Hệ thống theo dõi email bị trả lại
From LimeSurvey Manual
Giới thiệu
Hệ thống theo dõi email bị trả lại có khả năng theo dõi và đánh dấu các email chưa được gửi đến người nhận (người tham gia khảo sát). Hệ thống dựa vào "báo cáo lỗi thông báo gửi email". Do đó, nó cần một địa chỉ email nơi các email có thể được gửi đến để theo dõi số lần gửi lại. Cùng với địa chỉ của tài khoản, thông tin xác thực của tài khoản cũng được yêu cầu cũng như chi tiết kết nối.
Yêu cầu
Mô-đun php5-imap phải được cài đặt trên máy chủ của bạn. Bạn có thể kiểm tra xem đây có phải trường hợp này hay không bằng cách xem nút Hiển thị thông tin PHP, được tìm thấy trên trang global settings trong bản cài đặt LimeSurvey của bạn, trong Overview chuyển hướng:
Tiếp theo, tìm phần imap (sử dụng control+F để tìm kiếm nhanh). Nếu phần imap được hiển thị, bạn có thể thực hiện:
Nếu bạn chưa cài đặt php5-imap và bạn có quyền truy cập root vào máy chủ, bạn có thể cài đặt nó theo quy trình dành riêng cho bản phân phối của bạn. Ví dụ: hãy kiểm tra liên kết này nếu bạn sử dụng Debian. Chỉ cần nhớ khởi động lại máy chủ web của bạn sau khi được cài đặt (ví dụ: chạy "apache/usr/sbin/apache2ctl restart" trong terminal).
Cách thức hoạt động
Ý tưởng cơ bản đằng sau sự phát triển của hệ thống là giảm bớt công việc thủ công và giảm các lỗi có thể xảy ra của con người có thể phát sinh từ việc chỉnh sửa thủ công mọi trường.
Ý tưởng cơ bản đằng sau hệ thống này là khi gửi email, hệ thống theo dõi email bị trả lại sẽ tự động thêm id khảo sát và id mã thông báo vào tiêu đề email mà không cần thông báo của quản trị viên.
Các tiêu đề này (còn được gọi là tiêu đề tùy chỉnh) được thêm vào mỗi email mời được gửi qua LimeSurvey tới những người tham gia khảo sát.
Khi email bị trả lại, tiêu đề ban đầu cùng với tiêu đề thông báo gửi sẽ được nhận. Sau đó, hệ thống sẽ kiểm tra các email mới và phân tích các email có các tiêu đề tùy chỉnh này. Nó thay đổi màu phông chữ của các địa chỉ email sai từ bảng người tham gia khảo sát thành màu đỏ.
Thiết lập hệ thống
Hệ thống có khả năng hoạt động trên toàn cầu (đối với tất cả các cuộc khảo sát) hoặc cục bộ (chỉ đối với một cuộc khảo sát cụ thể), do đó các cài đặt có thể được lưu tương ứng. Cài đặt thoát chung có thể được lưu trong Cài đặt chung -> Cài đặt thoát. Các tùy chọn sau sẽ được hiển thị:
- Email trả lại trang web mặc định: Đây là địa chỉ email nơi các email bị trả lại sẽ được gửi đến. Để xử lý email bị trả lại nhanh hơn, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng địa chỉ email chỉ được sử dụng cho hệ thống theo dõi email bị trả lại của LimeSurvey.
- Loại máy chủ: Nếu được đặt thành "Tắt", sẽ không có chức năng xử lý thư bị trả lại nào khả dụng. Chọn "POP" hoặc "IMAP" để sử dụng hệ thống theo dõi email bị trả lại của LimeSurvey.
- Tên máy chủ & cổng: Tên máy chủ và (nếu cần) cổng được phân tách bằng dấu hai chấm. Số cổng thường không cần thiết trừ khi máy chủ email sử dụng cổng không chuẩn.
- Tên người dùng: Tên người dùng cho tài khoản POP/IMAP.
- Mật khẩu: Mật khẩu cho tài khoản POP/IMAP.
- Loại mã hóa : Nếu sử dụng mã hóa, vui lòng đặt mã hóa phù hợp tại đây (SSL hoặc TLS).
Nếu bạn chỉ muốn áp dụng cài đặt thoát cho một khảo sát duy nhất, hãy truy cập khảo sát mong muốn -> đi tới menu khảo sát và nhấp vào tab Người tham gia khảo sát -> kiểm tra thanh công cụ chính của trang và nhấp vào Tùy chọn Lời mời & lời nhắc -> nhấp vào Cài đặt thoát. Trang sau sẽ được tải:
Tùy chọn bổ sung được thể hiện bằng Cài đặt thoát đã sử dụng. Tại đây, bạn có thể chọn xem bạn có sử dụng:
- no cài đặt thoát;
- cài đặt thoát cục bộ hay không. Nếu được chọn, bạn sẽ phải điền vào phần còn lại của trường cài đặt thoát cục bộ;
- cài đặt thoát chung. Trong trường hợp này, cài đặt thoát của quá trình cài đặt LimeSurvey của bạn sẽ được sử dụng.
Lưu ý: LimeSurvey sẽ khởi tạo kết nối SMTP từ địa chỉ IP của bản cài đặt LimeSurvey của bạn. Chỉ cần ping URL của bản cài đặt LimeSurvey để tìm ra đó là cái nào. Trong trường hợp máy chủ SMTP của bạn bị khóa, bạn sẽ cần thêm địa chỉ IP này làm ngoại lệ cho cấu hình/tường lửa SMTP của mình.
Sử dụng máy chủ email LimeSurvey Cloud
Nếu bạn đang sử dụng máy chủ email LimeSurvey Cloud, tất cả email của bạn sẽ có địa chỉ người gửi "noreply@limesurvey.org". Tuy nhiên, những email này sẽ có tiêu đề Trả lời kèm theo địa chỉ email của bạn. Vì vậy, trong trường hợp ai đó cố gắng trả lời, họ có thể viết thư trực tiếp cho bạn.
Số lần thoát được xử lý tự động nếu bạn đang sử dụng máy chủ LimeSurvey Cloud. Bạn không cần phải thiết lập bất cứ điều gì và cũng không cần bắt đầu xử lý thư bị trả lại, chỉ cần giữ nguyên cài đặt mặc định. Tất cả đều diễn ra một cách kỳ diệu trong nền. Xin lưu ý rằng có thể mất 10-15 phút cho đến khi email bị trả lại được xử lý và mục liên quan được đánh dấu.
Vui lòng không lạm dụng LimeSurvey Cloud để spam nếu không chúng tôi sẽ phải khóa tài khoản của bạn. Đảm bảo rằng bạn nhận được sự đồng ý của những người mà bạn muốn gửi lời mời.
Bắt đầu xử lý thư bị trả lại
Trước khi bắt đầu xử lý thư bị trả lại, trước tiên đừng quên gửi lời mời qua email đến những người tham gia khảo sát của bạn.
In version 3.0+, once the email bounce tracking system has been set up, you can start bounce processing by accessing the survey home page -> click on the Survey participants tab from the survey menu -> click on Invitations & reminders (located on the toolbar) -> Start bounce processing.
After selecting this option, a progress indicator will be displayed during the process, followed by a final processing status summary.
The sent email invitations will start to be examined. The scan results will be shown on the Survey participants table (you may have to manually refresh the page to actualize it). All the entries whose invitations were bounced will have their email addresses marked in red font. Also, their Email status is changed from "OK" to "bounced".
Starting Bounce Processing in v2.5
In version 2.50+, once the bounce processing system has been set up, you can start bounce processing. from the survey home page: Invitations & reminders -> Start bounce processing.
After selecting this option, a progress indicator will be displayed during the process, followed by a final processing status summary.
The sent email invitations will start to be examined. The scan results will be shown on the Survey participants table (you may have to manually refresh the page to actualize it). All the entries whose invitations were bounced will have their email addresses marked in red font. Also, their Email status is changed from "OK" to "bounced".
Attention : Some releases of v2.50+ do not correctly display this menu choice and the issue was fixed in build 160714 released on July 14, 2016.
Example
To better understand how the LimeSurvey email bounce tracking system is working, check the below example:
1. Introduce your respondents to the survey participants table. Make sure that each of them has an assigned token and email address.
2. Select the respondents to whom you wish to send the survey invitation:
Click on the Selected participant(s)... button, and choose the send email invitations option.
3. Wait for some moments in order to make sure that the emails were sent to the survey respondents.
4. Now, you can make use of LimeSurvey email bounce tracking system. Click on Invitations & reminders and fill in the bounce email settings fields with the connection and account details of your personal email account:
You could also leave the fields empty. The bounce processing will still work, only that you will not get any bounce-processing-related email. However, the email status of the entries from the survey participants table will get updated.
As you may observe below, we use the email bounce tracking system with the help of a free Gmail account. To find out about the Gmail-related connection settings, access the following link. Also, do not forget to enable IMAP/POP from the settings of your Gmail account.
Gmail might treat the connection to your LimeSurvey account as an insecure one. To let LimeSurvey connect to your Gmail account, you will then need to allow less secure apps to use your account.
Fill in the fields. Select the desired server and encryption settings. Once done, click on the Save button located on the upper-right part of the screen.
5. Now, you can click on start bounce processing button:
The email bounce tracking system will start to look for the survey-id, token-id, and delivery notification which are attached to the email header of each bounced email. If these custom headers exist, the system will change the font color of the wrong email addresses from the survey participants table in red. Also, the email status of the respective entries will be switched from OK to bounced.
