Email bounce tracking system/it

Introduzione

Il sistema di monitoraggio del mancato recapito delle e-mail è in grado di rintracciare e contrassegnare le e-mail che non sono state consegnate ai destinatari (partecipanti al sondaggio). Il sistema si basa sul "rapporto di errore di notifica di consegna e-mail". Pertanto, ha bisogno di un indirizzo e-mail a cui inviare le e-mail per tenere traccia dei rimbalzi. Oltre all'indirizzo dell'account, sono richieste anche le credenziali dell'account e i dettagli di connessione.

La maggior parte dei provider di posta elettronica e hosting offre SMTP per inviare e-mail. L'unica cosa che devi scoprire sono i dettagli SMTP che ti consentono di utilizzare quell'indirizzo email come indirizzo email di rimbalzo.

Requisiti

Il modulo php5-imap deve essere installato sul tuo server. Puoi controllare se questo è il caso guardando il pulsante Mostra informazioni PHP, che si trova nella pagina impostazioni globali della tua installazione di LimeSurvey, sotto Panoramica scheda:

Successivamente, cerca una sezione imap (usa control+F per una ricerca rapida). Se viene mostrata una sezione imap, sei a posto:

Se non hai php5-imap installato e hai accesso root al server, puoi installarlo seguendo la procedura specifica per la tua distribuzione. Ad esempio, controlla questo link se usi Debian. Ricorda solo di riavviare il tuo server web una volta installato (ad esempio, esegui "apache/usr/sbin/apache2ctl restart" nel terminale).

Come funziona

L'idea di base alla base dello sviluppo del sistema era quella di ridurre il lavoro manuale e ridurre i possibili errori umani che potrebbero derivare dalla modifica manuale di ogni campo.

L'idea di base alla base di questo sistema è che quando si invia l'e-mail, il sistema di tracciamento del mancato recapito dell'e-mail aggiunge automaticamente un ID sondaggio e un ID token all'intestazione dell'e-mail senza preavviso da parte dell'amministratore.

Queste intestazioni (note anche come intestazioni personalizzate) vengono aggiunte a ogni email di invito inviata tramite LimeSurvey ai partecipanti al sondaggio.

Quando l'e-mail viene respinta, viene ricevuta l'intestazione originale insieme all'"intestazione della notifica di consegna". Il sistema quindi verifica la presenza di nuove e-mail e analizza le e-mail che hanno queste intestazioni personalizzate. Cambia il colore del carattere degli indirizzi e-mail errati dalla tabella dei partecipanti al sondaggio in rosso.

Impostazione del sistema

Il sistema è in grado di funzionare globalmente (per tutti i sondaggi) o localmente (solo per un sondaggio specifico), quindi le impostazioni possono essere salvate di conseguenza. Le impostazioni globali di rimbalzo possono essere salvate in Impostazioni globali -> Impostazioni di rimbalzo. Verranno visualizzate le seguenti opzioni:

• E-mail di rimbalzo del sito predefinita: Questo è l'indirizzo e-mail a cui verranno inviate le e-mail respinte. Per un'elaborazione più rapida delle e-mail respinte, consigliamo l'utilizzo di un indirizzo e-mail utilizzato solo per il sistema di tracciamento delle e-mail respinte di LimeSurvey.

• Tipo di server: Se impostato su "Off", non saranno disponibili funzioni di elaborazione bounce. Scegli "POP" o "IMAP" per utilizzare il sistema di monitoraggio del mancato recapito delle email di LimeSurvey.

• Nome server e porta: Nome del server e (se necessario) la porta separati da due punti. Il numero di porta in genere non è necessario a meno che l'host di posta elettronica non utilizzi una porta non standard.

Se il tuo nome host è 'smtp.server.net' e la porta è 143, scrivi 'smtp.server.net:143' come nome host. Per motivi di sicurezza al momento consentiamo solo i seguenti numeri di porta: 110, 143, 587, 993 e 995.

• Nome utente: Il nome utente per l'account POP/IMAP.
• Password: La password per l'account POP/IMAP.
• Tipo di crittografia : Se viene utilizzata la crittografia, impostare qui quella corretta (SSL o TLS).

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Se desideri applicare le impostazioni di rimbalzo solo a un singolo sondaggio, accedi al sondaggio desiderato -> vai al menu del sondaggio e fai clic sulla scheda Partecipanti al sondaggio -> seleziona la barra degli strumenti principale della pagina e fai clic su Inviti e promemoria opzione -> fai clic su Impostazioni rimbalzo. Verrà caricata la seguente pagina:

L'opzione aggiuntiva è rappresentata dalle Impostazioni rimbalzo usate. Qui puoi scegliere se utilizzare:

• nessuna impostazione di rimbalzo;
• le impostazioni di rimbalzo locale. Se prelevato, dovrai compilare il resto dei campi delle impostazioni di rimbalzo locale;
• le impostazioni globali di rimbalzo. In questo caso, verranno utilizzate le impostazioni di rimbalzo della tua installazione di LimeSurvey.

Nota: LimeSurvey inizializzerà la connessione SMTP dall'indirizzo IP della tua installazione di LimeSurvey. Basta eseguire il ping dell'URL dell'installazione di LimeSurvey per scoprire qual è. Nel caso in cui il tuo server SMTP sia bloccato, dovrai aggiungere questo indirizzo IP come eccezione alla configurazione/firewall SMTP.

Uso del server di posta elettronica LimeSurvey Cloud

Se utilizzi il server email di LimeSurvey Cloud, tutte le tue email avranno l'indirizzo del mittente "noreply@limesurvey.org". Tuttavia, queste e-mail avranno un'intestazione Rispondi a con il tuo indirizzo e-mail. Quindi, nel caso qualcuno provi a rispondere, può scriverti direttamente.

I rimbalzi vengono elaborati automaticamente se utilizzi il server LimeSurvey Cloud. Non è necessario configurare nulla e dovresti lasciare inalterate le impostazioni predefinite.

  Non abusare di LimeSurvey per lo spam o dovremo bloccare il tuo account. Assicurati di avere il consenso generale delle persone a cui vuoi inviare gli inviti.

Avvio dell'elaborazione del rimbalzo nella v3.0

Before starting the bounce processing, do not forget to first send the email invitations to your survey participants.

In version 3.0+, once the email bounce tracking system has been set up, you can start bounce processing by accessing the survey home page -> click on the Survey participants tab from the survey menu -> click on Invitations & reminders (located on the toolbar) -> Start bounce processing.

After selecting this option, a progress indicator will be displayed during the process, followed by a final processing status summary.

The sent email invitations will start to be examined. The scan results will be shown on the Survey participants table (you may have to manually refresh the page to actualize it). All the entries whose invitations were bounced will have their email addresses marked in red font. Also, their Email status is changed from "OK" to "bounced".

Starting Bounce Processing in v2.5

In version 2.50+, once the bounce processing system has been set up, you can start bounce processing. from the survey home page: Invitations & reminders -> Start bounce processing.

After selecting this option, a progress indicator will be displayed during the process, followed by a final processing status summary.

The sent email invitations will start to be examined. The scan results will be shown on the Survey participants table (you may have to manually refresh the page to actualize it). All the entries whose invitations were bounced will have their email addresses marked in red font. Also, their Email status is changed from "OK" to "bounced".

  Some releases of v2.50+ do not correctly display this menu choice and the issue was fixed in build 160714 released on July 14, 2016.

Example

To better understand how the LimeSurvey email bounce tracking system is working, check the below example:

The following example is based on LimeSurvey 2.06+. Most of the steps and screenshots coincide with the steps you have to follow in LimeSurvey 3.0+ in order to make use of the email bounce tracking system.

1. Introduce your respondents to the survey participants table. Make sure that each of them has an assigned token and email address.

2. Select the respondents to whom you wish to send the survey invitation:

Click on the Selected participant(s)... button, and choose the send email invitations option.

3. Wait for some moments in order to make sure that the emails were sent to the survey respondents.

4. Now, you can make use of LimeSurvey email bounce tracking system. Click on Invitations & reminders and fill in the bounce email settings fields with the connection and account details of your personal email account:

You could also leave the fields empty. The bounce processing will still work, only that you will not get any bounce-processing-related email. However, the email status of the entries from the survey participants table will get updated.

As you may observe below, we use the email bounce tracking system with the help of a free Gmail account. To find out about the Gmail-related connection settings, access the following link. Also, do not forget to enable IMAP/POP from the settings of your Gmail account.

  Gmail might treat the connection to your LimeSurvey account as an insecure one. To let LimeSurvey connect to your Gmail account, you will then need to allow less secure apps to use your account.

Fill in the fields. Select the desired server and encryption settings. Once done, click on the Save button located on the upper-right part of the screen.

5. Now, you can click on start bounce processing button:

The email bounce tracking system will start to look for the survey-id, token-id, and delivery notification which are attached to the email header of each bounced email. If these custom headers exist, the system will change the font color of the wrong email addresses from the survey participants table in red. Also, the email status of the respective entries will be switched from OK to bounced.

If further questions arise, join us on our forums or IRC channel.