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Difference between revisions of "Manage users"

From LimeSurvey Manual

 
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* Superadmin rights
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* Create Surveys
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* Configurator
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* Create Users
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* Delete Users
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* Manage templates
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* Manage label-sets/labels
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==Create users==
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To create a new user you please open the user-management ('''main menu''' -> '''Create/Edit users ''' [[File:LimeSurveyBenuzerVerwaltung.jpg]]).
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[[File:LimeSurveyBenutzerHinzufuegen.jpg]]
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* Enter the desired username into the textfield '''Username'''.
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* Enter the email adress into the textfield  '''Email'''. Please note
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** If you don't want the user to recieve the confirmation e-mail with a link to the LimeSurvey installation, username and password you can use your own email adress to send the confirmation email to you. After that you can change the email adress to the adress of the user.
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** LimeSurvey sends out a confirmation e-mail to the adress enterd into '''Email'''. This email adress will be used as standard contact email adress for surveys created by this user.
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* Enter the users full name into the textfield '''Full name''' . Please note
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** The full name entered here will be used as standard contact person name for surveys created by this user.
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* Click '''Add user'''
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So you created a new user. You will find out more about setting user rights if you continue reading further.
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==Edit user==
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You can use the pen-symbol [[File:LimeSurveyBleistiftSymbol.jpg]] to edit a user.
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You can set a new email adress, full name and even change the password. If you have finished what you want to do click '''Save'''.
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==Benutzer löschen==
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Um einen Benutzer zu löschen einfach auf den Lösch-Button [[File:LimeSurveyBenutzerLoeschen.jpg]] beim Benutzer drücken und die Löschung mit '''OK''' bestätigen.
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=Globale Berechtigungen=
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Globale Berechtigungen gelten in der gesamten LimeSurvey-Installation. Soll einem Nutzer nur eine Berechtigung für eine spezielle Umfrage erteilt werden kann dies in den Umfragen-Einstellungen festgelegt werden.
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==Globale Berechtigungen für einen Nutzer setzen==
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Um die globalen Berechtigungen für einen Benutzer zu bearbeiten einfach auf das Schlüssel-Symbol [[File:LimeSurveySchluesselSymbol.jpg]] klicken.
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[[File:LimeSurveySetzeGlobalBer.jpg]]
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Es können hier nun eine oder mehrere Berechtigungen für den Benutzer gesetzt werden.
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* '''Super-Administrator''': Diese Berechtigung kann nur vom Benutzer '''admin''' vergeben werden und hatte alle Berechtigungen für diese LimeSurvey-Installation. '''Wichtig:''' Mit dieser Berechtigung vorsichtig umgehen da sie sehr mächtig ist.
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* '''Erstelle Umfrage''': Diese Berechtigung ermöglicht es dem Benutzer eine Umfrage zu erstellen, starten/stoppen und auszuwerten. Dies ist die Standard-Berechtigung für Personen die eigene Umfragen erstellen sollen.
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* '''Konfigurator''': Dieser Benutzer hat die Möglichkeit die Datenintegrität zu überprüfen, die SQL-Datenbank in einem .sql-File zu sichern und die php-Info in den globalen Einstellungen aufzurufen.
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* '''Neuer Benutzer''': Mit dieser Berechtigung kann Benutzer selbst neue Benutzer anlegen und die von ihm selbst angelegten Benutzer löschen. Die angelegten Benutzer können jedoch nicht mehr Rechte haben als der "Vater" selbst, jene müssen ansonsten vom Super-Administrator vergeben werden.
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* '''Nutze alle/verwalte Vorlagen''': Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer auf alle Design-Vorlagen zugreifen und jene alle Nicht-Standard-Vorlagen bearbeiten. Diese Berechtigung ist vermutlich nur sinnvoll für Personen die Design-Templates bearbeiten müssen und über ausreichende HTML/php, Javascript und CSS-Kenntnisse verfügen. Für normale Benutzer empfiehlt es sich die Berechtigung über die Vorlagenberechtigungen nach Bedarf zu setzen.
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* '''Beschriftungs-Sets verwalten''': Mit dieser Berechtigungen können alle Beschriftungssets verwaltet (neue erstellt, vorhandene bearbeitet und gelöscht werden).
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Unter dem Punkt '''Anwendungsfälle''' werden die häufigsten Standardfälle für neue Nutzer aufgelistet.
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==Vorlagenberechtigungen für einen Benutzer setzen==
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Mit den Vorlagenberechtigungen kann festgelegt werden welche Design-Vorlagen der Nutzer beim Erstellen oder Bearbeiten einer Umfrage auswählen/verwenden kann. Es ist sinnvoll jene Auswahl einzuschränken um den Benutzer nicht zu überfordern und zu verhindern dass ungewollt Design-Vorlagen verwendet werden die nicht verwendet werden sollen.
  
=General=
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'''Wichtig:''' Wenn es für bestimmte Benutzer-Gruppen oder Kunden eigene Design-Vorlagen gibt sollten wenn möglich auch nur jene auf verfügbar gestellt werden.
  
If you click on the key [[File:security.png]] icon, you get to the basic user management window. Depending on the rights given your login, you can either simply change your password or possibly manipulate other user accounts and set their privileges.  User in this context refers to some administrative user with login to the survey system administrative interface.
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Zum Setzen der Vorlagenberechtigungen einfach auf das Schlüssel-Symbol für die Design-Vorlagen
  
If you want to grant a user limited access to a survey add the user first and after having chosen the survey at the admin panel select "Survey security settings", add the user and [http://www.docs.limesurvey.org/tiki-index.php?page=Survey+security+settings&structure;=English+Instructions+for+LimeSurvey set survey access rights] for this user.
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[[File:LimeSurveySchluesselSymbolTemplates.jpg]] klicken.
  
=Adding a user=
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[[File:LimeSurveyAuswahlDesignTemplatesLS.jpg]]
  
At the bottom of this screen is a line with text boxes that let you define new user parameters:
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Nun können die gewünschten Design-Vorlagen die der Benutzer verwenden können soll ausgewählt werden. Am Ende werden die Einstellungen mit einem Klick auf '''Speichern''' bestätigt.
* '''Username''': The login name of the user
 
* '''Email''': The email address used to send this user their password and other administrative messages
 
* '''Full Name''': The full name of the user as it will appear otherwise
 
  
When you click the '''Add User''' button, a password is automatically generated for the new user.
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Unter dem Punkt '''Anwendungsfälle''' werden die häufigsten Standardfälle für neue Nutzer aufgelistet.
  
Unless you are using the 'Web server Authentication Delegation' feature, an email is then sent to the new registered user giving them all the information required to login (administrative server URL, login name, and password).  If the user does not have a valid email, you must then go back in and change that users password to something you know and separately inform them of it.
+
=Berechtigungen nur für eine einzelne Umfrage=
  
=Setting user permissions=
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Diese Berechtigungen gelten nur für eine einzelne Umfrage. Sollen einem Benutzer Berechtigungen für das ganze System übergeben werden müssen die globalen Berechtigungen verwendet werden.
  
The following access rights can be set for each user independent of any survey:
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'''Wichtig:''' Auch für Berechtigungen für einzelne Umfragen muss ein Benutzer-Account vorhanden sein bzw. angelegt werden wenn er es noch nicht sein sollte. Der Benutzer muss jedoch keine globale Berechtigung besitzen, es reicht wenn er nur existiert.
* Superadmin rights
+
 
* Create Surveys
+
==Benutzer-Berechtigungen für eine Umfrage ändern==
* Configurator
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* Create Users
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Um die Berechtigungen für eine einzelne Umfrage zu setzen wählt man im Menü '''Umfragen-Einstellungen''' den Menüpunkt '''Umfrageberechtigungen''' aus.
* Delete Users
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* Manage templates
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[[File:LimeSurveyUmfragenBerechtigungen.jpg]]
* Manage label-sets/labels
+
 
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Im nächsten Schritt wird der Benutzer ausgewählt dem die Berechtigung gesetzt werden soll und auf '''Benutzer hinzufügen''' geklickt.
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[[File:LimeSurveyBenBerHinz.jpg]]
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Nach einem Klick auf '''Bearbeite Umfrageberechtigungen''' wird die Benutzerberechtigungsmatrix für die Umfrage angezeigt.
  
Each of these rights are described next in more detail.  For the most part, most users except knowledgeable administrators should not have any of these rights except maybe '''Create Surveys'''.
+
[[File:LimeSurveyBenutzerBerechtigungMatrix.jpg]]
  
==Superadmin right==
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In dieser Matrix können die Berechtigungen für die einzelnen Bereiche festgelegt werden. Durch einen Klick in die Checkbox in der ersten Spalte nach den Bereichsbezeichnungen können alle Berechtigungen für einen Bereich ausgewählt werden. In den weiteren Spalten können wenn benötigt die einzelnen Berechtigungen hinzugefügt oder entfernt werden falls nicht alle Berechtigungen ausgewählt/möglich sein sollen. Nach einem Klick auf '''Speichern''' werden die Änderungen übernommen.
  
A user with SuperAdmin has the right to manage all objects (surveys, question, templates, labels) and users on the LimeSurvey platform. However, only the initial administrator, the one who has been defined at installation time, can grant this SuperAdmin right to other users.
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Unter dem Punkt '''Anwendungsfälle''' werden die häufigsten Standardfälle für neue Nutzer aufgelistet.
  
==Configurator right==
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=Anwendungsfälle=
  
This right determines if a user can access the following actions:
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Hier wird für die häufigsten Anwendungsfälle und Vorkommnisse festgehalten welche Berechtigungen in diesem Fall gesetzt werden sollten.
*Check data integrity
 
*Backup entire database
 
*Access phpinfo in overview summary screen
 
  
==Create / Delete Users right==
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==Neuer Betreuer der LimeSurvey-Software kommt hinzu==
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* Login über den '''admin'''-Account
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* Erstellen eines Benutzeraccounts für den Benutzer
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* Setzen der globalen Berechtigung '''Super-Administrator'''
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* nicht nötig: Setzen der Vorlagen-Berechtigungen (hat '''Super-Administrator''' eh alle)
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* nicht nötig: Setzen der Umfrage-Berechtigungen ('''Super-Administrator''' hat eh alle Berechtigungen für alle Umfragen)
  
A user may be granted the right to create other users. In this case they will only be able to grant the rights they already have, but not more. In case an already created user needs more rights than his 'father' has, then the initial SuperAdmin will have to adopt this user by clicking the 'Take Ownership' button on the line describing this user. This administrator will then be able to grant this user all required rights.  Separately, one can be given permission to delete users they have created as well.
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==Neuer Benutzer möchte Umfragen selbst erstellen==
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* Login über den '''admin'''-Account oder mit einem Account der '''Super-Administrator'''-Rechte hat
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* Erstellen eines Benutzeraccounts für den Benutzer
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* Setzen der globalen Berechtigung '''Erstelle Umfrage'''
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* Setzen der Vorlagen-Berechtigungen nach Herkunft/Gruppe des Benutzers/Kunden
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* nicht nötig: Setzen der Umfrage-Berechtigungen (Benutzer hat für die Umfragen die er erstellt eh alle Berechtigungen)
  
==Template rights==
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==Ersteller braucht weiteren Benutzer der seine Umfrage bearbeiten darf==
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* Login über den '''admin'''-Account oder mit einem Account der '''Super-Administrator'''-Rechte hat
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* Erstellen eines Benutzeraccounts für den Benutzer
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* Setzen der globalen Berechtigung: '''keine'''
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* Setzen der Vorlagen-Berechtigungen: '''keine'''
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* Setzen der Umfrage-Berechtigungen: Nach Wunsch des Besitzers der Umfrage und wie viel Macht der Benutzer haben darf/soll. Wenn gleiche Rechte für Umfrage wie der Besitzer ausgewählt werden soll für alle Bereiche alle Berechtigungen auswählen (Klick auf die Checkboxen in der ersten Spalte nach den Bereichsbezeichnungen)
  
The Set Template Rights button let you choose which template a given user may use in his own surveys.
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==Verantwortlicher möchte die Ergebnisse einer beauftragten Umfrage einsehen und exportieren==
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* Login über den '''admin'''-Account oder mit einem Account der '''Super-Administrator'''-Rechte hat
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* Erstellen eines Benutzeraccounts für den Benutzer
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* Setzen der globalen Berechtigung: '''keine'''
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* Setzen der Vorlagen-Berechtigungen: '''keine'''
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* Setzen der Umfrage-Berechtigungen: '''Antworten''': Darf '''Anzeigen''' und '''Export''' , '''Statistiken''': Darf '''Anzeigen'''
  
The 'default' template is always accessible to all users. Please note that this is the right to use the templates and not to manage/change them.
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[[File:LimeSurveyKundeEigeneAuswertung.jpg]]
  
==Labelset rights==
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Unlike Templates, this right enables one to edit the labelsets that are global to all surveys.  The importance of restricting this right is to prevent a finished survey from being disrupted by changing a label set it currently references.
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Artikel wurde mit Einverständniserklärung von '''vierundzwanzig''' aus dem Firmen-Wiki der 24/7 IT-SERVICES GmbH übernommen.
  
Rights to manipulate each survey can be set from within the survey once created or selected.  See the survey key button
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Revision as of 16:47, 25 January 2012

  • Superadmin rights
  • Create Surveys
  • Configurator
  • Create Users
  • Delete Users
  • Manage templates
  • Manage label-sets/labels

Create users

To create a new user you please open the user-management (main menu -> Create/Edit users LimeSurveyBenuzerVerwaltung.jpg).

LimeSurveyBenutzerHinzufuegen.jpg

  • Enter the desired username into the textfield Username.
  • Enter the email adress into the textfield  Email. Please note
    • If you don't want the user to recieve the confirmation e-mail with a link to the LimeSurvey installation, username and password you can use your own email adress to send the confirmation email to you. After that you can change the email adress to the adress of the user.
    • LimeSurvey sends out a confirmation e-mail to the adress enterd into Email. This email adress will be used as standard contact email adress for surveys created by this user.
  • Enter the users full name into the textfield Full name . Please note
    • The full name entered here will be used as standard contact person name for surveys created by this user.
  • Click Add user

So you created a new user. You will find out more about setting user rights if you continue reading further.

Edit user

You can use the pen-symbol LimeSurveyBleistiftSymbol.jpg to edit a user.

You can set a new email adress, full name and even change the password. If you have finished what you want to do click Save.

Benutzer löschen

Um einen Benutzer zu löschen einfach auf den Lösch-Button LimeSurveyBenutzerLoeschen.jpg beim Benutzer drücken und die Löschung mit OK bestätigen.

Globale Berechtigungen

Globale Berechtigungen gelten in der gesamten LimeSurvey-Installation. Soll einem Nutzer nur eine Berechtigung für eine spezielle Umfrage erteilt werden kann dies in den Umfragen-Einstellungen festgelegt werden.

Globale Berechtigungen für einen Nutzer setzen

Um die globalen Berechtigungen für einen Benutzer zu bearbeiten einfach auf das Schlüssel-Symbol LimeSurveySchluesselSymbol.jpg klicken.

LimeSurveySetzeGlobalBer.jpg

Es können hier nun eine oder mehrere Berechtigungen für den Benutzer gesetzt werden.

  • Super-Administrator: Diese Berechtigung kann nur vom Benutzer admin vergeben werden und hatte alle Berechtigungen für diese LimeSurvey-Installation. Wichtig: Mit dieser Berechtigung vorsichtig umgehen da sie sehr mächtig ist.
  • Erstelle Umfrage: Diese Berechtigung ermöglicht es dem Benutzer eine Umfrage zu erstellen, starten/stoppen und auszuwerten. Dies ist die Standard-Berechtigung für Personen die eigene Umfragen erstellen sollen.
  • Konfigurator: Dieser Benutzer hat die Möglichkeit die Datenintegrität zu überprüfen, die SQL-Datenbank in einem .sql-File zu sichern und die php-Info in den globalen Einstellungen aufzurufen.
  • Neuer Benutzer: Mit dieser Berechtigung kann Benutzer selbst neue Benutzer anlegen und die von ihm selbst angelegten Benutzer löschen. Die angelegten Benutzer können jedoch nicht mehr Rechte haben als der "Vater" selbst, jene müssen ansonsten vom Super-Administrator vergeben werden.
  • Nutze alle/verwalte Vorlagen: Mit dieser Berechtigung kann der Benutzer auf alle Design-Vorlagen zugreifen und jene alle Nicht-Standard-Vorlagen bearbeiten. Diese Berechtigung ist vermutlich nur sinnvoll für Personen die Design-Templates bearbeiten müssen und über ausreichende HTML/php, Javascript und CSS-Kenntnisse verfügen. Für normale Benutzer empfiehlt es sich die Berechtigung über die Vorlagenberechtigungen nach Bedarf zu setzen.
  • Beschriftungs-Sets verwalten: Mit dieser Berechtigungen können alle Beschriftungssets verwaltet (neue erstellt, vorhandene bearbeitet und gelöscht werden).

Unter dem Punkt Anwendungsfälle werden die häufigsten Standardfälle für neue Nutzer aufgelistet.

Vorlagenberechtigungen für einen Benutzer setzen

Mit den Vorlagenberechtigungen kann festgelegt werden welche Design-Vorlagen der Nutzer beim Erstellen oder Bearbeiten einer Umfrage auswählen/verwenden kann. Es ist sinnvoll jene Auswahl einzuschränken um den Benutzer nicht zu überfordern und zu verhindern dass ungewollt Design-Vorlagen verwendet werden die nicht verwendet werden sollen.

Wichtig: Wenn es für bestimmte Benutzer-Gruppen oder Kunden eigene Design-Vorlagen gibt sollten wenn möglich auch nur jene auf verfügbar gestellt werden.

Zum Setzen der Vorlagenberechtigungen einfach auf das Schlüssel-Symbol für die Design-Vorlagen

LimeSurveySchluesselSymbolTemplates.jpg klicken.

LimeSurveyAuswahlDesignTemplatesLS.jpg

Nun können die gewünschten Design-Vorlagen die der Benutzer verwenden können soll ausgewählt werden. Am Ende werden die Einstellungen mit einem Klick auf Speichern bestätigt.

Unter dem Punkt Anwendungsfälle werden die häufigsten Standardfälle für neue Nutzer aufgelistet.

Berechtigungen nur für eine einzelne Umfrage

Diese Berechtigungen gelten nur für eine einzelne Umfrage. Sollen einem Benutzer Berechtigungen für das ganze System übergeben werden müssen die globalen Berechtigungen verwendet werden.

Wichtig: Auch für Berechtigungen für einzelne Umfragen muss ein Benutzer-Account vorhanden sein bzw. angelegt werden wenn er es noch nicht sein sollte. Der Benutzer muss jedoch keine globale Berechtigung besitzen, es reicht wenn er nur existiert.

Benutzer-Berechtigungen für eine Umfrage ändern

Um die Berechtigungen für eine einzelne Umfrage zu setzen wählt man im Menü Umfragen-Einstellungen den Menüpunkt Umfrageberechtigungen aus.

LimeSurveyUmfragenBerechtigungen.jpg

Im nächsten Schritt wird der Benutzer ausgewählt dem die Berechtigung gesetzt werden soll und auf Benutzer hinzufügen geklickt.

LimeSurveyBenBerHinz.jpg

Nach einem Klick auf Bearbeite Umfrageberechtigungen wird die Benutzerberechtigungsmatrix für die Umfrage angezeigt.

LimeSurveyBenutzerBerechtigungMatrix.jpg

In dieser Matrix können die Berechtigungen für die einzelnen Bereiche festgelegt werden. Durch einen Klick in die Checkbox in der ersten Spalte nach den Bereichsbezeichnungen können alle Berechtigungen für einen Bereich ausgewählt werden. In den weiteren Spalten können wenn benötigt die einzelnen Berechtigungen hinzugefügt oder entfernt werden falls nicht alle Berechtigungen ausgewählt/möglich sein sollen. Nach einem Klick auf Speichern werden die Änderungen übernommen.

Unter dem Punkt Anwendungsfälle werden die häufigsten Standardfälle für neue Nutzer aufgelistet.

Anwendungsfälle

Hier wird für die häufigsten Anwendungsfälle und Vorkommnisse festgehalten welche Berechtigungen in diesem Fall gesetzt werden sollten.

Neuer Betreuer der LimeSurvey-Software kommt hinzu

  • Login über den admin-Account
  • Erstellen eines Benutzeraccounts für den Benutzer
  • Setzen der globalen Berechtigung Super-Administrator
  • nicht nötig: Setzen der Vorlagen-Berechtigungen (hat Super-Administrator eh alle)
  • nicht nötig: Setzen der Umfrage-Berechtigungen (Super-Administrator hat eh alle Berechtigungen für alle Umfragen)

Neuer Benutzer möchte Umfragen selbst erstellen

  • Login über den admin-Account oder mit einem Account der Super-Administrator-Rechte hat
  • Erstellen eines Benutzeraccounts für den Benutzer
  • Setzen der globalen Berechtigung Erstelle Umfrage
  • Setzen der Vorlagen-Berechtigungen nach Herkunft/Gruppe des Benutzers/Kunden
  • nicht nötig: Setzen der Umfrage-Berechtigungen (Benutzer hat für die Umfragen die er erstellt eh alle Berechtigungen)

Ersteller braucht weiteren Benutzer der seine Umfrage bearbeiten darf

  • Login über den admin-Account oder mit einem Account der Super-Administrator-Rechte hat
  • Erstellen eines Benutzeraccounts für den Benutzer
  • Setzen der globalen Berechtigung: keine
  • Setzen der Vorlagen-Berechtigungen: keine
  • Setzen der Umfrage-Berechtigungen: Nach Wunsch des Besitzers der Umfrage und wie viel Macht der Benutzer haben darf/soll. Wenn gleiche Rechte für Umfrage wie der Besitzer ausgewählt werden soll für alle Bereiche alle Berechtigungen auswählen (Klick auf die Checkboxen in der ersten Spalte nach den Bereichsbezeichnungen)

Verantwortlicher möchte die Ergebnisse einer beauftragten Umfrage einsehen und exportieren

  • Login über den admin-Account oder mit einem Account der Super-Administrator-Rechte hat
  • Erstellen eines Benutzeraccounts für den Benutzer
  • Setzen der globalen Berechtigung: keine
  • Setzen der Vorlagen-Berechtigungen: keine
  • Setzen der Umfrage-Berechtigungen: Antworten: Darf Anzeigen und Export , Statistiken: Darf Anzeigen

LimeSurveyKundeEigeneAuswertung.jpg


Artikel wurde mit Einverständniserklärung von vierundzwanzig aus dem Firmen-Wiki der 24/7 IT-SERVICES GmbH übernommen.



To be moved somewhere else once better defined:

There are several classes of possible people who access a LimeSurvey installation.  But only one set of people is actually termed a user in the code and documentation.  So lets understand what these classes of people are so we can better understand the terminology of the program.

Class Description
Installation Administrator Those people who create login user accounts to allow others to create, edit, activate and/or view surveys and their results.  Often can be given access to edit the templates, labelsets and other key features independent of any particular survey stored.
Survey Administrator A person with a login account that is given some management access to a particular survey.  Each survey can have its own set of users with specific rights to manipulate the survey.  These rights can be as broad as to activate a survey and possibly edit its question base.  They can be as minimum as simply able to review the results to date.
Participant Those people who simply respond or participate in taking a survey.  They may or may not have token access.  They do not need a login account to the administrative interface and thus are not termed users.
Installer A special class of person who has access to the MySQL (or similar) database server and possibly the command line interface of the computers operating system in order to install and configure the survey software.  This person is asked to setup the initial SuperAdmin user account from which other user login accounts can be created.
Developer An very special class of person who has access to the source code and can manipulate it to change the programs behavior.  Generally only done with versions of the survey that are not available for live, active surveys.

Use one time passwords

Since version 1.81 a user can call the limesurvey login at /limesurvey/admin and pass username and a one time password which was previously written into the users table (column one_time_pw) by an external application.

To enable this login method a setting has to be turned on ($use_one_time_passwords = true;) in config.php.

The URL has to contain the following variables:

  • user: The username normally used to login into Limesurvey. This username has to exist in the 'users' table of the database.
  • onepass: The plain text password which is then compared to the password in the 'users' table

A valid URL to login using a one time password will look like this:

Things to watch out for:

  • One time passwords have to be enabled by setting $use_one_time_passwords = true; in config.php
  • The passed username has to exist in Limesurvey's users table
  • The one time password, which can be set by an external application, has to be stored as MD5 hash in column one_time_pw of table users
  • The passed plain text password will be hashed using md5() function and will then be compared to the stored hash in column one_time_pw of table users. Both passwords have to match.
  • After the first login with the one time password this password is deleted from the database. The user won't be able to login with this password anymore. If you are confronted with session timeout problems raise the setting for $sessionlifetime (default is 3600 seconds).