gebruiken rond de waarden in het bestand.

Deelnemers uit een LDAP-query importeren

  Gebruik deze optie alleen als je verstand hebt van LDAP-queries.

Met deze functie kun je informatie importeren uit een LDAP-query (getest op openLdap, maar het zou moeten werken op elke LDAP conforme omgeving inclusief ActiveDirectory). De opties zijn:

• Een query wordt handmatig door de beheerder gedefinieerd in het bestand config-ldap.php.
• Duplicaten worden bepaald op voornaam, achternaam en e-mailadres. Als je het "Filter dubbele records" aangevinkt hebt gelaten wordt elk dubbel record overgeslagen bij het importeren.

Meer informatie over LDAP.

Attributen beheren

Met deze optie kun je additionele velden toevoegen/wijzigen in de deelnemerstabel. Je kunt dus zelf gegevens toevoegen:

Type in the number of new attribute fields you wish to add to your survey participants table. Click on the Add fields button. The following page will load up:

The attribute fields table contain the following fields:

• Attribute field: the value that will be typed in here can be used when you wish to do different operations with the respective custom attribute field such as: applying conditions based on attribute fields or when exporting results for non-anonymous surveys;
• Field description: Used to replace the attribute field name. By giving a custom name to each attribute field, they will look nicer in the administration panel, when you browse tokens, when creating conditions based on attribute fields or when you export results for non-anonymous surveys;
• Mandatory?: If enabled, the respective attribute field will have to be filled in by the survey administrator. Otherwise, the respondent cannot be registered into the survey participants table;
• Show during registration?: If the survey participants have to register before completing a survey, certain details will be requested from them. If disabled, the respective attribute field won't appear in the survey registration page;
• Field caption: Use this fields to add further explanations about the role/usage of the respective attribute field.
• CPDB mapping:; Maps the attribute in order to connect it to its correspondent attribute from the central participants database;
• Example data: It contains string examples from different fields. For example, if you wish to ask for the gender of the survey participant, then you will observe in the Example data field examples such as male, female, no answer etc.

Once you finish filling in the boxes, do not forget to click on the Save button that is located in the bottom-left part of the screen.

Een beschrijving hoe je extra attributen toevoegt en daarop condities kunt gebruiken, staat hier: Conditions based on token attributes.

To add more fields, go to the bottom of the page, and type in the Number of attribute fields to add box the desired number and click on the Add fields button.

If you wish to delete a custom attribute, go to the bottom of the page and select from the drop-down list situated under the Delete this attribute field the attribute you wish to delete. Once selected, click on Delete attribute and confirm the deletion.

Exporteren

If you wish to export a survey participants table, click on the "Export" button located on the token management tools toolbar. Before exporting the survey participants list, select the desired export options:

• Survey status:
  • All tokens: It exports all the survey participants from the survey participants table;
  • Completed: It exports only those survey participants that completed the survey;
  • Not completed: It exports the survey participants that have not yet completed the survey;
  • Not started: It exports the survey participants that have not yet started the survey;
  • Started but not yet completed: It exports the survey participants that have already started the survey, but did not complete it.
• Invitation status: It helps export the users according to the invitation status: all, invited, and not invited;
• Reminder status: It helps export the users according to the reminder status: all, Reminder(s) sent, No reminder(s) sent;
• Filter by language: When you create a survey, you can add additional languages beside the base language. Those additional languages can be used to export tokens according to the language they are assigned to;
• Filter by email address: It exports entries which contain the string in the respective email address. For example, you can use it if some of your survey participants use the work email addresses from "Company A". Type @companya.com and export only the users that have received a work email address from the respective company;
• Delete exported participants: If enabled, the exported users will be deleted from your survey participants table.

Once you have selected the exporting options, click on the Download CSV file button located in the upper right part of the screen.

Als je tokens exporteert dan is de volgorde van de velden: tid,voorname,achternaam,e-mailadres,e-mailstatus,token,taalcode,attribuut_1,attribuut_2,...

Uitnodigingen en herinneringen

This functionality allows you to manage the LimeSurvey invitations system. You can send invitations or reminders to those participants that are displayed in your survey participants table. An email bounce tracking system can be used in order to help you track down and mark the emails that were not delivered to the recipients (survey participants).

Uitnodiging e-mailen

You can send through this option email invitations in bulk to all the respondents from the survey participants table who have not been already sent an invitation.

Je kunt tokens overslaan als de e-mailstatus ongelijk 'OK' is, door de optie 'Overslaan verkeerde e-mailadressen' in te schakelen.

If you wish to overcome the validity settings of all of your entries, enable the Bypass date control before sending email function. In this way, the LimeSurvey email function will not take into account the date/time range when a token would be allowed to be used.

Opnieuw versturen uitnodigingen

Soms wil je aan bepaalde personen de uitnodigingen opnieuw versturen. Als je de functie verstuur uitnodiging gebruikt krijgen alleen deelnemers die nog niet eerder een uitnodiging hebben gekregen, een uitnodiging. Je kunt dus je e-mails verspreid versturen als je nog niet alle deelnemers compleet hebt.

Je kunt dus ook als er een e-mail niet afgeleverd kan worden (bounce), het bijbehorende token opzoeken en het e-mailadres wijzigen en dan de functie opnieuw kiezen. Dan krijgt immers alleen deze deelnemer de e-mail. Schakel wel het veld Uitnodiging verzonden? uit.

Herinnering versturen

Sends bulk email reminders to all the participants from the survey participants table who have not yet responded, but have been sent their first invitation.

Bij het versturen van herinneringen kun je:

• tokens overslaan die een verkeerd e-mailadres hebben
• tokens overslaan waarvoor recent al een e-mail is verstuurd
• tokens overslaan waarvoor al een bepaald aantal e-mails is verstuurd

NB. Een herinnering wordt alleen verstuurd naar deelnemers die de enquête nog niet afgerond hebben ("Voltooid?" is ongelijk "N").

Versturen e-mails in een batch

Als het aantal te versturen e-mails groot is, dan zal LimeSurvey in een eerste batch het aantal van N e-mails versturen. Dit aantal (threshold) is bepaald door de beheerder in de email settings met de "E-mail batch grootte".

Versturen bevestiging

Als de deelnemer een enquête afgerond heeft en er worden tokens gebruikt, dan wordt er een bevestiging verstuurd naar zijn/haar e-mailadres.

Als je niet wil dat dit bericht wordt gestuurd, schakel dit dan uit in de instellingen van de enquête.

Bounce verwerking starten

When sending an email, the LimeSurvey email bounce tracking system automatically adds a survey-id and token-id to the mail header without the notice of the survey administrator. These "custom headers" are added to each invitation email that is sent through your LimeSurvey installation to the survey participants. When the email is bounced back, the original header along with the "Delivery notification" header is received. Then, the system checks for new emails and parses the emails that have these custom headers and mark the wrong email address in the survey participants table.

Bounce instellingen

De beschikbare opties:

For a short description of each field, check the following wiki section. If you wish to use the LimeSurvey installation global settings, go to the Used bounce settings and select the Use global settings option.

For more in-depth explanations, check our wiki on email bounce tracking system.

Lees (deze pagina voor meer informatie) voor het juist instellen van deze functie.

E-mail sjablonen wijzigen

To find out more about what placeholders you can use or how you can edit the LimeSurvey email templates, read our wiki section on email templates.

Tokens genereren

With the help of this function, unique tokens can be created for all the individual entries from the survey participants table that have not yet received a token code:

Tonen in deelnemersdatabase

The last option located on the tokens management toolbar is the View in CPDB option. This allows the survey administrator to see the common users that exist in both central participants database and survey participants list.

For example, we have the following survey participants list:

The users with ID 1 and 2 have been shared from the central participants database. To check this, go to the tokens management toolbar and click on View in CPDB

As you can see, the View in CPDB function basically applies a filter in order to determine which users from the CPDB are present in the respective survey.

Tabel verwijderen

If you would like to delete your survey participants table, click on the Display participants button and look for the Delete participants table button located in the upper-right part of the screen.

A window will pop up, asking for the final confirmation:

Please note that this will not delete the table from your LimeSurvey installation. A backup will be created. In order to access it, you need system administrator rights.

If you do wish to completely remove it, use the check data integrity option that is located in the Configuration dialog.

Aanvullende tips

Feel free to add any hints and tips below. The ones below were posted by the members of our community:

• Allowing public registration
• Captchas in public registration
• Can a survey using tokens ensure anonymous responses?
• A tip for generating a large number of fake e-mail addresses
• Spam problems

Toestaan openbare registratie

Als je je enquête openbaar wilt maken maar wel controle over de deelnemers wilt houden dan kun je tokens gebruiken. Je moet dan bij de instelling van de enquête kiezen voor "Openbare aanmelding toestaan". Mensen die de enquête bezoeken zonder token, kunnen zich dan aanmelden met een e-mailadres dat voor die enquête nog niet gebruikt is. Er wordt dan een token aangemaakt en ze krijgen een uitnodiging waarmee ze de enquête kunnen invullen. Alle tokens die op verzoek van deze bezoekers zijn aangemaakt krijgen een token beginnend met een "R".

If they provide an email address that is not already in the current database, an entry in the survey participants table will be created and they will be emailed an invitation containing their unique token code. All tokens provided to "registering" visitors will begin with the letter "R".

Captcha in openbare aanmelding

Om je enquête te beschermen tegen registratie door robots kun je de captcha functie gebruiken op alle registratie, bewaar en laad schermen. Meer informatie: participant tokens.

Is de enquête anoniem?

Ja, je kunt ook met het gebruik van toegangscodes de enquête anoniem houden. Je bepaalt bij het aanmaken van de enquête of die anoniem is of niet anoniem. Als de enquête niet anoniem is worden de toegangscodes gebruikt om de respons te koppelen aan de deelnemer. Bij een anonieme enquête met toegangscodes, wordt deze link (foreign key relatie) NIET gelegd.

To enable or disable anonymized responses, check the participant tokens wiki section.

TIP: Veel nep e-mailadressen aanmaken

Soms heb je een aantal nep e-mailadressen met tokens nodig. Je kunt in een programma als Calc of Excel functies gebruiken om ze aan te maken. Stel je wilt 1000 e-mailadressen aanmaken op het werkblad : 1@test.com, 2@test.com, 3@test.com... Zet dan de oplopende nummers in de kolom A: 1 in the A1, voeg de functie =A1+1 in A2 toe, en kopieer A2 naar beneden, zo ver als je nodig hebt. In B1 gebruik je de functie om A1 en "@test.com" samen te voegen, =CONCATENATE(A1;"@test.com") of =TEKST.SAMENVOEGEN(A1;"@test.nl"). Kopieer vervolgens B1 naar beneden, net zo ver als je dat bij A hebt gedaan. Je kunt de namen op dezelfde manier maken. Sla vervolgens je werk op als CSV-bestand.

Vanaf versie 1.91 kun je dummy toegangscodes genereren.

Spam problemen

Vaak klagen gebruikers over het niet hebben ontvangen van een uitnodiging of herinnering, doordat het spamfilter van de gebruiker de e-mail ziet als spam (ongewenste e-mail).

Waarom een spam filter een e-mail als spam ziet, is afhankelijk van de instellingen van het filter. Het filter bekijkt van de e-mail het e-mailadres van de afzender, het onderwerp en de inhoud, dus je kunt er als enquête-beheerder wel wat aandoen.

Op limesurvey-consulting.com staan in deze blog een aantal problemen en oplossingen.

LimeSurvey probeert automatisch de URL voor de link in een e-mail te bepalen uit de URL waarmee je als beheerder bent ingelogd. Het kan voorkomen dat dit bij een foutieve instelling van de server niet goed werkt, je moet de URL voor de link dan handmatig instellen.

Wijzig in application/config/config.php de standaard base URL. Voeg de hostInfo property toe aan het bestaande array 'components'.

    'components' => array(
       ...
       'config' => array(
           'publicurl' => 'http://www.example.com',
       ),
   )

For more details on how to edit the configuration file of your LimeSurvey installation, read our wiki on LimeSurvey optional settings.

De oorzaak van het probleem, LimeSurvey probeert het domein te bepalen uit de PHP variabelen $_SERVER['HTTP_HOST'] en $_SERVER['SERVER_NAME'].

Enkele webservers vullen deze informatie niet of op een eigen manier.