Actions

Email templates/nl: Difference between revisions

From LimeSurvey Manual

No edit summary
No edit summary
 
(202 intermediate revisions by 3 users not shown)
Line 4: Line 4:
=Introductie=
=Introductie=


The email templates are used to quickly send personalized invitations, reminders, confirmations, and registrations emails to your respondents (from the survey participants table). You can also edit the standard basic (or detailed) admin notifications that are sent to the survey administrators.


To access it, go to the '''survey settings''' and click on the '''Email templates''' tab:
Met sjablonen voor e-mail kun je snel persoonlijk gemaakte uitnodigingen, herinneringen, bevestigingen en registraties e-mailen naar de mensen die meedoen aan je enquête, Je kunt ook allerlei notificaties naar de beheerders opmaken.
 
Klik in de enquête '''Instellingen''' op de tab '''E-mail sjablonen''':




Line 12: Line 13:




<div class="simplebox">[[File:help.png]] If you have the superadministrator permission (you have access to the [[Global settings|global settings of your LimeSurvey installation]]), you can change the Default HTML editor mode forr all your LimeSurvey users. For further details, continue reading [[Global_settings#General|the following wiki subsection]].</div>
<div class="simplebox">[[File:help.png]] Als je een hoofdbeheerder bent (je hebt toegang tot de [[Global settings/nl|algemene instellingen van de LimeSurvey installatie]]), kun je de standaard HTML editor-mode wijzigen voor alle LimeSurvey gebruikers. [[Global_settings/nl#Algemeen|Meer informatie]].</div>




{{Alert|title=Attention|text=If you wish to use the popup/inline HTML editor, do not forget to enable the '''HTML format for token emails'''! This is located in the '''Settings menu''' of your survey, under the [[Participant tokens]] tab.}}  
{{Alert|title=Attentie|text=Als je de popup/inline HTML-editor wilt gebruiken moet je de '''HTML-formaat voor toegangscode e-mails gebruiken:''' inschakelen! Kijk op het menu '''Instellingen''' van je enquête op de tab [[Participant settings/nl|Deelnemers]].}}


=Paneel e-mail sjabloon=


=Paneel E-mail sjabloon=


Het paneel:
Het paneel:
Line 26: Line 27:




As it can be observed in the screenshot, the "HTML source" editor mode is used. To change it, check your [[First_login_-_your_user_preferences#HTML_editor_mode|personal account settings]].  
In het voorbeeld wordt de "HTML-source" editor-mode gebruikt. Deze instelling kun je [[First_login_-_your_user_preferences/nl#HTML_editor-mode|hier]] wijzigen.  




{{Note|To easily edit the text fields, access your account settings and choose the ''inline HTML editor mode''.}}  
{{Note|Je kunt tekstvelden wijzigen als je de instelling ''Inline HTML-editor mode'' in je account-instellingen kiest.}}  




As you can observe, six types of emails can be send to the users or admin(s):
De type e-mails die er naar gebruikers en/of beheerders kunnen worden verzonden:
*[[Email templates#Invitation|Invitation]]
*[[Email templates/nl#Uitnodiging|Uitnodiging]]
*[[Email templates#Reminder|Reminder]]
*[[Email templates/nl#Herinnering|Herinnering]]
*[[Email templates#Confirmation|Confirmation]]
*[[Email templates/nl#Bevestiging|Bevestiging]]
*[[Email templates#Registration|Registration]]
*[[Email templates/nl#Registratie|Registratie]]
*[[Email templates#Basic & detailed admin notifications|Basic & detailed admin notifications]]
*[[Email templates/nl#Basis en gedetailleerde beheer-notificaties|Basis en gedetailleerde beheer-notificaties]]




==Uitnodiging==
==Uitnodiging==


The invitation system is useful when you wish to send emails in bulk to all the respondents from your [[Survey participants#Send email invitation|survey participants table]] who have not yet received an invitation to complete your survey.


From the email templates panel, you can edit the message that reaches out those survey participants. To check which email placeholders can be used, continue reading the following [[Email templates#Email placeholders|wiki subsection]]. You can also use the [[Expression Manager]] to enhance the customization of your invitation email template.
De functie Uitnodiging gebruik je als je veel e-mails wilt versturen naar alle deelnemers in je [[Survey participants/nl#Uitnodiging e-mailen|deelnemerstabel]] die nog geen uitnodiging gekregen hebben om je enquête in te vullen.


In het paneel e-mail sjablonen kun je het bericht dat je wilt versturen wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal [[Email templates/nl#E-mail placeholders|placeholders]] gebruiken. Je kunt met [[ExpressionScript - Presentation/nl|ExpressionScript]] je sjabloon mooier maken.


==Herinnering==
==Herinnering==


The reminder system helps survey administrators remind their [[Survey_participants#Send_email_reminder|respondents from the survey participants table]] to answer to the survey.


You can edit the default format of the reminder email from the email templates panel. To check which email placeholders can be used, continue reading the following [[Email templates#Email placeholders|wiki subsection]]. The [[Expression Manager]] can help you better customize the text body of this email template.
De functie Herinnering gebruik je als beheerder als je deelnemers wilt herinneren aan het feit dat de [[Survey participants/nl#Herinnering versturen|enquête nog niet is ingevuld]].


<div class="simplebox">[[File:help.png]] '''Note:''' A reminder will be sent only to those participants where the "Completed" field is turned off (this means the respondent has either not taken or completed the survey) in the [[Survey participants|survey participants table]].</div>
In het paneel e-mail sjablonen kun je het formaat van de herinnering wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal [[Email templates/nl#E-mail placeholders|placeholders]] gebruiken. Je kunt met [[ExpressionScript - Presentation/nl|ExpressionScript]] je sjabloon mooier maken.


<div class="simplebox">[[File:help.png]] '''NB:''' Een herinnering wordt natuurlijk niet verzonden aan een [[Survey participants/nl|deelnemer]] als die de enquête al afgerond heeft of geen deelnemer aan de enquête is. </div>


==Bevestiging==
==Bevestiging==


If tokens are used and a participant fills out the survey, a confirmation email will be sent to his/her email address. You can deactivate this functionality from the [[Participant tokens]] panel.


Click on the '''Confirmation''' tab if you wish to edit the email template. Check the [[Email templates#Email placeholders|email placeholders]] to see which ones can be used in this type of email. You may also use the [[Expression Manager]] to enhance your email customization.
Als er toegangscode worden gebruikt en een deelnemer voltooid de enquête dan wordt er een bevestiging verstuurd naar het e-mailadres van die deelnemer. Deze bevestiging kun je [[Participant settings/nl|uitzetten]].


Klik op de tab '''Bevestiging''' als je sjabloon wilt wijzigen. Controleer de [[Email templates/nl#E-mail placeholders|placeholders]] om te zien welke je kunt gebruiken bij dit type e-mail. Je kunt met [[ExpressionScript - Presentation/nl|ExpressionScript]] je sjabloon mooier maken.


==Registratie==
==Registratie==


If the '''closed-access mode''' is enabled (there is a [[Survey participants|survey participants table]], which means that only those participants who have an allocated entry and a unique token code associated to it can complete the respective survey. If you allow participants [[Participant tokens|to publicly register to your survey]], a new entry in your survey participants table will be created once the respondent has submitted his or her name and email address. A script that runs in the background will automatically send the respective respondent a '''registration email'''. It contains the URL with the token that needs to be accessed by the newly registered user.


Click on the '''registration''' tab to edit the format of this email. Don't forget to take a look first at which [[Email templates#Email placeholders|email placeholders]] can be used within the text body. The [[Expression Manager]] can provide further customization to the body text you wish to use.
Als de enquête '''besloten''' is  (er is een [[Survey participants/nl|deelnemerstabel]], alleen deelnemers met een unieke code mogen die bepaalde enquête invullen. Als je toestaat dat deelnemers [[Participant settings/nl|zichzelf aanmelden]], wordt er een record in de deelnemerstabel opgevoerd met de naam en het e-mailadres. Een run op de achtergrond zal dan de toekomstige deelnemer een e-mail sturen ter '''registratie'''. Het bevat de URL met het de toegangscode (token) dat aan de deelnemer is toegekend.


Klik op de tab '''Registratie''' om het formaat van deze e-mail te wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal  [[Email templates/nl#E-mail placeholders|placeholders]] gebruiken. Je kunt met [[ExpressionScript - Presentation/nl|ExpressionScript]] je sjabloon mooier maken.


==Basic & detailed admin notifications==
==Basis en gedetailleerde beheer-notificaties==


To get admin notifications, click on the [[Data management]] tab and type in an email address in the "Send basic admin notification email to" and another one (or the same) in the "Send detailed admin notification email to" field.


By default, the only difference between the two is related to the extra placeholder {ANSWERTABLE} that is included in the detailed admin notification email template. This allows the user who receives these kind of emails to also check the submitted answers without being needed to access the LimeSurvey installation.
Stel om als beheerder notificaties te krijgen op de tab [[Notifications & data/nl|Melding & data]] een e-mailadres in bij "''E-mail basis  bevestiging naar''" en nog een (mag hetzelfde zijn) bij "''E-mail gedetailleerde bevestiging naar''".


However, by using the [[Expression Manager]] and the [[Email templates#Email placeholders|email placeholders]] you can customize these two email templates however you want.
Standaard is het enige verschil tussen deze twee dat er bij de gedetailleerde notificatie een extra placeholder {ANSWERTABLE} is. De ontvanger kan dan de antwoorden op de enquête bekijken zonder dat hij dat via de applicatie hoeft te doen.


=Email sjabloonvelden=
Ook hier kun je natuurlijk [[ExpressionScript - Presentation/nl|ExpressionScript]] en  [[Email templates/nl#E-mail placeholders|placeholders]] gebruiken om de sjablonen aan te passen.


Each email template contains:
=Sjabloonvelden=


*'''The subject of the email:''' The title of the email/batch of emails you want to send;


*'''The email body:''' It is a text box that contains the text message you wish to send to the users. It may contain text, images, and [[Email templates#Email placeholders|email placeholders]]. Moreover, the [[Expression Manager]] can be used to further enhance the message you wish to deliver;
Elk sjabloon bevat:


<div class="simplebox">[[File:help.png]] '''Note:''' You may have observed that another tab is displayed above the tab with the  email templates tab if your survey uses [[General settings|additional languages]]. If you click on another language tab other than the default language one, the email templates will load the corresponding texts in the respective language. Now, access each email template in order to start editing them. Do not forget to click on the '''Save''' button located in the upper-right part of the screen to get all your changes saved.</div>
*'''Het onderwerp van de e-mail'''


*'''De e-mail body:''' Het eigenlijke bericht naar de deelnemer. Het kan tekst en afbeeldingen bevatten. Je kunt ook hier [[Email templates/nl#E-mail placeholders|placeholders]] en de [[ExpressionScript - Presentation/nl|ExpressionScript]] gebruiken.


*'''Email actions:''' Two actions are available:  
<div class="simplebox">[[File:help.png]] '''NB:''' Als je een enquête hebt met [[General settings/nl|meer dan een taal]] dan is er een extra tab boven de tab met de e-mail sjablonen. Als je op deze tab klikt dan kun je de taal wijzigen en krijg je de teksten in de gekozen taal. Je kunt deze dan per sjabloon wijzigen. Sla je wijzigingen op.</div>
**''Reset this template:'' Once clicked, the HTML code gets reset. No text is deleted;
**''Validate expressions:'' It checks the logic of the email - whether the placeholders are correctly used or not. It is highly recommended to use it before sending a batch of emails. You can see in this way whether the placeholders are correctly defined or not. In the below example, a small typo exists - it is emphasized in the red colour:




<center>[[File:Validate email - email templates.png]]</center>
*'''E-mail acties:'''
**''Reset dit sjabloon:'' De HTML-code wordt gereset, er wordt geen tekst verwijderd.
**''Expressies valideren:'' De logica van de e-mail wordt gecontroleerd, worden de placeholders goed gebruikt. Valideer een sjabloon altijd voordat je het in productie gaat gebruiken om e-mails te verzenden. In het voorbeeld zie je in het rood een klein tikfoutje:




*File actions: Different file-related actions can be performed here:
<center>[[File:Validate email - email templates.png]]</center>
**''Add file:'' Once clicked, the following window will pop up asking you to choose which document from the '''files''' folder you wish to send via email:


=E-mail placeholders=


<center>[[File:Upload files - email templates.png]]</center>


{{Alert|title=Attentie|text=Let op. Enkele placeholders kunnen alleen in bepaalde e-mailsjablonen gebruikt worden! Hieronder staat dat beschreven.}}


Bijlagen kunnen onderin het scherm van het bewerken van het sjabloon worden toegevoegd. E-mail bijlagen worden geüpload per enquête.
In de standaard e-mailsjablonen kunnen verschillende placeholders zowel in de tekst (body) als in het onderwerp gebruikt worden. Een placeholder verbindt de e-mail met de gegevens van de deelnemer uit je [[Survey participants/nl|lijst met deelnemers]]. De gegevens (e-mailadres, voornaam, achternaam, ...) uit de deelnemerstabel vervangen dan de placeholder voor elke deelnemers die een e-mail krijgt.


You can also upload on the spot a file from the desktop to your LimeSurvey installation by clicking on the '''upload''' button and then selecting the file you wish to attach to the respective email template.
Hier onder staan de placeholders die gebruikt kunnen worden in het bericht van je uitnodiging of herinnering [[Email templates/nl|e-mail sjablonen]]. De placeholders worden bij het verzenden vervangen in de voorvertoning van je uitnodiging / herinnering met gegevens van je enquête en de [[Survey participants/nl|deelnemerstabel]].


Once selected, double click on it and the file will be immediately displayed in the '''Files''' table, below the '''Add File''' button:
{|class="wikitable"
 
|{ADMINEMAIL}||E-mailadres van de beheerder van de enquête
 
<center>[[File:Files table - email templates.png]]</center>
 
 
To have it permanently attached to the respective email template, do not forget to click on '''Save''' button located in the upper-right part of the window.
 
De keuze of er wel/niet een bijlage toevoegt wordt, bij het versturen van een e-mail naar een specifieke deelnemer, kan worden genomen op basis van een relevantie-vergelijking per bijlage.
 
Alle functies van [[Expression Manager/nl|Expressie beheer]] kunnen worden gebruikt, net als de tokens attributen (als de enquête tokens gebruikt).
 
Bij de sjablonen voor de uitnodiging / bevestiging kan ook gebruik gemaakt worden van de  [[Expression Manager/nl#Toegang tot variabelen|vraagcodes]] in de enquête.
 
If you wish to delete a file, click on the red trash button located under the '''Action''' column and save the changes.
 
{{Alert|title=Attentie|text=
*Als een bestand niet gevonden wordt, dan wordt de e-mail zonder bijlage verzonden.
*'''Exporteren / importeren''' van een enquête betekent niet dat geüploade bestanden worden meegenomen. De instellingen voor bijlagen worden wel overgenomen, evenals de relevantie-vergelijkingen.}}
 
 
=E-mail placeholders=
 
{{Alert|title=Attention|text=Please note that some email placeholders can be used only within certain email templates! Read below for further details.}}
 
As you can see in the default email templates, different email placeholders are used either in the body and/or the subject of the email. Their role is to connect the email you wish to send to each respondent entry from your [[Survey participants|survey participants list]]. The data from the survey participants table (e.g., email, first name, last name, token, etc.) is automatically taken and put into different unique emails before being sent to each respondent from your survey participants list.
 
You can find below the email placeholders that are allowed to be used within the body message of your invitation and  reminder [[Email templates|email templates]]. When sending out the emails, these email placeholders will be already replaced in the preview of your invitation/reminder email with data from your survey and [[Survey participants|survey participants table]].
 
{|
|{ADMINEMAIL}||Email of the Survey admin
|-
|-
|{ADMINNAME}||Name of Survey Admin
|{ADMINNAME}||Naam van de beheerder van de enquête
|-
|-
|{SURVEYNAME}||Title of your survey
|{SURVEYNAME}||Titel van de enquête
|-
|-
|{SURVEYDESCRIPTION}||Description of your survey
|{SURVEYDESCRIPTION}||Beschrijving van de enquête
|}
|}


The following placeholders are allowed in invitation/reminder email templates (subject '''and/or''' body fields) and they will be replaced while sending out the emails:
De volgende placeholders kunnen gebruikt worden in uitnodigingen en herinneringen (zowel in de berichttekst als in het onderwerp):


{|
{|class="wikitable"
|{EMAIL}||Email of the recipient
|{EMAIL}||E-mailadres ontvanger
|-
|{FIRSTNAME}||Voornaam
|-
|{LASTNAME}||Achternaam
|-
|{SURVEYURL}||De URL om de enquête te starten. Als je HTML e-mails stuurt dan ziet de deelnemer de volledige URL.
|-
|@@SURVEYURL@@||De URL om de enquête te starten, de barebone link. Je kunt dit gebruiken als je de link in eigen HTML-elementen wilt gebruiken (beschikbaar van versie v1.90).
|-
|{OPTOUTURL}||De URL voor afmelding voor het ontvangen van e-mails over deze enquête. Bij de HTML-versie een volledige link.
|-
|{OPTINURL}||Als de deelnemer is uitgesloten en wil meedoen aan de enquête dan kan die deelnemer zich aanmelden voor het ontvangen van uitnodigingen en herinneringen.
|-
|{GLOBALOPTOUTURL}||De URL voor een deelnemer om zich af the melden (opt-out) voor de centrale deelnemerslijst van de website  - deze link wordt getoond in de HTML-versie van het berichtensjabloon
|-
|{TOKEN}||De toegangscode (token) om de enquête te kunnen invullen.
|-
|{USESLEFT}||Aantal keer dat het token nog gebruikt kan worden.
|-
|-
|{FIRSTNAME}||First Name
|{VALIDFROM}||De datum waarop het token geldig wordt.
|-
|-
|{LASTNAME}||Last Name
|{VALIDUNTIL}||De datum waar tot het token geldig is.
|-
|-
|{SURVEYURL}||The URL pointing to the survey start - if you are sending HTML emails, a full URL will be displayed to the survey participant
|-
|-
|@@SURVEYURL@@||The URL pointing to the survey start - this is the barebone link. Use this if you want to integrate the link in your custom HTML elements somewhere (available in v1.90 and later)
|{EMAILSTATUS}||Gebruikt voor het overslaan van e-mails vij het verzenden. Standaard  e-mail status is "OK".
|-
|-
|{OPTOUTURL}||The URL to deactivate sending of email for the respective survey - a full link will be displayed in the HTML version of the email template
|{LANGUAGE}||Gebruikt voor het definiëren van de taal die gebruikt moet worden voor e-mails en enquête URL bij meertalige enquêtes.
|-
|-
|{OPTINURL}||If a user is blacklisted and he wants to participate in the respective survey, he has to click on the opt-in URL to receive again survey invitations/reminders.
|{SENT}|| Verzenddatum uitnodiging in ISO8601 formaat met tijd  (Y-m-d H:i:s in PHP)
|-
|-
|{TOKEN}||The token to access the survey
|{REMINDERSENT }||Datum verzenden herinnering in ISO8601 formaat met tijd (Y-m-d H:i:s in PHP)
|-
|-
|{ATTRIBUTE_1}||Attribute 1
|{REMINDERCOUNT}||Aantal al verzonden herinneringen
|-
|-
|{ATTRIBUTE_2}||Attribute 2 (...and so on for more attribute fields)
|{COMPLETED }||Datum waarop de enquête helemaal is ingevuld
|-
|{TID}|| Interne ID in de tabel token
|-
|{ATTRIBUTE_1}||Attribuut 1
|-
|{ATTRIBUTE_2}||Attribuut 2 (...enz.)
|}
|}


If your survey is '''not''' anonymous, the email placeholders can be used in order to add specific entry/participant data into the [[Survey texts]] panel (e.g., survey description, welcome message, end message).
Als de enquête niet anoniem is kun je met placeholders gebruiken om specifieke deelnemersgegevens  in het paneel [[Text elements/nl|Enquête tekstelementen]] (bijv. enquête-beschrijvingen, welkomsttekst en eindtekst).


{|
{|class="wikitable"
|{TOKEN:EMAIL}||It displays the email of the respondent from the survey participants table
|{TOKEN:EMAIL}||E-mailadres van deelnemer
|-
|-
|{TOKEN:FIRSTNAME}||It displays the first name of the respondent from the survey participants table
|{TOKEN:FIRSTNAME}||Voornaam deelnemer
|-
|-
|{TOKEN:LASTNAME}||It displays the last name of the respondent from the survey participants table
|{TOKEN:LASTNAME}||Achternaam deelnemer
|-
|-
|{TOKEN}||It displays the token code of the respondent from the survey participants table
|{TOKEN}||De toegangscode (token)
|-
|-
|{TOKEN:ATTRIBUTE_1}||It displays "Attribute 1" of the respondent from the survey participants table
|{TOKEN:ATTRIBUTE_1}||"Attribuut 1" van de deelnemer
|-
|-
|{TOKEN:ATTRIBUTE_2}||It displays "Attribute 2" of the respondent from the survey participants table (and so on for more attribute fields)
|{TOKEN:ATTRIBUTE_2}||"Attribuut 2" van de deelnemer, enz.
|}
|}


{{Note|To find out more about attributes, read the following [[Survey_participants#Manage_attributes|wiki section]].}}
{{Note|Meer informatie over [[Survey_participants/nl#Attributen beheren|het beheren van attributen]].}}


These email placeholders can also be used in the confirmation and admin notification email templates.  
Deze placeholders kunnen ook worden gebruikt in bevestiging en notificatie e-mailsjablonen.  


Certain placeholders can be used only within the the admin notification templates. Please note that one email per response will be sent to the email address of the administrator!  
Bepaalde placeholders kunnen alleen worden gebruikt in de notificatie sjablonen. Er wordt per response een e-mail verzonden naar de beheerder!  


Some of the placeholders that can be used only in the admin notification panels are mentioned below:
Enkele van de placeholders die alleen in notificaties naar de beheerder kunnen worden gebruikt zijn:


{|
{|class="wikitable"
|{VIEWRESPONSEURL}||Displays an URL that, once click, redirects you to the respondent's submitted answer.
|{VIEWRESPONSEURL}||Toont een URL dat doorverwijst naar het door de deelnemer ingevulde antwoord.
|-
|-
|{EDITRESPONSEURL}||Displays an URL that, once click, redirects you to a LimeSurvey page from where you can edit the responses submitted by the respective survey participant
|{EDITRESPONSEURL}||Toont een URL waarmee je in LimeSurvey de antwoorden van de deelnemer kunt wijzigen.
|-
|-
|{STATISTICSURL}||Click on this URL in order to access the statistics of the survey
|{STATISTICSURL}||Een URL om de statistieken van deze enquête te bekijken.
|-
|-
|{ANSWERTABLE}||If you wish to display the submitted answers of the respondent in the admin notification email, use this email placeholder. In this way, you do not need anymore to access your LimeSurvey installation in order to check the submitted answers of the respective respondent (as the {VIEWRESPONSEURL} placeholder does).
|{ANSWERTABLE}||Als je de antwoorden van de deelnemer in de notificatie naar de beheerder wilt tonen kun je deze placeholder gebruiken. Je hoeft dan niet in LimeSurvey de antwoorden van de deelnemer te controleren (wat je met {VIEWRESPONSEURL} kunt).
|}
|}


<div class="simplebox">[[File:help.png]] '''Hints:'''
<div class="simplebox">[[File:help.png]] '''Tips:'''
* If your survey is using anonymized responses, then token-related placeholders will not work in the notification email template.
*Als je enquête anonieme responsen gebruikt dan zullen toegangscode-gerelateerde placeholders niet werken in een notificatie sjabloon.
* You can use [[Expression Manager|Expression Manager]] to use expressions for tailoring an email{{NewIn|1.92}}. Please have a look at the [[Expression Manager HowTos|Expression Manager HowTos]] for an example.
*Je kunt [[ExpressionScript - Presentation/nl|ExpressionScript]] gebruiken om met expressies maatwerk te maken voor een e-mail {{NewIn/nl|1.92}}. Een voorbeeld [[ExpressionScript How-tos/nl|hoe gebruik je ExpressionScript]].
* Also have a look at the examples on using [[Adding a question#Information from tokens table|information from tokens table]].</div>
* Een ander voorbeeld van het gebruik van [[Questions - introduction/nl#Informatie uit deelnemerstabel|toegangscodes]].</div>
 
{{Box|Voordat je e-mails gaat verzenden raden wij je aan om eerst deze [[Email templates/nl#Email sjabloonvelden|validatie van de sjablonen]] te doen. Klik op de knop onder de tekst om de expressies te valideren.}}
 


{{Box|Before sending the emails, we highly recommend the [[Email templates#Email templates fields|validation of your email templates]] - click on the validate expressions button located under the email text body.}}
====Afmelden door deelnemer====


Als je '''{OPTOUTURL}''' gebruikt in je e-mail dan kan de deelnemer zich uitschrijven voor de betreffende enquête. Als ze dat doen voorkomt de deelnemer dat hij/zij nog lastig gevallen wordt met herinneringen. De e-mailstatus van deze deelnemer in de enquête wordt dan 'OptOut' in de [[Survey participants/nl|deelnemerslijst]].


==Participant opt-out==
==Barebone URL==


When you use the '''{OPTOUTURL}''' tag in your invitation/reminder email, your participants have the possibility to opt out of this particular survey by just clicking on the related URL in the email - so you don't harass them with reminder emails. A participant that opted out of your survey will have the email status 'OptOut' set in the [[Survey participants|survey participants list]].
Een URL-placeholder heeft een bijbehorende Barebone-URL. Voorbeeld: @@ SURVEYURL @@: je kunt @@ OPTOUTURL @@, @@ OPTINURL @@… gebruiken


=Using replacement function=
=Gebruik vervangingsfunctie=


Some specific keywords can be used within your email templates. For example, certain keywords can be used in order to replaces the token URL address.
In het sjabloon van de e-mail kun je enkele specifieke keywords gebruiken om informatie van de toegangscode te gebruiken bijvoorbeeld voor het URL-adres van het token.


The below example uses a plain link to the survey instead of a long url:
Een voorbeeld is het gebruik van een duidelijke link naar de enquête in plaats van een lange URL:


1) First, access the email templates panel and choose ''Invitation''.
1) Ga naar het paneel e-mail sjablonen en kies ''Uitnodiging''.


2) Write the text you want to appear as link to start the survey.
2) Schrijf de tekst die getoond moet worden als link om de enquête te starten.


3) Then select that text.
3) Selecteer daarna die tekst.


[[File:mark_text_to_hyperlink.jpg]]
[[File:mark_text_to_hyperlink.jpg]]


4) Add the placeholder for the plain link @@SURVEYURL@@ and choose other from the protocol-select-box.
4) Voeg de placeholder voor de link @@SURVEYURL@@ toe en kies <other> in de dropdownlijst van het protocol.


[[File:add_link_placeholder_choose_other.jpg]]
[[File:add_link_placeholder_choose_other.jpg]]


Now, when you send out your invitation emails, the link to start the survey will be something shorter and not a long url.
Als je nu een uitnodiging verstuurt zal er een kortere url gebruikt worden om de enquête te starten.
 
=Bijlagen=
 
==Bestandsacties==
 
Wanneer je op '''Bestand toevoegen''' klikt, verschijnt het volgende venster met de vraag om te kiezen welk document je aan de e-mail wilt toevoegen:
 
 
[[File:Upload_files_-_email_templates.png]]
 
 
Bijlagen kunnen onderin het scherm van het bewerken van het sjabloon worden toegevoegd. E-mail bijlagen worden geüpload per enquête.
 
Je kunt ook altijd een bestand uploaden van je eigen computer naar je LimeSurvey-installatie met de knop '''upload''' en dan de bijlage te selecteren.
 
Als je na selectie er dubbel op klikt dan wordt het bestand getoond in de tabel '''Bestanden''' onder de knop '''Bestand toevoegen'''.
 
 
[[File:Files_table_-_email_templates.png]]
 
 
Als je het bestand blijvend wil toevoegen aan dat sjabloon sla de wijziging dan op met knop rechtsboven op het scherm.
 
De bepaling of er wel/niet een bijlage toevoegt moet worden, bij het versturen van een e-mail naar een specifieke deelnemer, kan worden genomen op basis van een relevantie-vergelijking per bijlage.
 
Alle functies van [[ExpressionScript - Presentation/nl|ExpressionScript]] kunnen worden gebruikt, net als de attributen  van toegangscodes/tokens (als de enquête tokens gebruikt).
 
Bij de sjablonen voor de uitnodiging / bevestiging kan ook gebruik gemaakt worden van de  [[ExpressionScript - Presentation/nl#Toegang tot variabelen|vraagcodes]] in de enquête.
 
Als je het bestand wilt verwijderen dan klik je op de knop '''rode afvalbak''' onder de kolom '''Actie''' en sla de wijziging op.
 
{{Alert|title=Attentie|text=
*Als een bestand niet gevonden wordt, dan wordt de e-mail zonder bijlage verzonden.
*Exporteren / importeren van een enquête betekent niet dat geüploade bestanden worden meegenomen. De instellingen voor bijlagen worden wel overgenomen, evenals de relevantie-vergelijkingen.}}
 
==Afbeelding==
 
 
Je kunt een afbeelding in de e-mail toevoegen met HTML. Hiertoe moet je de URL-bron van de afbeelding bijwerken om deze in te stellen ten opzichte van de openbare map van je LimeSurvey-installatie.
 
 
[[File:Image-email-embed.png]]
 
 
{{Alert|De bron moet relatief zijn ten opzichte van de openbare map op de server. Als de limesurvey-installatie in een submap staat: deze afbeelding wordt niet weergegeven in de HTML-editor.}}

Latest revision as of 17:52, 8 October 2022

Other languages:


Introductie

Met sjablonen voor e-mail kun je snel persoonlijk gemaakte uitnodigingen, herinneringen, bevestigingen en registraties e-mailen naar de mensen die meedoen aan je enquête, Je kunt ook allerlei notificaties naar de beheerders opmaken.

Klik in de enquête Instellingen op de tab E-mail sjablonen:



Als je een hoofdbeheerder bent (je hebt toegang tot de algemene instellingen van de LimeSurvey installatie), kun je de standaard HTML editor-mode wijzigen voor alle LimeSurvey gebruikers. Meer informatie.


  Attentie : Als je de popup/inline HTML-editor wilt gebruiken moet je de HTML-formaat voor toegangscode e-mails gebruiken: inschakelen! Kijk op het menu Instellingen van je enquête op de tab Deelnemers.


Paneel e-mail sjabloon

Het paneel:



In het voorbeeld wordt de "HTML-source" editor-mode gebruikt. Deze instelling kun je hier wijzigen.


Je kunt tekstvelden wijzigen als je de instelling Inline HTML-editor mode in je account-instellingen kiest.


De type e-mails die er naar gebruikers en/of beheerders kunnen worden verzonden:


Uitnodiging

De functie Uitnodiging gebruik je als je veel e-mails wilt versturen naar alle deelnemers in je deelnemerstabel die nog geen uitnodiging gekregen hebben om je enquête in te vullen.

In het paneel e-mail sjablonen kun je het bericht dat je wilt versturen wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal placeholders gebruiken. Je kunt met ExpressionScript je sjabloon mooier maken.

Herinnering

De functie Herinnering gebruik je als beheerder als je deelnemers wilt herinneren aan het feit dat de enquête nog niet is ingevuld.

In het paneel e-mail sjablonen kun je het formaat van de herinnering wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal placeholders gebruiken. Je kunt met ExpressionScript je sjabloon mooier maken.

NB: Een herinnering wordt natuurlijk niet verzonden aan een deelnemer als die de enquête al afgerond heeft of geen deelnemer aan de enquête is.

Bevestiging

Als er toegangscode worden gebruikt en een deelnemer voltooid de enquête dan wordt er een bevestiging verstuurd naar het e-mailadres van die deelnemer. Deze bevestiging kun je uitzetten.

Klik op de tab Bevestiging als je sjabloon wilt wijzigen. Controleer de placeholders om te zien welke je kunt gebruiken bij dit type e-mail. Je kunt met ExpressionScript je sjabloon mooier maken.

Registratie

Als de enquête besloten is (er is een deelnemerstabel, alleen deelnemers met een unieke code mogen die bepaalde enquête invullen. Als je toestaat dat deelnemers zichzelf aanmelden, wordt er een record in de deelnemerstabel opgevoerd met de naam en het e-mailadres. Een run op de achtergrond zal dan de toekomstige deelnemer een e-mail sturen ter registratie. Het bevat de URL met het de toegangscode (token) dat aan de deelnemer is toegekend.

Klik op de tab Registratie om het formaat van deze e-mail te wijzigen. Je kunt in het bericht een aantal placeholders gebruiken. Je kunt met ExpressionScript je sjabloon mooier maken.

Basis en gedetailleerde beheer-notificaties

Stel om als beheerder notificaties te krijgen op de tab Melding & data een e-mailadres in bij "E-mail basis bevestiging naar" en nog een (mag hetzelfde zijn) bij "E-mail gedetailleerde bevestiging naar".

Standaard is het enige verschil tussen deze twee dat er bij de gedetailleerde notificatie een extra placeholder {ANSWERTABLE} is. De ontvanger kan dan de antwoorden op de enquête bekijken zonder dat hij dat via de applicatie hoeft te doen.

Ook hier kun je natuurlijk ExpressionScript en placeholders gebruiken om de sjablonen aan te passen.

Sjabloonvelden

Elk sjabloon bevat:

  • Het onderwerp van de e-mail
  • De e-mail body: Het eigenlijke bericht naar de deelnemer. Het kan tekst en afbeeldingen bevatten. Je kunt ook hier placeholders en de ExpressionScript gebruiken.
NB: Als je een enquête hebt met meer dan een taal dan is er een extra tab boven de tab met de e-mail sjablonen. Als je op deze tab klikt dan kun je de taal wijzigen en krijg je de teksten in de gekozen taal. Je kunt deze dan per sjabloon wijzigen. Sla je wijzigingen op.


  • E-mail acties:
    • Reset dit sjabloon: De HTML-code wordt gereset, er wordt geen tekst verwijderd.
    • Expressies valideren: De logica van de e-mail wordt gecontroleerd, worden de placeholders goed gebruikt. Valideer een sjabloon altijd voordat je het in productie gaat gebruiken om e-mails te verzenden. In het voorbeeld zie je in het rood een klein tikfoutje:


E-mail placeholders

  Attentie : Let op. Enkele placeholders kunnen alleen in bepaalde e-mailsjablonen gebruikt worden! Hieronder staat dat beschreven.


In de standaard e-mailsjablonen kunnen verschillende placeholders zowel in de tekst (body) als in het onderwerp gebruikt worden. Een placeholder verbindt de e-mail met de gegevens van de deelnemer uit je lijst met deelnemers. De gegevens (e-mailadres, voornaam, achternaam, ...) uit de deelnemerstabel vervangen dan de placeholder voor elke deelnemers die een e-mail krijgt.

Hier onder staan de placeholders die gebruikt kunnen worden in het bericht van je uitnodiging of herinnering e-mail sjablonen. De placeholders worden bij het verzenden vervangen in de voorvertoning van je uitnodiging / herinnering met gegevens van je enquête en de deelnemerstabel.

{ADMINEMAIL} E-mailadres van de beheerder van de enquête
{ADMINNAME} Naam van de beheerder van de enquête
{SURVEYNAME} Titel van de enquête
{SURVEYDESCRIPTION} Beschrijving van de enquête

De volgende placeholders kunnen gebruikt worden in uitnodigingen en herinneringen (zowel in de berichttekst als in het onderwerp):

{EMAIL} E-mailadres ontvanger
{FIRSTNAME} Voornaam
{LASTNAME} Achternaam
{SURVEYURL} De URL om de enquête te starten. Als je HTML e-mails stuurt dan ziet de deelnemer de volledige URL.
@@SURVEYURL@@ De URL om de enquête te starten, de barebone link. Je kunt dit gebruiken als je de link in eigen HTML-elementen wilt gebruiken (beschikbaar van versie v1.90).
{OPTOUTURL} De URL voor afmelding voor het ontvangen van e-mails over deze enquête. Bij de HTML-versie een volledige link.
{OPTINURL} Als de deelnemer is uitgesloten en wil meedoen aan de enquête dan kan die deelnemer zich aanmelden voor het ontvangen van uitnodigingen en herinneringen.
{GLOBALOPTOUTURL} De URL voor een deelnemer om zich af the melden (opt-out) voor de centrale deelnemerslijst van de website - deze link wordt getoond in de HTML-versie van het berichtensjabloon
{TOKEN} De toegangscode (token) om de enquête te kunnen invullen.
{USESLEFT} Aantal keer dat het token nog gebruikt kan worden.
{VALIDFROM} De datum waarop het token geldig wordt.
{VALIDUNTIL} De datum waar tot het token geldig is.
{EMAILSTATUS} Gebruikt voor het overslaan van e-mails vij het verzenden. Standaard e-mail status is "OK".
{LANGUAGE} Gebruikt voor het definiëren van de taal die gebruikt moet worden voor e-mails en enquête URL bij meertalige enquêtes.
{SENT} Verzenddatum uitnodiging in ISO8601 formaat met tijd (Y-m-d H:i:s in PHP)
{REMINDERSENT } Datum verzenden herinnering in ISO8601 formaat met tijd (Y-m-d H:i:s in PHP)
{REMINDERCOUNT} Aantal al verzonden herinneringen
{COMPLETED } Datum waarop de enquête helemaal is ingevuld
{TID} Interne ID in de tabel token
{ATTRIBUTE_1} Attribuut 1
{ATTRIBUTE_2} Attribuut 2 (...enz.)

Als de enquête niet anoniem is kun je met placeholders gebruiken om specifieke deelnemersgegevens in het paneel Enquête tekstelementen (bijv. enquête-beschrijvingen, welkomsttekst en eindtekst).

{TOKEN:EMAIL} E-mailadres van deelnemer
{TOKEN:FIRSTNAME} Voornaam deelnemer
{TOKEN:LASTNAME} Achternaam deelnemer
{TOKEN} De toegangscode (token)
{TOKEN:ATTRIBUTE_1} "Attribuut 1" van de deelnemer
{TOKEN:ATTRIBUTE_2} "Attribuut 2" van de deelnemer, enz.
Meer informatie over het beheren van attributen.

Deze placeholders kunnen ook worden gebruikt in bevestiging en notificatie e-mailsjablonen.

Bepaalde placeholders kunnen alleen worden gebruikt in de notificatie sjablonen. Er wordt per response een e-mail verzonden naar de beheerder!

Enkele van de placeholders die alleen in notificaties naar de beheerder kunnen worden gebruikt zijn:

{VIEWRESPONSEURL} Toont een URL dat doorverwijst naar het door de deelnemer ingevulde antwoord.
{EDITRESPONSEURL} Toont een URL waarmee je in LimeSurvey de antwoorden van de deelnemer kunt wijzigen.
{STATISTICSURL} Een URL om de statistieken van deze enquête te bekijken.
{ANSWERTABLE} Als je de antwoorden van de deelnemer in de notificatie naar de beheerder wilt tonen kun je deze placeholder gebruiken. Je hoeft dan niet in LimeSurvey de antwoorden van de deelnemer te controleren (wat je met {VIEWRESPONSEURL} kunt).
Tips:
  • Als je enquête anonieme responsen gebruikt dan zullen toegangscode-gerelateerde placeholders niet werken in een notificatie sjabloon.
  • Je kunt ExpressionScript gebruiken om met expressies maatwerk te maken voor een e-mail (Nieuw in 1.92). Een voorbeeld hoe gebruik je ExpressionScript.
  • Een ander voorbeeld van het gebruik van toegangscodes.
Voordat je e-mails gaat verzenden raden wij je aan om eerst deze validatie van de sjablonen te doen. Klik op de knop onder de tekst om de expressies te valideren.


Afmelden door deelnemer

Als je {OPTOUTURL} gebruikt in je e-mail dan kan de deelnemer zich uitschrijven voor de betreffende enquête. Als ze dat doen voorkomt de deelnemer dat hij/zij nog lastig gevallen wordt met herinneringen. De e-mailstatus van deze deelnemer in de enquête wordt dan 'OptOut' in de deelnemerslijst.

Barebone URL

Een URL-placeholder heeft een bijbehorende Barebone-URL. Voorbeeld: @@ SURVEYURL @@: je kunt @@ OPTOUTURL @@, @@ OPTINURL @@… gebruiken

Gebruik vervangingsfunctie

In het sjabloon van de e-mail kun je enkele specifieke keywords gebruiken om informatie van de toegangscode te gebruiken bijvoorbeeld voor het URL-adres van het token.

Een voorbeeld is het gebruik van een duidelijke link naar de enquête in plaats van een lange URL:

1) Ga naar het paneel e-mail sjablonen en kies Uitnodiging.

2) Schrijf de tekst die getoond moet worden als link om de enquête te starten.

3) Selecteer daarna die tekst.

4) Voeg de placeholder voor de link @@SURVEYURL@@ toe en kies <other> in de dropdownlijst van het protocol.

Als je nu een uitnodiging verstuurt zal er een kortere url gebruikt worden om de enquête te starten.

Bijlagen

Bestandsacties

Wanneer je op Bestand toevoegen klikt, verschijnt het volgende venster met de vraag om te kiezen welk document je aan de e-mail wilt toevoegen:



Bijlagen kunnen onderin het scherm van het bewerken van het sjabloon worden toegevoegd. E-mail bijlagen worden geüpload per enquête.

Je kunt ook altijd een bestand uploaden van je eigen computer naar je LimeSurvey-installatie met de knop upload en dan de bijlage te selecteren.

Als je na selectie er dubbel op klikt dan wordt het bestand getoond in de tabel Bestanden onder de knop Bestand toevoegen.



Als je het bestand blijvend wil toevoegen aan dat sjabloon sla de wijziging dan op met knop rechtsboven op het scherm.

De bepaling of er wel/niet een bijlage toevoegt moet worden, bij het versturen van een e-mail naar een specifieke deelnemer, kan worden genomen op basis van een relevantie-vergelijking per bijlage.

Alle functies van ExpressionScript kunnen worden gebruikt, net als de attributen van toegangscodes/tokens (als de enquête tokens gebruikt).

Bij de sjablonen voor de uitnodiging / bevestiging kan ook gebruik gemaakt worden van de vraagcodes in de enquête.

Als je het bestand wilt verwijderen dan klik je op de knop rode afvalbak onder de kolom Actie en sla de wijziging op.

  Attentie :
  • Als een bestand niet gevonden wordt, dan wordt de e-mail zonder bijlage verzonden.
  • Exporteren / importeren van een enquête betekent niet dat geüploade bestanden worden meegenomen. De instellingen voor bijlagen worden wel overgenomen, evenals de relevantie-vergelijkingen.


Afbeelding

Je kunt een afbeelding in de e-mail toevoegen met HTML. Hiertoe moet je de URL-bron van de afbeelding bijwerken om deze in te stellen ten opzichte van de openbare map van je LimeSurvey-installatie.



  De bron moet relatief zijn ten opzichte van de openbare map op de server. Als de limesurvey-installatie in een submap staat: deze afbeelding wordt niet weergegeven in de HTML-editor.


Retrieved from "http://manual.limesurvey.org/index.php?title=Email_templates/nl&oldid=174689"