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Base de données centrale des participants

From LimeSurvey Manual

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Introduction

Pour accéder à cette fonctionnalité : Configuration -> Base de données centrale des participants :



Cette fonctionnalité permet à l'administrateur de stocker les informations sur les participants dans une table centrale indépendante de toute table des participants à l'enquête. Ses avantages majeurs sont :

  • La table centrale fait office de table de secours. Si un utilisateur crée une nouvelle enquête, il n'aura pas besoin d'exporter ses participants vers un fichier CSV puis de les réimporter dans une nouvelle enquête.
  • Les utilisateurs n'ont qu'à ajouter les participants au tableau central. Ensuite, les mêmes participants peuvent être ajoutés à autant d'enquêtes que l'utilisateur le souhaite.
  • Dans le cas où plusieurs utilisateurs ont accès à une installation LimeSurvey, son(ses) propriétaire(s) peuvent choisir de partager leurs participants avec d'autres utilisateurs et également définir l'accès. droits pour les utilisateurs partagés.

Vous pouvez également trouver dans votre installation LimeSurvey un contrôle d'attribut avancé et plusieurs autres fonctionnalités.

Les outils de gestion du panel des participants

Les options suivantes sont disponibles :



Afficher les participants à la CPDB

C'est l'élément principal de ce panneau. La majorité des options sont accessibles à partir d'ici, comme l'ajout, la suppression, l'exportation, l'ajout de participants aux enquêtes, etc.

Cinq options sont disponibles dans la colonne Action pour chaque participant listé dans le tableau :




Avant d'accéder aux options mentionnées ci-dessus, vous devez avoir des utilisateurs répertoriés dans votre base de données. Pour les créer, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau participant, situé dans la partie supérieure droite de la fenêtre.


Ajouter un participant

Cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau participant situé dans la partie supérieure droite de la fenêtre : Fichier:Ajouter un nouveau participant CPDB.png.

Une boîte de dialogue avec les attributs de base suivants apparaîtra alors :



Des attributs personnalisés peuvent être ajoutés. Pour plus de détails, consultez les sections attributs et exemples.


Modifier le participant

Pour modifier les attributs de base et/ou personnalisés d'un participant, cliquez sur le premier bouton (de gauche à droite) situé dans la colonne Action (Fichier:Modifier le participant CPDB.png). Une fenêtre avec tous les attributs disponibles s'affichera.

Supprimer un participant

Vous pouvez facilement supprimer un ou plusieurs participants :

  • Si vous souhaitez supprimer un participant, accédez à la ligne où se trouve le participant concerné et cliquez sur le bouton poubelle rouge : .
  • Si vous souhaitez supprimer deux participants ou plus, cliquez sur le bouton Participant(s) sélectionné(s)... (sous la dernière ligne, sous la colonne Action) après avoir sélectionné les entrées correspondantes : . Ensuite, cliquez sur l'option de suppression.

Lorsque vous supprimez le(s) participant(s), trois options s'offrent à vous :



1) Supprimer uniquement du panneau central : La première option supprime le participant de la base de données centrale des participants uniquement. Si le participant figure dans un tableau des participants à l’enquête, il ne sera pas supprimé.

2) Supprimer du panel central et des enquêtes associées : La deuxième option supprime le participant du panel central et des enquêtes auxquelles il a été ajouté, mais ses réponses ne sont pas supprimées.

3) Supprimer du panel central, des enquêtes associées et toutes les réponses associées : La troisième option supprime toute trace de ce participant du système, y compris ses réponses.


  Attention : Veuillez noter que dans les trois scénarios, les liens créés dans le but de conserver l'historique d'un participant sont également supprimés.


Partager le participant

Il s'agit d'une autre caractéristique importante de la Base de données centrale des participants'. Vous pouvez partager vos participants avec d'autres utilisateurs. Il vous suffit de sélectionner le(s) participant(s) que vous souhaitez partager et de cliquer soit sur l'icône flèche verte droite (File:Share participa CPDB.png) soit sur le Participant(s) sélectionné(s)...' bouton situé en bas à gauche du tableau des participants. Une boîte modale s'ouvrira qui vous permettra de sélectionner l'utilisateur avec lequel vous souhaitez partager le(s) participant(s) respectif(s). Vous pouvez également définir si l'utilisateur qui partage votre participant peut modifier ces participants. Si vous le définissez sur « Non », ils obtiendront une erreur d'accès refusé lorsqu'ils tenteront de modifier les entrées du participant partagé.


Liste des enquêtes actives

Si vous cliquez sur l'icône suivante (File:List active Surveys CPDB.png), toutes les enquêtes actives auxquelles le participant concerné a été ajouté seront répertoriées.

Ajouter un participant à l'enquête

L'ajout d'un participant à une enquête peut se faire en cliquant sur la dernière icône (File:Add participant to Survey CPDB.png) de la colonne Action. Si vous souhaitez ajouter plus d'un participant à une enquête, marquez-les et sélectionnez l'option Partager dans la boîte de dialogue Participant(s) sélectionné(s)... (située en bas). partie gauche de la table centrale.



Veuillez noter que si vous souhaitez ajouter des participants de la base de données centrale à une enquête, l'enquête correspondante doit contenir un tableau des participants à l'enquête ! Pour plus de détails, veuillez continuer à lire la section wiki suivante.

Le titre de la boîte de dialogue vous montrera le nombre de participants qui vont être ajoutés à l'enquête respective. En plus de cela, il y a également une case à cocher qui, si elle est cochée, vous amènera au tableau des participants à l'enquête à laquelle vous ajoutez les participants.

Après avoir cliqué sur « Suivant », vous serez redirigé vers la page de la carte d'attributs.

La page de mappage d'attributs contient quatre tableaux et utilise une fonctionnalité avancée de glisser-déposer :



  • Le premier tableau, « Attributs des participants non mappés », montre tous les attributs présents dans la base de données centrale des participants. Ils ne sont actuellement pas cartographiés et ne sont pas présents dans le tableau des participants à l'enquête. Ces attributs non mappés peuvent soit être déplacés dans le tableau « Attributs de jeton à créer » qui crée de nouveaux attributs dans le tableau des participants à l'enquête, soit ils peuvent être fusionnés avec les attributs de jeton existants en faisant glisser les attributs non mappés dans les « Attributs de jeton existants ». ', en plus de l'attribut de jeton existant avec lequel vous souhaitez fusionner.
  • Le deuxième tableau, « Attributs de jeton à créer », vous aide à copier les attributs des participants non mappés dans le tableau des participants à l'enquête, créant ainsi de nouvelles colonnes. Faites glisser le ou les attributs que vous souhaitez ajouter au tableau des participants à l'enquête et déposez-les dans le deuxième tableau. De cette manière, de nouvelles colonnes/attributs seront ajoutés au tableau des participants à l'enquête.
  • Le troisième tableau, « Attributs de jeton existants », affiche les attributs actuels existant dans le tableau des participants à l'enquête. Déposez les attributs non mappés ici si vous souhaitez copier les données des attributs non mappés dans l'un des attributs de jeton existants (voir capture d'écran ci-dessous)
  • Le quatrième tableau, « Champs de jetons standard », affiche les champs de jetons standard qui peuvent être fusionnés avec des attributs de participant non mappés. Le seul champ de jeton standard d'un tableau de participants à une enquête qui peut être modifié est celui Jeton. Ceci est important lorsque vous souhaitez, par exemple, copier facilement les codes de jetons sur différentes installations de LimeSurvey.



Vous pouvez également remplacer les valeurs d'attribut de jeton existantes du tableau des participants à l'enquête si un participant existe déjà. Utilisez cette option avec prudence afin de ne perdre aucune donnée importante sur les répondants à l'enquête.


Après avoir mappé tous les attributs, vous pouvez cliquer sur Continuer. Après avoir traité les participants, une page de résumé s'affichera, vous indiquant combien de participants ont été copiés avec succès. Si vous avez déjà demandé une redirection, vous serez redirigé vers le tableau des participants à l'enquête, sinon vous serez redirigé vers la page principale de la CPDB.


Infos

Affiche les statistiques CPDB :



1) Total participants dans la table centrale : Le nombre total de participants localisés dans la base de données centrale des participants.

2) « Participants dont vous êtes propriétaire » : affiche le nombre total de participants dont vous êtes propriétaire. Par défaut, les nouveaux participants inscrits dans la base de données centrale des participants ont pour propriétaire l'utilisateur qui les a ajoutés en premier .

3) « Participants partagés avec vous » : Le nombre de participants qui ont été partagés avec vous par d'autres utilisateurs.

4) « Participants que vous avez partagés » : Le nombre de participants que vous avez partagés avec d'autres utilisateurs.

5) « Participants sur liste noire » : Le nombre de participants sur liste noire.

6) Total des attributs dans la table centrale : Le nombre total d'attributs que l'on peut trouver dans la table centrale.

Importer

Si vous souhaitez ajouter des participants via la fonction d'importation, cliquez sur le bouton Importer qui se trouve sur la barre d'outils principale de la page Base de données centrale des participants :

Les options suivantes sont disponibles :



Veuillez noter le texte de la zone Format d'entrée CSV :

Le fichier doit être un fichier CSV standard (délimité par des virgules) avec des guillemets doubles facultatifs autour des valeurs (par défaut pour OpenOffice et Excel) . La première ligne doit contenir les noms des champs. Les champs peuvent être dans n'importe quel ordre.

Champ obligatoire : email

Champs optionnels : prénom, nom, liste noire, langue


Étapes pour importer

1) Sélectionnez un fichier à importer et précisez les paramètres qui lui sont associés.

2) Mappez les attributs du fichier CSV. Importez les données d'attribut soit dans un attribut existant de la base de données centrale des participants, soit dans une nouvelle colonne en créant un nouvel attribut. L'attribut nouvellement créé sera de type zone de texte - le format pourra être modifié ultérieurement.



Dans la capture d'écran ci-dessus, un nouvel attribut appelé "New Age" sera créé. Les données de l'attribut « Sexe » ont été mappées et copiées dans l'attribut « Sexe » existant à partir de la base de données centrale des participants.

3) Cliquez sur Continuer et attendez que le processus soit terminé. A la fin, un bref résumé sera affiché.



Clicking OK will redirect you to the participants screen, showing you the newly imported participants.

Blacklist settings

The Blacklist settings button is available on the main toolbar of the Central participant database page. Once you click it, the following page will be displayed.



The following Yes/No options are available:

  • Blacklist all current surveys for participant once the global field is set: If set to Yes, the blacklisted participant(s) cannot be added to any survey.
  • Blacklist participant for any new added survey once the global field is set: If new surveys are created, the respective participant(s) cannot be added to them (if Yes is picked up). However, they can still be added to those surveys created earlier.
  • Allow blacklisted participants to be added to a survey: Even if a participant is blacklisted, they can still be added to a survey.
  • Hide blacklisted participants: Useful function when you would like to hide participant for a specific amount of time and then make them available for the rest of users with whom those blacklisted participants have been shared with.
  • Delete globally blacklisted participants from the database: If Yes, the blacklisted participants will be deleted from the database.
  • Allow participant to un-blacklist himself/herself: If Yes, participants can un-blacklist themselves without the help of a LimeSurvey user.

Attributes

To access the Attributes management panel, click the Attributes button located on the main toolbar of CPDB main page:



The attribute management facilitates the addition of three types of attributes: text box, date, and drop-down list. To add a new attribute, click tAdd new attribute located in the upper-right part of the window:



When adding a new attribute, the following options are available:

  • Defaultname: It will be used by LimeSurvey to name the attribute in case no other English name is provided.
  • Attribute type: You can choose either of the attribute types and the associated user interface will be presented to you while editing.
  • Should this attribute be visible on the panel?: It can be Yes or No. This function determines whether the attribute is visible in the CPDB table or not. This can be later edited from the Visible column that is located in the main attributes table.
  • Languages: If you would like LimeSurvey not to use the defaultname as the name of the attribute, type here the desired name. Please note that the attribute management has multilingual support. Click on the plus sign after you have selected the language. A new field will appear below the English/default language.

Once the changes are done, click Save.

We recommend tha you write the name of the attribute in the corresponding language box even if you use only one language (the base language). The reason for this is that when you map attributes and you wish to add them to different survey participants table, the defaultname of the attribute is not displayed in the respective panel - only the name you give in the corresponding language box is shown.

In the attributes table, two actions are available (see the Action column):

If you click the first icon, a dialog box will be displayed. It includes the basic settings of the selected attribute that can be edited according to your needs.

To delete an attribute from the table, click on the red trash button, located next to the edit button. Clicking the delete button will not only delete the attribute, but also the associated values from the CPDB.

Share panel

The share panel shows all the information related to the shared participants. Please note that this panel shows only the shared participants owned by that particular user.



This panel shows values like:

1) Last name

2) First name

3) Email address

4) Shared by

5) Owner

6) Date added

7) Can edit?

This information is for viewing/sorting purposes. Only the Can Edit field is editable for the user. The Can edit field allows you to determine whether to allow the respective participant to be editable by the user with whom that participant was shared with or not. Clicking on the check box will make an AJAX call and save the changes on the server.

Export participants

The export function is located on the main toolbar of the Central participant database page:

When exporting to CSV, you are presented with a dialog box that asks you to mark the attributes you wish to export.

You can export:

  • None of the additional attributes
  • All the additional attributes
  • Certain additional attributes



The format of the exported file will be CSV.

Export filtered participants

To export filtered participants, use first the search filters. Then. click the checkbox located on the left side of the Action column (to select all the filtered participants). Then, click the Selected participant(s)... button located at the bottom-right side of the table and select the export function. In this way, only the filtered participants will be exported.

Search filters

If you wish to filter the users from your database, use the search/dropdown boxes located below each column title:



Enter information in the search fields or select from the dropdown lists (when possible) the participants you want to be listed after the filtering process.

Additional information

Additional (technical) information is available in the Central participants database (User panel) Development wiki.

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