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Zentrale Teilnehmerdatenbank

From LimeSurvey Manual

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Einführung

So greifen Sie auf diese Option zu: Konfiguration -> Zentrale Teilnehmerdatenbank:


Central participants database.png


Dieses Feature erlaubt es dem Administrator, die Teilnehmerinformationen in einer zentralen Datenbank zu speichern, die unabhängig der Umfrageteilnehmertabelle ist. Die Hauptvorteile dieses Features sind:

  • Die zentrale Datenbank kann als Backup dienen. Wenn zum Beispiel ein Benutzer eine neue Umfrage erstellt, muss er sich nicht damit herumschlagen, die Teilnehmer als CSV Datei exportieren, und diese wieder in einer anderen Umfrage zu importieren.
  • Der Benutzer muss die Teilnehmer nur einmal zur zentralen Datenbank hinzufügen und dann kann er diesen Daten in so vielen Umfragen verwenden, wie er will.
  • Falls mehrere Benutzer dieselben Daten nutzen wollen, kann der Besitzer Teilnehmer teilen/sharen. Außerdem kann er Zugriffsrechte auf geteilte Teilnehmer setzen.

Es gibt in Ihrer LimeSurvey-Installation auch eine erweiterte Attributsteuerung und weitere andere Funktionen.

Die Teilnehmerpanel Management Werkzeuge

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:


ParticipantPanel.png


Zeige die Teilnehmertabelle

Hier kann man die Mehrheit aller Aktionen der zentralen Datenbank ausführen. Zum Beispiel: Teilnehmer hinzufügen, Teilnehmer löschen, Teilnehmer exportieren, zur Umfrage hinzufügen etc.

Die Erklärung des Bildschirmfotos:


DisplayParticipant.png



Before accessing the options mentioned above, you must have users listed in your database. To create them, click the Add new participant button, located in the upper-right part of the window.


Teilnehmer hinzufügen

Mit Hilfe des Pluszeichens kann man neue Teilnehmer hinzufügen. Um den hinzugefügten Teilnehmer zu bearbeiten,

muss man auf den Teilnehmer doppelklicken und nach dem Bearbeiten Enter drücken. Wenn Veränderungen vorgenommen wurden, werden diese auf dem Server gespeichert.

A dialog box with the following basic attributes will then appear:


AddParticipant.png


Custom attributes can be added. For further details, see the attributes and examples sections.


Edit participant

To edit the basic and/or custom attributes of a participant, click the first button (from left to right) located in the Action column (Edit participant CPDB.png). A window with all the available attributes will be displayed.

AddParticipant.png

Man kann einen Teilnehmer markieren, um ihn zu löschen oder einfach auswählen, dass alle Teilnehmer in der Tabelle gelöscht werden sollen. Es gibt drei verschiedene Bedingungen um Teilnehmer zu löschen.

When you delete the participant(s), three options are available to you:


DeleteParticipant.png


1 Teilnehmer nur aus dem zentralen Panel löschen

2 Lösche die Teilnehmer aus dem zentralen Panel und aus den Tokentabellen

3 Lösche die Teilnehmer aus dem zentralen Panel, aus den Tokentabellen und alle Antworten des Benutzers


In all the three options the links created for the purpose of maintaining history related to a particular participant are also deleted.

Aktualisiere Tabelle

Es ist möglich Teilnehmer mit anderen Benutzern teilen. Dazu muss man nur die Teilnehmer, die man teilen will auswählen und auf "Teilen" klicken. Eine kleine Box öffnet sich, in der man den Benutzer auswählt, mit dem man die Teilnehmer teilen will. Man kann auch auswählen, ob die Benutzer, mit denen man die Teilnehmer teilen will, die geteilten Benutzer bearbeiten dürfen oder nicht. Wenn dies mit einem "Nein" beantwortet wird, werden alle Bearbeitungsversuche mit einem "Access Denied"- (Zugriff Verweigert) Fehler abgewiesen.


ShareParticipant.png

Dies lädt die Tabellen neu vom Server herunter.

If you click the next icon (List active surveys CPDB.png), all the active surveys where the respective participant has been added to will be listed.

Nach CSV exportieren

Auch dies kann mit drei Möglichkeiten erfolgen:


AddtoSurvey.png


Help.png Please note that if you wish to add participants from the central database to a survey, the respective survey needs to contain a survey participants table! For further details, please continue reading the following wiki section.

Wenn keine Zeile markiert wurde, und nicht gesucht wurde, werden keine Optionen angezeigt. Folglich ist es Ihnen nur möglich, alle Teilnehmer der Tabelle hinzuzufügen.

Der Titel der Dialogbox zeigt an, wie viele Teilnehmer exportiert werden.

Im Dialog ist auch eine Checkbox, die, wenn aktiv, zur Tokentabelle der Umfrage führt, zu welcher man die Teilnehmer hinzufügen will.

Nachdem man auf "Weiter" geklickt hat, wird man zur Spaltenanzeige weitergeleitet.

Die Spaltenanzeige hat drei Spalten und nutzt Drag and Drop. Die erste Spalte zeit alle Spalten, die in der zentralen Datenbank vorhanden sind. Die zweite Spalte gibt dem Benutzer Platz, neue Spalten zu erstellen. Die dritte Spalte zeigt die Spalten, die in der Tokentabelle der Umfrage vorhanden sind, zu der man die Benutzer hinzufügen will, um so neue Werte zu kopieren, oder um diese in der zentralen Datenbank anzuzeigen.


Attributemap.png


  • The first table, Unmapped participant attributes, shows all the attributes that are present in the central participant database. They are currently unmapped - not present in the survey participants table. These unmapped attributes can either be moved into the Token attributes to create table which creates new attributes in the survey participants table or they can be merged with the existing token attributes by dragging the unmapped attributes into the Existing token attributes table, besides the existing token attribute you wish to be merged with.
  • The second table, Token attributes to create, helps you copy unmapped participant attributes into the survey participants table, creating new columns. Drag the attribute(s) you wish to add to the survey participants table and drop them into the second table. In this way, new columns/attributes will be added to the survey participants table.
  • The third table, Existing token attributes, displays the current attributes existing in the survey participants table. Drop the unmapped attributes here if you wish to copy the data from the unmapped attributes into the one of the existing token attributes (see screenshot below)
  • The fourth table, the Standard token fields, displays the standard token fields that can be merged with unmapped participant attributes. The only standard token field from a survey participants table that can be edited is the Token one. This is important when you wish, for example, to easily copy token codes across different LimeSurvey installations.


Attributemaps test.png


Help.png You can also overwrite the existing token attribute values from the survey participants table if a participant already exists. Use this option cautiously in order not to lose any important data on survey respondents.


Wenn alle Spalten zugewiesen sind, kann man auf weiter klicken, und nach dem Verarbeiten der Teilnehmer, wird eine Übersichtsnachricht angezeigt, die Ihnen sagt, wie viele Teilnehmer erfolgreich kopiert worden sind und bei wie vielen man nach einer Weiterleitung gefragt wurde. Wenn man nach einer Weiterleitung gefragt wurde, so wird man zur Tokentabelle der Umfrage weitergeleitet. Ansonsten gelangt man zur zentralen Datenbank.


Addtosurveysummary.png

Information

Diese Anzeige zeigt die Statistiken der zentralen Teilnehmer Datenbank. Das gibt einen Überblick auf


ParticipantPanel.png


1 Anzahl Teilnehmer in der zentralen Datenbank

2 Teilnehmer, die Sie hinzugefügt haben

3 Teilnehmer, die mit Ihnen geteilt wurden.

4 Teilnehmer, die Sie geteilt haben

5 Teilnehmer auf der Blacklist

6 Alle Eigenschaften der zentralen Datenbank

Im Drop Down Menü kann man die Anzahl der zu ladenden Einträge auswählen, und mit den Navigationstasten kann man durch die Seiten blättern. Man kann natürlich auch das Textfeld benutzen, um auf eine bestimmte Seite zu springen. Bitte beachten Sie, dass die Anzahl Seiten sich verkleinern wird, wenn Sie die Anzahl pro Seite sichtbarer Einträge erhöhen. Auch ist das Suchen und das Sortieren unabhängig davon, wie viele Einträge in der Tabelle angezeigt werden, aber in der ganzen zentralen Datenbank gesucht, beziehungsweise sortiert werden.

If you wish to add participants via the import function, click the Import button that is located on the main toolbar of the Central participant database page: ImportCSV.png

The following options are available:


Import CSV CPDB.png


Teilnehmer teilen

Schritte zum Import

1 Eine Datei zum Importieren auswählen und die Einstellungen festlegen.

2 Die Spalten im CSV mit denjenigen aus der zentralen Datenbank verknüpfen, oder neue Spalten erstellen. Neue Spalten sind automatisch Eingabefelder. Dies kann später geändert werden.


AttributeMapCSV.png


Im Beispielbildschirmfoto wurde eine neue Spalte "Alter" und "Geschlecht" mit den Spalten in der zentralen Datenbank verknüpft.

3 Warten, bis alles verarbeitet wurde, und die Übersicht angezeigt wird.


CSVsummary.png


Wenn man "ok" klickt, werden die importierten Teilnehmer angezeigt.

Navigationsleiste

The Blacklist settings button is available on the main toolbar of the Central participant database page. Once you click it, the following page will be displayed.


CPDB Blacklist settings panel.png


The following Yes/No options are available:

  • Blacklist all current surveys for participant once the global field is set: If set to Yes, the blacklisted participant(s) cannot be added to any survey.
  • Blacklist participant for any new added survey once the global field is set: If new surveys are created, the respective participant(s) cannot be added to them (if Yes is picked up). However, they can still be added to those surveys created earlier.
  • Allow blacklisted participants to be added to a survey: Even if a participant is blacklisted, they can still be added to a survey.
  • Hide blacklisted participants: Useful function when you would like to hide participant for a specific amount of time and then make them available for the rest of users with whom those blacklisted participants have been shared with.
  • Delete globally blacklisted participants from the database: If Yes, the blacklisted participants will be deleted from the database.
  • Allow participant to un-blacklist himself/herself: If Yes, participants can un-blacklist themselves without the help of a LimeSurvey user.

Spaltenkontrolle

To access the Attributes management panel, click the Attributes button located on the main toolbar of CPDB main page: Attributes management icon.png


AttributeControl.png


Die Spaltenkontrolle im Tokensystem erlaubt es Ihnen nur, Spalten des Typs "Text" hinzuzufügen, was die Komplexität reduziert. Wenn aber eine grosse Anzahl von Spaltenwerten hinzugefügt werden muss, wird es mühsam, immer dieselben Werte zu schreiben. (Zum Beispiel immer wieder "männlich") Um dieses Problem zu überdecken, haben wir drei unterschiedliche Spaltentypen eingeführt:


Addingattribute.png


When adding a new attribute, the following options are available:

  • Defaultname: It will be used by LimeSurvey to name the attribute in case no other English name is provided.
  • Attribute type: You can choose either of the attribute types and the associated user interface will be presented to you while editing.
  • Should this attribute be visible on the panel?: It can be Yes or No. This function determines whether the attribute is visible in the CPDB table or not. This can be later edited from the Visible column that is located in the main attributes table.
  • Languages: If you would like LimeSurvey not to use the defaultname as the name of the attribute, type here the desired name. Please note that the attribute management has multilingual support. Click on the plus sign after you have selected the language. A new field will appear below the English/default language.

Once the changes are done, click Save.

Help.png We recommend tha you write the name of the attribute in the corresponding language box even if you use only one language (the base language). The reason for this is that when you map attributes and you wish to add them to different survey participants table, the defaultname of the attribute is not displayed in the respective panel - only the name you give in the corresponding language box is shown.

In the attributes table, two actions are available (see the Action column):

Action table attribute management.png

If you click the first icon, a dialog box will be displayed. It includes the basic settings of the selected attribute that can be edited according to your needs.

Um die Werte zu löschen, klickt man auf den Löschbutton, der sich neben dem Editierbutton befindet. Der Löschbutton löscht nicht nur die Spalten, sondern auch die mit den Spalten verbundenen Werte.

Das "Teilen"-Panel

Das "Teilen"-Panel zeigt alle Informationen zum geteilten Teilnehmer an. Bitte beachten Sie, dass dieses Panel nur die geteilten Teilnehmer anzeigt, die dem Benutzer gehören.


Sharepanel.png


Dieses Panel zeigt Werte wie:

2 Nachname

1 Vorname

3 E-Mail

4 Geteilt mit

5 Besitzer

6 Das Datum, als der Benutzer hinzugefügt wurde

7 Darf bearbeitet werden

Alle diese Informationen sind nur zum Anzeigen/Sortieren gedacht, und nur das "Darf bearbeitet werden"-Feld ist für den Benutzer editierbar. Das Feld sagt, wie vorher erklärt, aus, ob der geteilte Teilnehmer vom Teiler bearbeitet werden kann oder nicht. Wenn die Checkbox aktiviert wird, löst dies einen AJAX-Aufruf aus, der die Änderungen auf dem Server speichert.

Export participants

Wenn man nach CSV exportieren will, öffnet sich eine Dialogbox, in der man die Spalten, die man exportieren will, markieren muss. Es gibt auch eine Option, um die Spalten zu filtern. Diese zeigt alle Spalten der zentralen Datenbank an. (sichtbar/nicht sichtbar)

When exporting to CSV, you are presented with a dialog box that asks you to mark the attributes you wish to export.

Der CSV-Export kann unter zwei Umständen erfolgen:

  • None of the additional attributes
  • All the additional attributes
  • Certain additional attributes


ExporttoCSV.png


Die Datei wird unter dem Namen central_' das aktuelle Datum und die aktuelle Zeit'.csv gespeichert.

Export filtered participants

To export filtered participants, use first the search filters. Then. click the checkbox located on the left side of the Action column (to select all the filtered participants). Then, click the Selected participant(s)... button located at the bottom-right side of the table and select the export function. In this way, only the filtered participants will be exported.

Erweiterte Suche

If you wish to filter the users from your database, use the search/dropdown boxes located below each column title:


CPDB Filtered search.png


Enter information in the search fields or select from the dropdown lists (when possible) the participants you want to be listed after the filtering process.

Zusätzliche Informationen

Additional (technical) information is available in the Central participants database (User panel) Development wiki.