Niet verzonden e-mail (bounce)

Inleiding

Het systeem voor het controleren van niet verzonden e-mail (beschikbaar vanaf versie v1.91) ziet welke e-mails niet goed verzonden zijn. Dit gaat via de "mail delivery notification failure report" en daarbij wordt het e-mailadres van de beheerder, dat gebruikt wordt om e-mails te verzenden, gebruikt of het speciale account dat alleen voor deze bounces gebruikt wordt. Ook de credentials en de connectie-details van dit account worden gebruikt.

Vereisten

De php5-imap module moet op de server zijn geïnstalleerd. Dit kun je controleren, door te kijken in PHPInfo, dat je via LimeSurvey kunt bekijken op de Instellingen.

Zoek naar de imap sectie, het ziet er ongeveer als volgt uit:

Als er geen php5-imap geïnstalleerd is, en je mag ook niet naar de root van de server, dan kun je via de voor jouw geldende procedures proberen te installeren. In geval van: http://www.electrictoolbox.com/install-php-imap-debian/ . Je moet dan wel je webserver opnieuw starten, bijvoorbeeld met "apache/usr/sbin/apache2ctl restart"

Werking

De redenen voor het ontwikkelen van dit bounce-systeem is het verminderen van het werk met de handleiding in de hand en het verminderen van menselijke fouten.

Als er een e-mail verzonden wordt, dan wordt er door dit systeem automatisch een survey-id en token-id aan de e-mailheader toegevoegd.

Deze headers, ook wel "custom headers", worden toegevoegd aan elke uitnodiging die naar deelnemers wordt verzonden.

Wanneer de e-mail bounced, dus niet verzonden kon worden, dan wordt de originele header ontvangen met de header van de "Delivery notification". Het systeem kijkt in de e-mails die ontvangen worden of er een aangepaste header in staat en legt de bounce van die e-mail dan vast in de tabel token.

Installatie

Het systeem kan op algemeen niveau of op enquête niveau werken. Op algemeen niveau kunnen de instellingen worden ingesteld bij Instellingen -> Bounce instellingen.

Het instellen voor een specifieke enquête kan bij het toegangscode beheer van die enquête.

Zoals je in de afbeelding hierboven ziet, moet de te gebruiken instelling worden vastgelegd. De opties zijn:

• Geen
• Gebruik onderstaande instellingen
• Gebruik algemene instellingen

Starten bounce-verwerking in v2.5

Indien bounce-verwerking ingeschakeld is kun je deze verwerking van geweigerde e-mails starten met de bijbehorende menu-keuze op "Uitnodigingen en herinneringen" van het menu "Deelnemers aan de enquête".

Om op het menu "Deelnemers aan de enquête" te komen klik je op de gelijknamige knop in het linkermenu of de gelijknamige knop in het hoofdmenu.

Na het selecteren van deze optie wordt er een voortgangsbalk weergegeven met na het afronden een verslag van de verwerking.

"NB.: in enkele versies is de menu-keuze niet goed getoond. Dit is aangepast in build 160714 van 14-07-2016"

Starten bounce-verwerking in oudere versies

Om de bounce verwerking te starten, moet je nog wel klikken op het icoon in de toolbar (zie onderstaand plaatje).

Na het klikken op het icoon krijg je een popup met een voortgangsmeter.

Wacht totdat het proces klaar is. Er wordt dan een resultaat getoond op een ververste respons-pagina (mogelijk moet je het verversen van je pagina zelf doen). De deelnemers van wie de uitnodiging terug is ontvangen (bounce) omdat het e-mailadres niet klopt zijn gemarkeerd met een rood e-mailadres en een e-mailstatus bounced in plaats van OK.