Actions

Central Participant Database/nl: Difference between revisions

From LimeSurvey Manual

No edit summary
(Updating to match new version of source page)
Line 6: Line 6:
=Introductie=
=Introductie=


Met deze nieuwe functie kan de beheerder, onafhankelijk van de toegangscodes, centraal de deelnemers bijhouden. De voordelen daarvan:
To access this option: '''Configuration'''->'''Central participants database''':
* Een enquêtebeheerder hoeft niet eerst de deelnemers van een oude enquête te exporteren (naar CSV) om vervolgens deze in de nieuwe enquête te importeren. De centrale database is een ssort back-up.
<center>[[File:Central participants database.png]]</center>
* Beheerders kunnen deelnemers aan een willekeurig aantal enquêtes toewijzen.
* De enquêtebeheerder kan deelnemers van een andere beheerder "overnemen" om deel te laten nemen aan zijn enquêtes.


Daarnaast kunnen er meerdere eigenschappen toegekend worden, en zijn er meerdere functies.
This feature allows the administrator to store the participant information to a central table that is independent of any token table. Its major advantages are:
* The central table acts as a backup. In the case in which a user creates a new survey, he does not have to go through the trouble of exporting its participants to a CSV file and then importing them back into a new survey.
* Users need only to add the participants to the central table. Then, the same participants can be added to as many surveys as the user wants.
* In case multiple users have access to a LimeSurvey installation, its owner(s) can choose to share his participants with other users and also set access rights for the shared users.
 
You may also find in your LimeSurvey installation an advanced [[Central participants database#Attributes|attribute control]] and several other features.


=Deelnemersdatabase=
=Deelnemersdatabase=


<center>[[File:ParticipantPanel.png]]</center>
The following options are available:


==Informatie==
<center>[[File:The participants panel management tools.png]]</center>


Hier kun je de statistieken van de database bekijken:
*[[Central participants database#Display CPDB participants|Display CPDB (Central Participant Database) participants]]
*[Central participants database#Info|Info]
*[[Central participants database#Import|Import]]
*[[Central participants database#Export|Export]]
*[[Central participants database#Settings|Settings]]
*[[Central participants database#Attributes|Attributes]]
*[[Central participants database#Share panel|Share panel]]


(1) Totaal aantal geregistreerde deelnemers
== Display CPDB participants ==


(2) Alle deelnemers van jou (als enquêtebeheerder)
This is the main asset of this panel. The great majority of options can be accessed from here, such as adding, deleting, exporting, adding participants to surveys, and so on.


(3) Deelnemers die met jou gedeeld zijn
Five options are available in the '''Action''' column for every participant listed in the table:
 
(4) Deelnemers die jij gedeeld hebt
 
(5) Uitgesloten deelnemers (zwarte lijst)
 
(6) Totaal aantal attributen in de database
 
==Tonen==
 
Hier kun je deelnemers toevoegen, wijzigen, verwijderen, exporteren, toewijzen aan enquêtes, enzovoort.
 
Hieronder een voorbeeld.


<center>[[File:displayParticipant.png]]</center>
<center>[[File:displayParticipant.png]]</center>


En de verklaring van de symbolen:
*[[Central participants database#Edit this participant|Edit this participant]]
*[[Central participants database#Delete this participant|Delete this participant]]
*[[Central participants database#Share this participant|Share this participant]]
*[[Central participants database#List active surveys|List active surveys]]
*[[Central participants database#Add participant to survey|Add participant to survey]]


# jqGrid header
{{Box|Before getting access to the options mentioned above, you need to have users listed in your database. To create them, click on the '''[[Central participants database#Add participant|Add new participant]]''' button, located in the upper-right part of the window.}}
# Deelnemer toevoegen
# Deelnemer verwijderen
# Verversen lijst
# Uitgebreid zoeken
# Exporteer naar CSV
# Deelnemer delen
# Aan enquête toewijzen
# Navigatie
# Totalen
# Subtabellen


===Deelnemer toevoegen===
===Deelnemer toevoegen===


Met het plusteken kun je eenvoudig deelnemers toevoegen. Door op de deelnemer te klikken kun je de eigenschappen wijzigen. Met de "submit"-toets sla je de wijzigingen op.
Click on the '''Add new participant''' button located in the upper-right part of the window: [[File:Add new participat CPDB.png]].
 
A dialog box with the following basic attributes will then appear:


<center>[[File:addParticipant.png]]</center>
<center>[[File:addParticipant.png]]</center>


===Deelnemer verwijderen===
*'''First name'''
*'''Last name'''
*'''E-mail'''
*'''Blacklist user'''
*'''Owner''': Any user of LimeSurvey defined in the [[Manage_users#User_management|user control management page]] can be an owner.


Hier heb je de keuze om een enkele deelnemer, of alle deelnemers te verwijderen.
{{Box|'''Custom attributes''' can be added. For further details, see the [[Central participants database#Attributes|attributes]] and [[Central participants database#Examples|examples]] section.}}


<center>[[File:deleteParticipant.png]]</center>
===Edit this participant===


De opties:
To edit the basic and/or custom attributes of a participant, click on the first button (from left to right) located in the '''Action''' column ([[File:Edit participant CPDB.png]]). A window with all the available attributes will show up.


(1) Verwijder de deelnemer(s) alleen uit de tabel
===Delete participant===


(2) Verwijder deelnemer(s) uit de tabel en eventuele tokentabellen
You can easily mark a single or more participant to delete:
* If you want to delete one participant, go to the row where the respective participant is located and click on the red trash button: [[File:Delete participant CPDB.png]].
* If you want to delete two or more participants, click on the '''Selected participant(s)...''' button (under the last row, below the '''Action''' column) after you marked the respective participants: [[File:Select participants CPDB.png]]. Then, click on the delete option.


(3) Verwijder deelnemer(s) uit de tabel, tokentabellen en antwoorden
When you delete the participant(s), three options are available to you:


De eerste optie verwijderd een deelnemer. Als hij/zij nog tokens heeft, worden deze niet verwijderd.
<center>[[File:deleteParticipant.png]]</center>
 
De tweede optie verwijderd de deelnemer en eventuele toegewezen tokens, maar de antwoorden van de deelnemer blijven bewaard.
 
De derde is de meest uitgebreide, en verwijdert alle details van de deelnemer, inclusief alle gegeven antwoorden.
 
Bij alle opties wordt ook de eventuele historie van de deelnemer verwijderd.
 
===Ververs lijst===
 
Toont de huidige deelnemers opnieuw.
 
===Exporteren naar CSV===
 
Bij het exporteren naar CSV kun je in de dialoog aangeven welke details je wilt exporteren. Er is ook een mogelijkheid om te filteren op waarden binnen die details. Initieel worden alle details in de export meegenomen.
 
De export kan op twee manieren:
 
(1) Gefilterde export
 
(2) Alle deelnemers exporteren
 
Dit is afhankelijk van de criteria die je instelt.
 
<center>[[File:exporttoCSV.png]]</center>
 
Het exportbestand zal central_'datumtijd'.csv heten.
 
===Uitgebreid zoeken===
 
Hier kun je op allerlei manieren de deelnemers zoeken.
 
Je kunt op twee manieren zoeken:
 
(1) Uniek zoeken
 
(2) Gecombineerd zoeken
 
<center>[[File:advanceSearch.png]]</center>


Je kunt aanvullende criteria opgeven door op het "plus"-teken te klikken. Het verwijderen van een criterium gebeurt met het "min"-teken.
1) '''Delete only from the central panel''': The first option deletes the participant from the central panel only. If the participant is in any token table, he/she will not be removed.


<center>[[File:advancesearchmultiple.png]]</center>
2) '''Delete from the central panel and associated surveys''': The second option deletes the participant from central panel and from the surveys where he has been added to, but his responses are not deleted.


Let op: de zoekfunctie zoekt niet alleen in de huidig getoonde deelnemers, maar over de hele tabel. Het kan dus even duren voor je de resultaten krijgt.
3) '''Delete from central panel, associated surveys and all associated responses''': The third option deletes all traces of that participant from the system, including his responses.


===Navigatie===
Please note that in all the three scenarios, the links created for the purpose of maintaining a participant's history are also deleted.


We hebben paginering gebruikt om de deelnemers snel te kunnen tonen. Je ziet dan alleen de eerste [x] deelnemers (x is een getal dat je zelf kunt kiezen). Je kunt door de pagina's lopen met de navigatie.
===Share this participant===


<center>[[File:navBar.png]]</center>
This is another important feature of the Central Participants Database. You can share your participants with other users. You just have to select the participant(s) you want to share and click either on the green right-arrow icon ([[File:Share participate CPDB.png]]) or on the '''Selected participant(s)...''' button situated in the bottom left part of the participants table. A modal box will open up which will allow you to select the user with whom you want to share the respective participant(s). You can also set whether the user who shares your participant can edit those participants. If you set it to ''No'', they will get an access denied error when trying to edit the entries of the shared participant.
 
Via de selectie kun je kiezen hoeveel deelnemers je wilt zien. Met de pijliconen kun je vervolgens de volgende, vorige, eerste of laatste [x] deelnemers zien. Het aantal pagina's neemt af als je het aantal deelnemers per pagina vergroot. Sorteer- en zoekacties worden daarbij over de gehele tabel uitgevoerd, niet alleen over de getoonde deelnemers.
 
===Deelnemer delen===
 
Met deze functie kun je deelnemers met andere beheerders delen. Selecteer eerst de deelnemers die je wilt delen. In de dialoog bepaal je vervolgens de beheerder waarmee je de deelnemers wilt delen, en of deze ook de details van de deelnemer mag wijzigen. Zet dit uit als je dit niet wilt: de beheerder zal dan een foutmelding krijgen als hij dit probeert.


<center>[[File:shareParticipant.png]]</center>
<center>[[File:shareParticipant.png]]</center>


===Voeg bij enquête toe===
===List active surveys===
 
Deelnemers aan een enquête toewijzen kan op drie manieren:
 
(1) Alle deelnemers uit de huidige zoekopdracht


(2) iedereen
If you click on the next icon (([[File:List active surveys CPDB.png]]), all the active surveys where the respective participant has been added to will be listed.


(3) alleen de deelnemers die ik geselecteerd heb
===Add participant to survey===


Bedenk hierbij dat de tabel niet alle deelnemers toont: alleen de huidige pagina. Selecteren betekent dus niet dat je alle gewenste deelnemers te pakken hebt. Afhankelijk hiervan zijn sommige opties grijs.
Adding a participant to a survey can be done by clicking on the last icon ([[File:Add participant to survey CPDB.png]]) from the '''Action''' column. If you wish to add more than one participant to a survey, mark them and select the '''Share''' option from the '''Selected participant(s)...''' dialog box (located in the bottom-left part of the participants table).


<center>[[File:addtoSurvey.png]]</center>
<center>[[File:addtoSurvey.png]]</center>


De titel van de dialoog geeft aan hoeveel deelnemers aan de enquête worden toegewezen. Ook is er een vinkje te zien, dat bij selectie de tokentabel van de enquête toont waar je deelnemers aan toevoegt.
The title of the dialog box will show you the number of participants that are going to be added to the respective survey. Besides that, there is also a check box, that if checked, will take you to the token table of the survey to which you are adding the participants.


Na het klikken op "volgende" kom je op de attribuutpagina.
After clicking 'Next', you will be taken to the attribute map page.


Deze pagina heeft drie kolommen, waar tussen de attributen gesleept kunnen worden. De eerste kolom toont de attributen van de deelnemerstabel. De tweede geeft de mogelijkheid om nieuwe attributen te maken. De derde toont de tokentabel waar je de deelnemers aan het toevoegen bent. Je kunt dus ofwel nieuwe attributen aanmaken of de huidige attributen uit de deelnemerstabel toewijzen aan een tokenattribuut.
The attribute map page has three columns and uses an advanced drag-and-drop functionality. The first column shows all the attributes that are present in the central table. The second column gives space to the user to create new attributes. The third column shows the attributes in the token table to which the user is adding participants. The user is free to choose to either create a new attribute in the token table, to copy new values to or map the values from the attribute located in the central table to the token table.


<center>[[File:attributemap.png]]</center>
<center>[[File:attributemap.png]]</center>


Nadat je de attributen hebt toegewezen, klik je op "doorgaan" (continue) waarna je een bevestiging krijgt van de verwerking. Als je er voor gekozen hebt naar de tokentabel te gaan (vinkje) wordt je daar naar toe verwezen, anders ga je terug naar de lijst.
After you have mapped all the attributes, you can click on continue. After processing the participants, a summary page will show up, telling you how many participants were successfully copied. If you have asked for redirection, you will be redirected to the token table table or else you will be redirected to the CPDB main page.


<center>[[File:addtosurveysummary.png]]</center>
<center>[[File:addtosurveysummary.png]]</center>


===Totalen===
==Info==
 
It displays some '''Central participants database''' stats:
<center>[[File:ParticipantPanel.png]]</center>


Het totaal van alle, en de huidige deelnemers staat aan de rechterkant van de navigatie.
1) ''Total participants in central table'' : The total number of participants located in the central participants database.


===Tonen/verbergen tabel===
2) ''Participants owned by you'' : It shows the total number of participants that have you as a owner. By default, <u>the new participants</u> entered into the central participants database <u>have as owner the user that firstly added them to it</u>.


Toon, of verberg de tabel.
3) ''Participants shared with you'' : The number of participants that were shared with you by other users.


===Subtabel===
4) ''Participants you have shared'' : The number of participants you shared with other users.


De subtabel kan attributen in het systeem tonen. De (hoofd)tabel toont daarbij alleen de zichtbare attributen, de subtabel toont ze allemaal. Attributen kunnen hier gewijzigd worden, of gesorteerd. Ook kun je hier zien aan welke enquêtes de deelnemer is toegewezen. Alleen de attributen die je wijzigt, worden in de database opgeslagen.
5) ''Blacklisted participants'' : The number of blacklisted participants.


<center>[[File:subgrid.png]]</center>
6) ''Total attributes in the central table'' : The total number of attributes that can be found in the central table.


<center>[[File:editattribute.png]]</center>
==Import==


==Importeren vanuit CSV==
If you wish to add participants via the import function, click on the Import button that is located on the main toolbar of the '''Central participant database''' page: [[File:importCSV.png]]


Gebruik hiervoor een bestand met de extensie csv. Hiervoor geldt in principe hetzelfde als bij het importeren onder tokens. Eerst worden alle kopjes uit de CSV getoond. Deze kun je individueel toewijzen aan een bestaand attribuut, of er voor kiezen een nieuw attribuut aan te maken.
The following options are available:


Stappenplan
[[File:Import CSV CPDB.png]]
 
Please note the text from the box on '''CSV input format''':
{{Box|The file should be a standard CSV (comma delimited) file with optional double quotes around values (default for OpenOffice and Excel). The first line must contain the field names. The fields can be in any order.
'''Mandatory field''': email
'''Optional fields''': firstname, lastname, blacklisted, language}}
 
===Steps to import===


(1) Selecteer een bestand en de bijbehorende instellingen
(1) Selecteer een bestand en de bijbehorende instellingen
<center>[[File:importCSV.png]]</center>


(2) Wijs de attributen in de CSV toe aan de attributen in de tabel, of kies voor een nieuw attribuut. Deze is altijd van het type "tekst", maar kan later gewijzigd worden.
(2) Wijs de attributen in de CSV toe aan de attributen in de tabel, of kies voor een nieuw attribuut. Deze is altijd van het type "tekst", maar kan later gewijzigd worden.
Line 191: Line 150:
<center>[[File:attributeMapCSV.png]]</center>
<center>[[File:attributeMapCSV.png]]</center>


In het bovenstaande voorbeeld is een nieuwe attribuut "age" (leeftijd) aangemaakt, en het bestaande attribuut "sex" (geslacht) toegewezen aan hetzelfde attribuut in de tabel.
In the screenshot from above, a new attribute called age. Attribute sex was mapped with the one from the central table.


(3) Wacht op de verwerking en het tonen van een samenvatting.
(3) Wacht op de verwerking en het tonen van een samenvatting.
Line 197: Line 156:
<center>[[File:CSVsummary.png]]</center>
<center>[[File:CSVsummary.png]]</center>


Na een klik op "OK" zie je nu de tabel met daarin de geïmporteerde deelnemers.
Clicking ok will redirect you to the display participants screen, which will show the newly imported participants.


== Alles exporteren==
==Export==


Doet wat het zegt: een exportbestand maken van alle deelnemers waar de beheerder toegang tot heeft.
The export function is located on the main toolbar of the '''Central participant database''': [[File:Export CPDB.png]]
 
When exporting to CSV, you are presented with a dialog box that asks you to mark the additional attributes you want to export. There is also an option for filtering the attributes. It will display all the attributes located in the central table (visible and non-visible).
 
The export option works under either of the two conditions :
 
(1) Gefilterde export


Let op! Je exporteert alleen de getoonde attributen van de deelnemers. Als je ook de verborgen attributen wilt exporteren, gebruik dan de knop exporteer onderaan het overzicht.
(2) Alle deelnemers exporteren


==Globale deelnemersinstellingen==
Dit is afhankelijk van de criteria die je instelt.


Het wijzigen van het gebruikers-id is voorbehouden aan de hoofdbeheerder. Dit omdat deze waarde ook bepaalt welke deelnemers van de gebruiker "zijn".
<center>[[File:exporttoCSV.png]]</center>


<center>[[File:userideditable.png]]</center>
It will export the file as ''central_'the current time stamp'.csv''.


Een dubbelklik op een rij geeft de mogelijkheid (uiterst rechts in het voorbeeld) om een beheerder toe te wijzen die "eigenaar" wordt van de deelnemer.
==Settings==


<center>[[File:displayparticipantedit.png]]</center>
The '''Settings''' button available on the main toolbar of the '''Central participant database''' page refers to ''blacklist settings'': [[File:Settings CPDB.png]].


==Attribuut beheer==
The following Yes/No options are available:
#'''Blacklist all current surveys for participant once the global field is set''': If set to ''Yes'', the participant cannot be added to any survey.
#'''Blacklist participant for any new added survey once the global field is set''': If new surveys are created, the respective participant cannot be added anymore to them (if ''Yes'' is picked up). However, he can still be added to those surveys created earlier.
#'''Allow blacklisted participants to be added to a survey''': Even if a participant is blacklisted, he can still be added to a survey.
#'''Hide blacklisted participants''': Useful function when you would like to hide participant for a specific amount of time and then make them available for the rest of users with whom those blacklisted participants have been shared with.
#'''Delete globally blacklisted participants from the database''': If ''Yes'', the blacklisted participants will be deleted from the database.
#'''Allow participant to un-blacklist himself/herself''': If ''Yes'', a participant can un-blacklist himself without the help of a LimeSurvey user.


Het attribuutbeheer van de tokens laat alleen een tekst-type toe. Hoewel dit het systeem minder complex maakt, is het lastig voor de gebruiker, zeker als er grotere hoeveelheden gegevens ingetikt moeten worden (bijvoorbeeld telkens "man"). Daarom zijn er drie verschillende typen:
==Attributes==


(1) Selectielijst
To access the '''Attributes management''' panel, click on the the '''Attributes''' button located on the main toolbar of CPDB main page: [[File:Attributes management icon.png]]


(2) Tekstveld
<center>[[File:Add new attribute CPDB.png]]</center>


(3) Datumselectie
The attribute management facilitates the addition of three types of attributes: ''text box, date, and drop-down list''. To add a new attribute, click on the '''Add new attribute''' located in the upper-right part of the window:


Kies het type, en het bijbehorende veld zal getoond worden. Bij de selectie moet je nog waarden invoeren.
<center>[[File:addingattribute.png]]</center>


<center>[[File:attributeControl.png]]</center>
When adding a new attribute, the following options are available:
*'''Defaultname''': It will be used by LimeSurvey to name the attribute in case no other English name is provided.
*'''Attribute type''': You can choose either of the attribute types and the associated user interface will be presented to you while editing.
*'''Should this attribute be visible on the panel?''': It can be ''Yes'' or ''No''. This function determines whether the attribute is visible in the CPDB table or not. This can be later edited from the '''Visible''' column that is located in the main attributes table.
*'''Languages''': If you would like LimeSurvey not to use the defaultname as the name of the attribute, type here the desired name. Please note that the attribute management has multilingual support. Click on the plus sign after you have selected the language. A new field will appear below English/default language.


In het voorbeeld hierboven zijn er al twee typen gedefinieerd. De zichtbaarheid kan eventueel aangepast worden door het vinkje te selecteren. Hiermee wordt het attribuut (on)zichtbaar op het scherm.
Once the changes are done, click on the '''Save''' button.


Om een nieuw attribuut toe te voegen klik je op het plus-logo. Nu verschijnt er een scherm waarin de details van het nieuwe attribuut ingevuld kunnen worden.
In the attributes table, two actions are available (see the ''Action'' column):


<center>[[File:addingattribute.png]]</center>
<center>[[File:Action table attribute management.png]]</center>


Sla het attribuut ofwel op door op de knop opslaan te klikken, of door op enter te drukken.
If you click on the first icon, a dialog box will show up. It includes the basic settings of the selected attribute that can be edited according to your needs.


Klik op de knop verwijder (naast de knop wijzig) om een attribuut te verwijderen. Daarbij worden ook de bijbehorende waarden verwijderd!
To delete an attribute from the table, click on the red trash button, located next to the edit button. Clicking the delete button will not only delete the attribute, but also the associated values from the CPDB.


Voor wijzigopties, zoals het toevoegen van selectiewaarden en taalspecifieke zaken, klik eerst op de knop wijzig. Daarna zie je iets als onderstaand:
==Deel bestand==


<center>[[File:attributeadvanceedit.png]]</center>
Hier kun je zien hoe de deelnemer gedeeld is. Alleen de deelnemers die eigendom zijn van de beheerder worden hier getoond.


Om een nieuwe taal toe te voegen klik je op de "plus". Nu opent zich een nieuwe tab waar je de attribuutnaam in die taal kunt intikken.
<center>[[File:sharepanel.png]]</center>


Hier kun je ook selectiewaardes toevoegen door het type op "selectie" (drop down) te zetten.
This panel shows values like:


<center>[[File:commonsettings2.png]]</center>
1) ''Last name''


De waardes zelf kunnen ingetikt worden door simpelweg het veld aan te klikken. Een waarde kan verwijderd worden door de verwijder knop verwijder te klikken.
2) ''First name''


<center>[[File:editcommonsetting.png]]</center>
3) ''Email address''


Zoals je hierboven kunt zien kunnen alle eigenschappen van een attribuut gewijzigd worden.
4) ''Shared by''


==Deel bestand==
5) ''Owner''


Hier kun je zien hoe de deelnemer gedeeld is. Alleen de deelnemers die eigendom zijn van de beheerder worden hier getoond.
6) ''Date added''


<center>[[File:sharepanel.png]]</center>
7) ''Can edit?''


Het laat de volgende waardes zien:
All this information is for viewing/sorting purposes.
Only the '''Can Edit''' field is editable for the user. The '''Can edit''' field determines whether to allow the respective participant to be editable by the user with whom that participant was shared with or not. Just clicking on the check box will make an AJAX call and save the changes on the server.


(1) Voornaam
==Advanced search==


(2) Achternaam
{{Box|This function is not available in the last LimeSurvey releases (e.g. in 3.0). It will be reintroduced soon.}}


(3) E-mailadres
This is yet another major feature of the Central Panel. It is a powerful feature which not only filters through the participants, but also through additional attributes (visible and non-visible).


(4) Gedeeld met
There are two levels of search that you can do:


(5) Eigenaar
(1) Uniek zoeken


(6) Datum toegevoegd
(2) Gecombineerd zoeken


(7) Mag bewerken?
<center>[[File:advanceSearch.png]]</center>


Alle informatie, behalve het "Mag bewerken?" veld is comfortinformatie. Dit veld bepaalt of diegene met wie je de deelnemer deelt ook de details mag aanpassen. Klik het vinkje om deze optie aan of uit te zetten. (Voor kenners van PHP : dit werkt met AJAX.)
Je kunt aanvullende criteria opgeven door op het "plus"-teken te klikken. Het verwijderen van een criterium gebeurt met het "min"-teken.


==Samenvatting==
<center>[[File:advancesearchmultiple.png]]</center>


De samenvatting wordt getoond als het Deelnemersdatabase is geopend, en het icoon informatie aangeklikt wordt.
Let op: de zoekfunctie zoekt niet alleen in de huidig getoonde deelnemers, maar over de hele tabel. Het kan dus even duren voor je de resultaten krijgt.


=Aanvullende informatie=
=Aanvullende informatie=


Aanvullende (technische) informatie is beschikbaar: [[Central participants database (User panel) Development|Deelnemersdatabase (Gebruikersscherm) Ontwikkeling]]
Additional (technical) information is available in the [[Central participants database (User panel) Development]] wiki.
 
=Examples=

Revision as of 18:30, 29 January 2018

Other languages:
Deze functie is vanaf versie 2.0 beschikbaar.

Introductie

To access this option: Configuration->Central participants database:

This feature allows the administrator to store the participant information to a central table that is independent of any token table. Its major advantages are:

  • The central table acts as a backup. In the case in which a user creates a new survey, he does not have to go through the trouble of exporting its participants to a CSV file and then importing them back into a new survey.
  • Users need only to add the participants to the central table. Then, the same participants can be added to as many surveys as the user wants.
  • In case multiple users have access to a LimeSurvey installation, its owner(s) can choose to share his participants with other users and also set access rights for the shared users.

You may also find in your LimeSurvey installation an advanced attribute control and several other features.

Deelnemersdatabase

The following options are available:

Display CPDB participants

This is the main asset of this panel. The great majority of options can be accessed from here, such as adding, deleting, exporting, adding participants to surveys, and so on.

Five options are available in the Action column for every participant listed in the table:

Before getting access to the options mentioned above, you need to have users listed in your database. To create them, click on the Add new participant button, located in the upper-right part of the window.


Deelnemer toevoegen

Click on the Add new participant button located in the upper-right part of the window: .

A dialog box with the following basic attributes will then appear:

Custom attributes can be added. For further details, see the attributes and examples section.


Edit this participant

To edit the basic and/or custom attributes of a participant, click on the first button (from left to right) located in the Action column (). A window with all the available attributes will show up.

Delete participant

You can easily mark a single or more participant to delete:

  • If you want to delete one participant, go to the row where the respective participant is located and click on the red trash button: .
  • If you want to delete two or more participants, click on the Selected participant(s)... button (under the last row, below the Action column) after you marked the respective participants: . Then, click on the delete option.

When you delete the participant(s), three options are available to you:

1) Delete only from the central panel: The first option deletes the participant from the central panel only. If the participant is in any token table, he/she will not be removed.

2) Delete from the central panel and associated surveys: The second option deletes the participant from central panel and from the surveys where he has been added to, but his responses are not deleted.

3) Delete from central panel, associated surveys and all associated responses: The third option deletes all traces of that participant from the system, including his responses.

Please note that in all the three scenarios, the links created for the purpose of maintaining a participant's history are also deleted.

Share this participant

This is another important feature of the Central Participants Database. You can share your participants with other users. You just have to select the participant(s) you want to share and click either on the green right-arrow icon () or on the Selected participant(s)... button situated in the bottom left part of the participants table. A modal box will open up which will allow you to select the user with whom you want to share the respective participant(s). You can also set whether the user who shares your participant can edit those participants. If you set it to No, they will get an access denied error when trying to edit the entries of the shared participant.

List active surveys

If you click on the next icon ((), all the active surveys where the respective participant has been added to will be listed.

Add participant to survey

Adding a participant to a survey can be done by clicking on the last icon () from the Action column. If you wish to add more than one participant to a survey, mark them and select the Share option from the Selected participant(s)... dialog box (located in the bottom-left part of the participants table).

The title of the dialog box will show you the number of participants that are going to be added to the respective survey. Besides that, there is also a check box, that if checked, will take you to the token table of the survey to which you are adding the participants.

After clicking 'Next', you will be taken to the attribute map page.

The attribute map page has three columns and uses an advanced drag-and-drop functionality. The first column shows all the attributes that are present in the central table. The second column gives space to the user to create new attributes. The third column shows the attributes in the token table to which the user is adding participants. The user is free to choose to either create a new attribute in the token table, to copy new values to or map the values from the attribute located in the central table to the token table.

After you have mapped all the attributes, you can click on continue. After processing the participants, a summary page will show up, telling you how many participants were successfully copied. If you have asked for redirection, you will be redirected to the token table table or else you will be redirected to the CPDB main page.

Info

It displays some Central participants database stats:

1) Total participants in central table : The total number of participants located in the central participants database.

2) Participants owned by you : It shows the total number of participants that have you as a owner. By default, the new participants entered into the central participants database have as owner the user that firstly added them to it.

3) Participants shared with you : The number of participants that were shared with you by other users.

4) Participants you have shared : The number of participants you shared with other users.

5) Blacklisted participants : The number of blacklisted participants.

6) Total attributes in the central table : The total number of attributes that can be found in the central table.

Import

If you wish to add participants via the import function, click on the Import button that is located on the main toolbar of the Central participant database page:

The following options are available:

Please note the text from the box on CSV input format:

The file should be a standard CSV (comma delimited) file with optional double quotes around values (default for OpenOffice and Excel). The first line must contain the field names. The fields can be in any order.

Mandatory field: email

Optional fields: firstname, lastname, blacklisted, language


Steps to import

(1) Selecteer een bestand en de bijbehorende instellingen

(2) Wijs de attributen in de CSV toe aan de attributen in de tabel, of kies voor een nieuw attribuut. Deze is altijd van het type "tekst", maar kan later gewijzigd worden.

In the screenshot from above, a new attribute called age. Attribute sex was mapped with the one from the central table.

(3) Wacht op de verwerking en het tonen van een samenvatting.

Clicking ok will redirect you to the display participants screen, which will show the newly imported participants.

Export

The export function is located on the main toolbar of the Central participant database:

When exporting to CSV, you are presented with a dialog box that asks you to mark the additional attributes you want to export. There is also an option for filtering the attributes. It will display all the attributes located in the central table (visible and non-visible).

The export option works under either of the two conditions :

(1) Gefilterde export

(2) Alle deelnemers exporteren

Dit is afhankelijk van de criteria die je instelt.

It will export the file as central_'the current time stamp'.csv.

Settings

The Settings button available on the main toolbar of the Central participant database page refers to blacklist settings: .

The following Yes/No options are available:

  1. Blacklist all current surveys for participant once the global field is set: If set to Yes, the participant cannot be added to any survey.
  2. Blacklist participant for any new added survey once the global field is set: If new surveys are created, the respective participant cannot be added anymore to them (if Yes is picked up). However, he can still be added to those surveys created earlier.
  3. Allow blacklisted participants to be added to a survey: Even if a participant is blacklisted, he can still be added to a survey.
  4. Hide blacklisted participants: Useful function when you would like to hide participant for a specific amount of time and then make them available for the rest of users with whom those blacklisted participants have been shared with.
  5. Delete globally blacklisted participants from the database: If Yes, the blacklisted participants will be deleted from the database.
  6. Allow participant to un-blacklist himself/herself: If Yes, a participant can un-blacklist himself without the help of a LimeSurvey user.

Attributes

To access the Attributes management panel, click on the the Attributes button located on the main toolbar of CPDB main page:

The attribute management facilitates the addition of three types of attributes: text box, date, and drop-down list. To add a new attribute, click on the Add new attribute located in the upper-right part of the window:

When adding a new attribute, the following options are available:

  • Defaultname: It will be used by LimeSurvey to name the attribute in case no other English name is provided.
  • Attribute type: You can choose either of the attribute types and the associated user interface will be presented to you while editing.
  • Should this attribute be visible on the panel?: It can be Yes or No. This function determines whether the attribute is visible in the CPDB table or not. This can be later edited from the Visible column that is located in the main attributes table.
  • Languages: If you would like LimeSurvey not to use the defaultname as the name of the attribute, type here the desired name. Please note that the attribute management has multilingual support. Click on the plus sign after you have selected the language. A new field will appear below English/default language.

Once the changes are done, click on the Save button.

In the attributes table, two actions are available (see the Action column):

If you click on the first icon, a dialog box will show up. It includes the basic settings of the selected attribute that can be edited according to your needs.

To delete an attribute from the table, click on the red trash button, located next to the edit button. Clicking the delete button will not only delete the attribute, but also the associated values from the CPDB.

Deel bestand

Hier kun je zien hoe de deelnemer gedeeld is. Alleen de deelnemers die eigendom zijn van de beheerder worden hier getoond.

This panel shows values like:

1) Last name

2) First name

3) Email address

4) Shared by

5) Owner

6) Date added

7) Can edit?

All this information is for viewing/sorting purposes. Only the Can Edit field is editable for the user. The Can edit field determines whether to allow the respective participant to be editable by the user with whom that participant was shared with or not. Just clicking on the check box will make an AJAX call and save the changes on the server.

Advanced search

This function is not available in the last LimeSurvey releases (e.g. in 3.0). It will be reintroduced soon.


This is yet another major feature of the Central Panel. It is a powerful feature which not only filters through the participants, but also through additional attributes (visible and non-visible).

There are two levels of search that you can do:

(1) Uniek zoeken

(2) Gecombineerd zoeken

Je kunt aanvullende criteria opgeven door op het "plus"-teken te klikken. Het verwijderen van een criterium gebeurt met het "min"-teken.

Let op: de zoekfunctie zoekt niet alleen in de huidig getoonde deelnemers, maar over de hele tabel. Het kan dus even duren voor je de resultaten krijgt.

Aanvullende informatie

Additional (technical) information is available in the Central participants database (User panel) Development wiki.

Examples

Retrieved from "http://manual.limesurvey.org/index.php?title=Central_Participant_Database/nl&oldid=85335"