System śledzenia odrzuceń wiadomości e-mail

Wprowadzenie

System śledzenia odrzuceń wiadomości e-mail umożliwia wyśledzenie i oznaczenie wiadomości, które nie dotarły do odbiorców (uczestników ankiety). System opiera się na „raporcie o niepowodzeniu powiadomienia o dostarczeniu wiadomości e-mail”. Dlatego potrzebuje adresu e-mail, na który można wysyłać wiadomości e-mail, aby śledzić zwroty. Oprócz adresu konta wymagane są również dane uwierzytelniające konta oraz szczegóły połączenia.

Większość dostawców poczty e-mail i hostingu oferuje protokół SMTP do wysyłania e-maili. Jedyne, czego możesz się dowiedzieć, to szczegóły SMTP, które umożliwiają użycie tego adresu e-mail jako adresu zwrotnego.

Wymagania

Moduł php5-imap musi być zainstalowany na Twoim serwerze. Możesz sprawdzić, czy tak jest, patrząc na przycisk „Pokaż informacje PHP” znajdujący się na stronie ustawienia globalne Twojej instalacji LimeSurvey, w sekcji Overview zakładka:

Następnie poszukaj sekcji imap (użyj Ctrl+F, aby szybko wyszukać). Jeśli wyświetli się sekcja imap, możesz zaczynać:

Jeśli nie masz zainstalowanego php5-imap i masz dostęp do serwera jako root, możesz go zainstalować, postępując zgodnie z procedurą specyficzną dla twojej dystrybucji. Na przykład sprawdź ten link, jeśli używasz Debiana. Pamiętaj tylko, aby zrestartować serwer WWW po jego zainstalowaniu (np. uruchom „apache/usr/sbin/apache2ctl restart” w terminalu).

Jak to działa

Podstawową ideą przyświecającą rozwojowi systemu było ograniczenie pracy ręcznej i ograniczenie ewentualnych błędów ludzkich, które mogłyby wyniknąć przy ręcznej edycji każdego pola.

Podstawową ideą tego systemu jest to, że podczas wysyłania wiadomości e-mail system śledzenia odrzuceń wiadomości e-mail automatycznie dodaje identyfikator ankiety i identyfikator tokena do nagłówka wiadomości e-mail bez powiadamiania administratora.

Te nagłówki (znane również jako nagłówki niestandardowe) są dodawane do każdej wiadomości e-mail z zaproszeniem wysyłanej za pośrednictwem LimeSurvey do uczestników ankiety.

Po odesłaniu wiadomości e-mail otrzymany zostanie oryginalny nagłówek wraz z nagłówkiem powiadomienia o dostarczeniu. Następnie system sprawdza dostępność nowych e-maili i analizuje te, które mają niestandardowe nagłówki. Zmienia kolor czcionki błędnych adresów e-mail z tabeli uczestników ankiety na czerwony.

Konfiguracja systemu

System może pracować globalnie (dla wszystkich ankiet) lub lokalnie (tylko dla konkretnej ankiety), dzięki czemu możliwe jest odpowiednie zapisanie ustawień. Globalne ustawienia odbijania można zapisać w „Ustawieniach globalnych” -> „Ustawienia odbijania”. Wyświetlą się następujące opcje:

• Domyślny adres e-mail dotyczący odesłania witryny: To jest adres e-mail, na który będą wysyłane odesłane wiadomości e-mail. Aby przyspieszyć przetwarzanie odesłanych wiadomości e-mail, zalecamy użycie adresu e-mail używanego wyłącznie w systemie śledzenia odesłań wiadomości e-mail LimeSurvey.

• Typ serwera: Jeśli ustawione na „Wyłączone”, nie będą dostępne żadne funkcje przetwarzania zwrotów. Wybierz opcję „POP” lub „IMAP”, aby skorzystać z systemu śledzenia odrzuceń wiadomości e-mail LimeSurvey.

• Nazwa i port serwera: Nazwa serwera i (w razie potrzeby) port oddzielone dwukropkiem. Numer portu nie jest zwykle potrzebny, chyba że host poczty e-mail używa niestandardowego portu.

Jeśli Twoja nazwa hosta to „smtp.server.net”, a port to 143, wpisz „smtp.server.net:143” jako nazwę hosta. Ze względów bezpieczeństwa obecnie zezwalamy tylko na następujące numery portów: 110, 143, 587, 993 i 995.

• Nazwa użytkownika: Nazwa użytkownika konta POP/IMAP.
• Hasło: Hasło do konta POP/IMAP.
• Typ szyfrowania : Jeżeli używane jest szyfrowanie, proszę ustawić tutaj właściwe (SSL lub TLS).

---

Jeśli chcesz zastosować ustawienia odrzuceń tylko do pojedynczej ankiety, wejdź do żądanej ankiety -> przejdź do menu ankiety i kliknij zakładkę Uczestnicy ankiety -> sprawdź główny pasek narzędzi strony i kliknij Zaproszenia i przypomnienia opcja -> kliknij „Ustawienia odbijania”. Załaduje się następująca strona:

Dodatkowa opcja jest reprezentowana przez „Użyte ustawienia odbijania”. Tutaj możesz wybrać, czy chcesz używać:

• bez ustawień odbijania;
• lokalnych ustawień odbijania. W przypadku odbioru będziesz musiał wypełnić pozostałe pola lokalnych ustawień odbijania;
• globalne ustawienia odbijania. W takim przypadku zostaną użyte ustawienia odbijania Twojej instalacji LimeSurvey.

Uwaga: LimeSurvey zainicjuje połączenie SMTP z adresu IP Twojej instalacji LimeSurvey. Wystarczy pingować adres URL instalacji LimeSurvey, aby dowiedzieć się, która to instalacja. Jeśli masz zablokowany serwer SMTP, będziesz musiał dodać ten adres IP jako wyjątek do konfiguracji/zapory SMTP.

Korzystanie z serwera poczty e-mail LimeSurvey Cloud

Jeśli korzystasz z serwera poczty e-mail LimeSurvey Cloud, wszystkie Twoje wiadomości e-mail będą miały adres nadawcy „noreply@limesurvey.org”. Jednakże te e-maile będą miały nagłówek „Odpowiedz na” zawierający Twój adres e-mail. Jeśli więc ktoś spróbuje odpowiedzieć, może napisać bezpośrednio do Ciebie.

Odbicia są przetwarzane automatycznie, jeśli korzystasz z serwera LimeSurvey Cloud. Nie musisz niczego konfigurować ani w ogóle rozpoczynać przetwarzania zwrotów, po prostu pozostaw ustawienia domyślne niezmienione. Wszystko dzieje się w tle w magiczny sposób. Pamiętaj, że przetworzenie odesłanej wiadomości e-mail i oznaczenie powiązanego wpisu może zająć 10-15 minut.

  Proszę nie wykorzystywać LimeSurvey Cloud do spamowania, w przeciwnym razie będziemy musieli zablokować Twoje konto. Upewnij się, że masz zgodę osób, do których chcesz wysłać zaproszenia.

Rozpoczynanie przetwarzania zwrotów

Przed rozpoczęciem przetwarzania zwrotów nie zapomnij najpierw wysłać e-maili z zaproszeniami do uczestników ankiety.

W wersji 3.0+, po skonfigurowaniu systemu śledzenia odrzuceń wiadomości e-mail, możesz rozpocząć „przetwarzanie odrzuceń” wchodząc na stronę główną ankiety -> kliknij zakładkę „Uczestnicy ankiety” w ankiecie menu -> kliknij „Zaproszenia i przypomnienia” (znajdujące się na pasku narzędzi) -> „Rozpocznij przetwarzanie zwrotów”.

Po wybraniu tej opcji w trakcie procesu wyświetlony zostanie wskaźnik postępu, a następnie podsumowanie statusu przetwarzania końcowego.

Wysłane zaproszenia e-mailowe zaczną być sprawdzane. Wyniki skanowania zostaną pokazane w Tabela uczestników ankiety (być może konieczne będzie ręczne odświeżenie strony w celu ich aktualizacji). Adresy e-mail wszystkich wpisów, których zaproszenia zostały odrzucone, zostaną oznaczone czerwoną czcionką. Ponadto ich „status wiadomości e-mail” został zmieniony z „OK” na „odesłany”.

Rozpoczęcie przetwarzania zwrotów w wersji 2.5

W wersji 2.50+, po skonfigurowaniu systemu przetwarzania odrzuceń, możesz rozpocząć przetwarzanie odrzuceń. ze strony głównej ankiety: Zaproszenia i przypomnienia -> Rozpocznij przetwarzanie zwrotów.

Po wybraniu tej opcji w trakcie procesu wyświetlony zostanie wskaźnik postępu, a następnie podsumowanie statusu przetwarzania końcowego.

The sent email invitations will start to be examined. The scan results will be shown on the Survey participants table (you may have to manually refresh the page to actualize it). All the entries whose invitations were bounced will have their email addresses marked in red font. Also, their Email status is changed from "OK" to "bounced".

  Some releases of v2.50+ do not correctly display this menu choice and the issue was fixed in build 160714 released on July 14, 2016.

Example

To better understand how the LimeSurvey email bounce tracking system is working, check the below example:

The following example is based on LimeSurvey 2.06+. Most of the steps and screenshots coincide with the steps you have to follow in LimeSurvey 3.0+ in order to make use of the email bounce tracking system.

1. Introduce your respondents to the survey participants table. Make sure that each of them has an assigned token and email address.

2. Select the respondents to whom you wish to send the survey invitation:

Click on the Selected participant(s)... button, and choose the send email invitations option.

3. Wait for some moments in order to make sure that the emails were sent to the survey respondents.

4. Now, you can make use of LimeSurvey email bounce tracking system. Click on Invitations & reminders and fill in the bounce email settings fields with the connection and account details of your personal email account:

You could also leave the fields empty. The bounce processing will still work, only that you will not get any bounce-processing-related email. However, the email status of the entries from the survey participants table will get updated.

As you may observe below, we use the email bounce tracking system with the help of a free Gmail account. To find out about the Gmail-related connection settings, access the following link. Also, do not forget to enable IMAP/POP from the settings of your Gmail account.

  Gmail might treat the connection to your LimeSurvey account as an insecure one. To let LimeSurvey connect to your Gmail account, you will then need to allow less secure apps to use your account.

Fill in the fields. Select the desired server and encryption settings. Once done, click on the Save button located on the upper-right part of the screen.

5. Now, you can click on start bounce processing button:

The email bounce tracking system will start to look for the survey-id, token-id, and delivery notification which are attached to the email header of each bounced email. If these custom headers exist, the system will change the font color of the wrong email addresses from the survey participants table in red. Also, the email status of the respective entries will be switched from OK to bounced.

If further questions arise, join us on our forums or IRC channel.