Exporting results/fr

{BOX(title="IMPORTANT")}Cette page n'est pas le contenu officiel de la traduction de limesurvey. Elle sera remplacé par la traduction de la page anglaise:{TRANSLATED(lang="en")}Exporting results{TRANSLATED} {BOX}

Copié-collé sauvage de l'article http://quanti.hypotheses.org/348/ le 14 juin 2009



=Pour transférer les données de LimeSurvey vers votre logiciel de statistique préféré (R, SAS, SPSS, autre).=

On top of the page several export options are listed.



Pourquoi faut-il transférer les réponses vers un autre logiciel ? La réponse est simple : LimeSurvey n&rsquo;inclut pratiquement aucun outil d&rsquo;analyse des données. Tout au plus, vous avez la possibilité d&rsquo;obtenir les tris à plat des variables de l&rsquo;enquête, et les graphiques correspondants :
 * 1. Dans la barre &laquo;Administration&raquo;, cliquez sur l&rsquo;icône : &laquo;Lister les questionnaires&raquo;.
 * 2. Cliquez sur l&rsquo;enquête dont vous voulez voir les résultats.
 * 3. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Parcourir les réponses pour ce questionnaire&raquo;.
 * 4. Dans la barre &laquo;Parcourir les réponses&raquo;, cliquez sur : &laquo;Donner les statistiques de ces réponses&raquo;.
 * 5. Cochez l&rsquo;option &laquo;Visualiser le résumé de tous les champs disponibles&raquo;.
 * 6. Cocher l&rsquo;option &laquo;Afficher les graphiques&raquo;.
 * 7. Cliquez sur le bouton &laquo;Visualisez les statistiques&raquo; en bas de la page.



=SPSS Export=

General
SPSS Statistics is a software package used for logical batched and non-batched statistical analysis. You can use official SPSS package or use GNU PSPP replacement for the proprietary program SPSS.

To export your response data to SPSS go to Responses & Statistics section and click the icon to export to SPSS.

Export and filter data
Vous obtenez ainsi, pour chaque question de votre enquête, un tableau statistique et un graphique présentant la distribution des réponses, en effectifs et en pourcentages, comme dans cet exemple tiré de l&rsquo;enquête de Samuel Coavoux sur les joueurs de World of Warcraft :

Et si vous ne voulez pas tous les tris à plat, il vous suffit de ne pas cocher &laquo; Visualiser le résumé de tous les champs disponibles &raquo;, mais seulement les questions qui vous intéressent. Cela dit, vous ne pourrez pas aller beaucoup plus loin. Par exemple, impossible apparemment de faire un tableau croisé&hellip;

After having downloaded these files you can open them using a raw text editor like notepad to take a look how the exported data looks like. The syntax file holds the commands that should be run to import the data. It is like a programming language inside SPSS. The data file contains a comma separated file with all data. If you just import this data as csv via a wizard you loose information about questions, labelsets etc. so we don't do that.

Import data in SPSS
Place the two files in the same folder on your drive (example: c:\data\survey_xxxx_SPSS_syntax_file.sps and c:\data\survey_xxxx_SPSS_data_file.dat)

We have two options now:

1. When using Windows use the explorer to browse to the folder used above. If SPSS is connected to the .sps file extension you can just open the file by double clicking it:



Now you can just choose Run->All from the opened window and after some time have your output dataset that you can save as a normal .sav file.

Pour réaliser des analyses, même très simples, de vos données, il n&rsquo;y a donc qu&rsquo;une seule solution : &laquo; exporter &raquo; les données de votre enquête, et les transférer dans le logiciel de statistique que vous avez l&rsquo;habitude d&rsquo;utiliser. L&rsquo;avantage, c&rsquo;est que LimeSurvey offre des solutions d&rsquo;exportations du questionnaire et des réponses vers plusieurs logiciels d&rsquo;analyse des données, que nous allons donc passer en revue ci-dessous, avant de voir comment faire pour les exporter vers d&rsquo;autres logiciels : LimeSurvey propose des solutions pour R et pour SPSS, et je vous propose de mon côté, à la fin de cet articler, une macro Word pour transférer vers SAS votre enquête réalisée avec LimeSurvey.

Transférer les réponses vers R
Feel free to add more information if you have some!

LimeSurvey offre la possibilité d&rsquo;exporter facilement les données vers le logiciel libre d&rsquo;analyse des données R :
 * 1. Dans la barre &laquo;Administration&raquo;, cliquez sur l&rsquo;icône : &laquo;Lister les questionnaires&raquo;.
 * 2. Cliquez sur l&rsquo;enquête dont vous voulez exporter les résultats.
 * 3. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Parcourir les réponses pour ce questionnaire&raquo;.
 * 4. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Exporter les résultats dans un fichier de données R&raquo;.
 * 5. Cliquez sur &laquo;Exporter le fichier de syntaxe R&raquo;, puis sur &laquo;Enregistrer&raquo;, choisissez le dossier de destination, puis cliquez sur &laquo;Enregistrer&raquo;.
 * 6. Cliquez sur &laquo;Exporter le fichier de données .CSV&raquo;, puis sur &laquo;Enregistrer&raquo;, choisissez le dossier de destination, puis cliquez sur &laquo;Enregistrer&raquo;.
 * 7. Ouvrez R et déterminez le dossier de travail en Tapez dans la fenêtre de commande de R:: &laquo;getwd&raquo;.
 * 8. Copiez le fichier de syntaxe et le fichier de données dans ce dossier.
 * 9. Tapez dans la fenêtre de commande de R: &laquo;source("Surveydata_syntax.R", encoding = "UTF-8&Prime;)&raquo;. Attention: si vous avez changé le nom du fichier de syntaxe à l&rsquo;étape 4 ci-dessus, il faut remplacer &laquo;Surveydata_syntax.R&raquo; par le nom que vous aviez choisi.

Ca y est, les données sont importées dans R : elles sont dans un objet nommé &laquo; data &raquo;, et vous pouvez vous lancer dans leur analyse&hellip;

Et si vous débutez avec R, n&rsquo;oubliez pas le guide &laquo; R pour les sociologues &raquo; rédigé par Julien Barnier et mis en ligne dans un précédent article de QUANTI :

http://quanti.hypotheses.org/217

Instructions on how to import your dataset in R:
 * 1) Download both the syntax file and the data file.
 * 2) Store both files in R working directory (use getwd and setwd in a R command window to get and set).
 * 3) In your code enter source("Surveydata_syntax.R", encoding = "UTF-8") in R command window which will import the data in the correct format to a data frame called "data".

Responses with limited options will be factored with the levels matching the code of the question and the labels matching the options.

Questions with other as an option will have the question field with _Other appended as a new column for the other data.

NB: R-export is a plugin in Limesurvey. If you cannot find the R-export options (R (syntax file), R (data file)) under Export results to application, make sure the R-export plugin is enabled in the plugin menu.

=STATA-xml Export=

This option is available from version 2.05

STATA is a commercial data analysis and statistical software package.

This export routine was created to facilitate rapid analysis of data collected with LimeSurvey. It creates an XML-file in STATAs proprietary format, which can be imported independent of the platform STATA is run on. Using this format offeres several advantages over importing plain CSV files:
 * Data sets are fully labelled including variable labels (question, subquestion) and value labels (answers, if applicable).
 * Dates are already transformed to STATAs internal date format and thus can directly be used to calculate difference between days etc.
 * Variable names are, if necessary, converted to a STATA compatible format.
 * Data formats of variables (string, integer, float, etc.) are already set according to the underlying data. (No more numbers encoded as strings!).

'''Howto load the file in STATA: In STATA's menu, click on File, Import, xml-data. Choose browse to navigate to your exported file and click 'OK'. That should be it. If you prefer STATA's binary .dta files, you can just save your data again in this format. '''

Be aware:
 * Due to a limitation in STATA's data format, the length of string (text) variables have a maximum of 244 characters (Stata versions 8-12) and 2045 characters (Stata version 13 and above). Please indicate your Stata version in the settings of the export plugin.
 * STATA only supports attaching value labels to numerical values. So to achieve short answers (usually one or two digits) and have these properly labelled, one should use numerical answer-codes in LimeSurvey (1=Totally agree).cIf non-numerical answer codes are used (A=Totally agree), then the complete answer text will be used as answer (eg.: 'Totally agree').

Transférer les réponses vers SPSS
LimeSurvey offre aussi la possibilité d&rsquo;exporter tout aussi facilement les données vers SPSS :
 * 1. Dans la barre &laquo;Administration&raquo;, cliquez sur l&rsquo;icône : &laquo;Lister les questionnaires&raquo;.
 * 2. Cliquez sur l&rsquo;enquête dont vous voulez exporter les résultats.
 * 3. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Parcourir les réponses pour ce questionnaire&raquo;.
 * 4. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Exporter les résultats dans un fichier de commandes SPSS&raquo;.
 * 5. Cliquez sur &laquo;Exporter le fichier de syntaxe SPSS&raquo;, puis sur &laquo;Enregistrer&raquo;, choisissez le dossier de destination, puis cliquez sur &laquo;Enregistrer&raquo;.
 * 6. Cliquez sur &laquo;Exporter le fichier de données SPSS&raquo;, puis sur &laquo;Enregistrer&raquo;, choisissez le dossier de destination, puis cliquez sur &laquo;Enregistrer&raquo;.
 * 7. Ouvrez SPSS.
 * 8. Ouvrez le fichier de syntaxe dans SPSS en mode Unicode.
 * 9. Modifiez la quatrième ligne de ce fichier, qui commence par &laquo;/FILE=&raquo;, pour indiquer le chemin exact du fichier de données tel que vous l&rsquo;avez enregistré à l&rsquo;étape 4 ci-dessus.
 * 10. Choisissez &laquo;Run/All&raquo; dans le menu pour lancer l&rsquo;importation.

Transférer les réponses vers SAS
La possibilité d&rsquo;exporter les réponses vers SAS n&rsquo;a pas été prévu explicitement par les concepteurs de LimeSurvey, mais nous allons y arriver quand même sans trop de difficultés.

Remarque

Une première solution pourrait consister à utiliser la proc CONVERT de SAS, mais elle nécessite en entrée un fichier &laquo; portable &raquo; SPSS (avec l&rsquo;extension .por), alors que ce n&rsquo;est pas ce que nous donne LimeSurvey. On pourrait fabriquer un tel fichier en l&rsquo;exportant depuis SPSS à la suite de l&rsquo;étape précédente (voir ci-dessus, &laquo; Transférer les réponses vers SPSS &raquo;), mais cela nécessite d&rsquo;avoir SPSS, et si vous avez SPSS, c&rsquo;est que vous travaillez habituellement avec SPSS, alors pourquoi aller dans SAS ?&hellip; En plus, cette solution simple ne transfère par le dictionnaire des variables (intitulés des questions et des modalités de réponse), et il faut recourir à des solutions plus complexes, comme celle-ci, mais qui ne marche encore une fois qu&rsquo;avec un fichier &laquo; portable &raquo; SPSS :

http://www.psych.yorku.ca/lab/sas/spss2sas.htm

Mais nous n&rsquo;avons pas la possibilité de créer un fichier portable SPSS directement à partir de LimeSurvey, alors nous allons faire autrement&hellip;

Quand on veut exporter une enquête vers SPSS (voir ci-dessus : &laquo; Transférer une enquête vers SPSS &raquo;), LimeSurvey permet de créer deux fichiers : un fichier SPS contenant la structure de l&rsquo;enquête, et un fichier DAT contenant les données. Ce sont ces deux fichiers que nous allons utiliser pour transférer les données vers SAS cette fois, à l&rsquo;aide d&rsquo;une petite macro Word que je viens de terminer, et que j&rsquo;ai appelée lime2sas (prononcez &laquo; l&rsquo;ail me toussasse &raquo; pour faire chic et angliche)&hellip;

Attention !

Pour réaliser le transfert des données de MODALISA vers SAS, j&rsquo;ai utilisé les versions suivantes des différents logiciels :

- LimeSurvey version 1.80+

- Microsoft Word 2003 avec Microsoft Visual Basic 6.3

Je ne peux pas garantir que ça marche avec des versions plus anciennes de LimeSurvey ou plus récentes de Word, mais vous pouvez essayer, et dire ce que ça donne dans les commentaires de cet article&hellip;

Tout est donc dans un fichier Word qu&rsquo;il suffit simplement d&rsquo;ouvrir pour générer automatiquement le script SAS qui va effectuer en quelques secondes tout le travail de transfert des données et du dictionnaire des variables.

Pour en savoir plus :

Comment ça marche ? En réalité, ce fichier Word contient une &laquo; macro &raquo; écrite en Visual Basic pour Word, qui s&rsquo;exécute automatiquement à l&rsquo;ouverture du fichier : cette macro génère un script SAS qui va faire tout le travail à votre place : la &laquo; macro &raquo; va ouvrir le fichier d&rsquo;exportation de la structure au format SPS que vous avez créé précédemment, et le transformer en un script SAS qui créera et appliquera les formats et les labels, puis elle va compléter ce script SAS pour importer les données à partir du fichier d&rsquo;exportation des données au format DAT.

Pour commencer il faut donc télécharger le fichier Word &laquo; lime2sas.doc &raquo; qui se trouve à l&rsquo;adresse suivante :

http://quanti.hypotheses.org/files/2009/03/lime2sas.doc

Ensuite, procédez de la façon suivante :

1. Dans la barre &laquo;Administration&raquo;, cliquez sur l&rsquo;icône : &laquo;Lister les questionnaires&raquo;.

2. Cliquez sur l&rsquo;enquête dont vous voulez exporter les résultats.

3. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Parcourir les réponses pour ce questionnaire&raquo;.

4. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Exporter les résultats dans un fichier de commandes SPSS&raquo;.

5. Cliquez sur &laquo;Exporter le fichier de syntaxe SPSS&raquo;, puis sur &laquo;Enregistrer&raquo;, choisissez le dossier de destination, puis cliquez sur &laquo;Enregistrer&raquo;.

6. Cliquez sur &laquo;Exporter le fichier de données SPSS&raquo;, puis sur &laquo;Enregistrer&raquo;, choisissez le dossier de destination, puis cliquez sur &laquo;Enregistrer&raquo;.

7. Ouvrez le fichier &laquo; lime2sas.doc &raquo;.

8. Si un &laquo; avertissement de sécurité &raquo; concernant les macros s&rsquo;affiche, cliquez sur &laquo; Activez les macros &raquo;.

9. Si une fenêtre s&rsquo;affiche avec le message &laquo; Les macros de ce projet sont désactivées&hellip; &raquo;, cliquez sur &laquo; OK &raquo;, puis dans le menu &laquo; Outils &raquo;, sélectionnez &laquo; Options &raquo;, et dans l&rsquo;onglet &laquo; Sécurité &raquo;, cliquez sur &laquo; Sécurité des macros &raquo; et sélectionnez le niveau de sécurité faible ou moyen. Cliquez deux fois sur &laquo; OK &raquo;, quittez Word et recommencez à l&rsquo;étape 1 ci-dessus.

10. Cliquez sur &laquo; OK &raquo;, puis sélectionnez le fichier de syntaxe SPS exporté depuis LimeSurvey à l&rsquo;étape 5.

11. Quand le transfert de la structure est terminé, cliquez sur &laquo; OK &raquo;, puis sélectionnez le fichier DAT des données exporté depuis LimeSurvey.

12. Quand le transfert des données est terminé, cliquez sur &laquo; OK &raquo;.

13. La &laquo; macro &raquo; contenue dans le fichier &laquo; lime2sas.doc &raquo; a généré un programme SAS intitulé &laquo; lime2sas.sas &raquo;, qui est enregistré dans le répertoire où se trouvait votre fichier DAT de données exporté depuis LimeSurvey. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier &laquo; modalisa2sas.sas &raquo;, et sélectionnez &laquo; Submit &raquo; ; ou bien sélectionnez &laquo; Open with SAS &raquo; pour ouvrir le script dans une fenêtre &laquo; Editor &raquo; de SAS, puis exécutez-le.

14. Le script a créé une librairie appelée &laquo; lime &raquo;, dans laquelle se trouve le fichier de données, appelé &laquo; data &raquo;, et les formats des variables.

Attention !

Toutes les variables de la base de données obtenue dans SAS après le transfert sont des variables alphanumériques, qui contiennent donc des caractères. Cette solution est généralement préconisée pour réduire la taille des fichiers de données et augmenter les vitesses de traitement. Si vous souhaitez transformer certaines variables en variables numériques, en fonction des analyses que vous voulez en faire, il vous suffit d&rsquo;écrire un script SAS qui effectue cette transformation. Par exemple, le script ci-dessous copie la table &laquo; old &raquo; dans une table &laquo; new &raquo; en transformant la variable alphanumérique &laquo; TAILLEalpha &raquo; en la variable numérique &laquo; TAILLEnum &raquo;.

data new ;

set old ;

TAILLEnum = input(TAILLEalpha,best.);

run ;

Voilà, normalement tout s&rsquo;est bien passé (dites-moi si ce n&rsquo;est pas le cas&hellip;), et vous avez désormais dans SAS votre enquête réalisée avec LimeSurvey, à votre plus grand bonheur ! Bien s&ucirc;r, je vous ai encore fait le coup, pas très élégant, de la macro Word&hellip; C&rsquo;est promis, la prochaine fois, j&rsquo;essaie de faire une macro SAS, ce sera mieux, mais en attendant cette solution fera l&rsquo;affaire&hellip;

=Transférer les réponses vers d&rsquo;autres logiciels=

Si votre logiciel de statistique préféré n&rsquo;est ni R, ni SPSS, ni SAS, mais un autre logiciel (Spad, Stata&hellip;), il vous reste pour l&rsquo;instant la solution générique, qui consiste à exporter les données de votre enquête au format Ascii ou au format CSV, puis à les importer dans votre logiciel (tous les logiciels offrent la possibilité d&rsquo;importer des données au moins sous l&rsquo;un ou l&rsquo;autre de ces formats). Et bien s&ucirc;r, vous pouvez, en vous inspirant par exemple de ce qui précède, fabriquer une solution spécifique pour votre logiciel : dans ce cas, n&rsquo;hésitez pas à la signaler dans les commentaires ! En attendant, voici comment exporter votre enquête au format Ascii depuis LimeSurvey :
 * 1. Dans LimeSurvey, dans la barre &laquo;Administration&raquo;, cliquez sur l&rsquo;icône : &laquo;Lister les questionnaires&raquo;.
 * 2. Cliquez sur l&rsquo;enquête dont vous voulez exporter les résultats.
 * 3. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Parcourir les réponses pour ce questionnaire&raquo;.
 * 4. Dans la barre &laquo;Questionnaire&raquo;, cliquez sur : &laquo;Exporter les résultats dans une application&raquo;.
 * 5. Choisissez les options que vous souhaitez. Si vous souhaitez un fichier Ascii, cochez le format &laquo;Microsoft Word&raquo;, sinon cochez &laquo;Fichier CSV&raquo;.
 * 6. Cliquez sur &laquo;Exporter les données&raquo;.
 * 7. Cliquez sur &laquo;Enregistrer&raquo;, choisissez le répertoire de destination, puis cliquez sur &laquo;Enregistrer&raquo;.

Vous pouvez maintenant, normalement, importer le fichier obtenu dans votre logiciel de statistique&hellip;

=Liens utiles=

Macros pour Word 2003

http://office.microsoft.com/fr-fr/word/CH060840311036.aspx

LimeSurvey

http://www.limesurvey.org/index.php?lang=fr

R

http://www.r-project.org

SPSS

http://www.spss.com/fr

spss2sas

http://www.psych.yorku.ca/lab/sas/spss2sas.htm

SAS

http://www.sas.com/offices/europe/france

Once you've begun collecting responses, there may be occasions where you need to be able to directly edit and modify large quantities of data from your responses table, where a spreadsheet tool may be more useful.

VVExport (the "VV" stands for vertical verification) allows you to export your responses table into a .csv file. So long as the general structure of the file remains intact, you can then edit values within it, and then import the file again into your responses table using the "VVImport" feature.

Things you should be aware of:
 * If you want to import responses using "VVImport" make sure to check whether the responses should be added to the existing responses or all responses should be overwritten.
 * If you are trying to import responses from a different yet identical (e.g. identical questions/answers from another survey) make sure you are using the correct vv file and that the first two lines of the .csv-file are correct.
 * If you import a survey to your LimeSurvey installation the SID will (if possible) not change. The group id and question id however might change. So you might have to adjust the first two heading lines to match the new group id/question id. See Adjusting vv file headings

VVExport file version 2
This new feature allows different column names than the database. If your question code are unique, then the new version is selected. In the new version each column name uses the Qcode Variable Naming. For example this allows to update an existing survey in different installation more easily.

Exporting a VV survey file


When you choose to export responses using VVExport you will be given the option to choose which survey to be exported, whether you want to export all responses or complete responses only or incomplete responses only. The file extension allows you to choose which extension the exported file will have. For easy use .csv should be chosen.

A 'vv survey file' allows you to import the responses to a survey when the question/answer combinations have changed. Effectively this allows you to add or remove questions in an active survey.

Clicking on "Export a VV survey file" will then produce a tab delimited file that can be opened by Excel or similar style spreadsheet program. The first two rows of the spreadsheet are the column labels. The first row is a "human readable" column heading that details the name of the question/answer field. The second row is the internal PHP/database column name for that response.

You should not modify the first two rows of this spreadsheet if you want to be able to "import" the data back into LimeSurvey at a later point.

Exporting a VV survey file



 * Export survey : The survey ID to be exported (read-only)
 * Export : The completion state of the responses to be exported
 * File extension : The file extension. The file is a TSV (Tab-separated values) file. For easy opening in MS-Excel set the extension to .txt, with LibreOffice, OpenOffice or other spreadsheet program you can leave it to .csv.
 * VV export version : The 1.0 version uses database column headers, version 2.0 uses Qcode Variable Naming. Version 2.0 is selected by default if all of your question code are unique.

The first two rows of the spreadsheet are the column labels. The first row is a "human readable" column heading that details the name of the question. The second row is the real column name (Internal DB- or Qcode-name) for that response.

Editing a VV survey file
When a .vv file has been successfully exported you can use a spreadsheet tool to open and edit the file. If you have to choose a column separator when opening the file please use the "Tab" character. If you are using non-ASCII characters make sure you set "UTF-8" as character set.

By default the first two rows of the .vv file are headers. If needed you can remove the first line to have a real TSV file. There are different use cases for importing a .vv file so we will differentiate between adding new responses to a survey and overwriting all responses of the survey.

Example structure of a .vv file:

VV version 2 TSV file
Here SQGA identifier are not used - instead Qcode variable naming  is used in the second line.

Reserved names
.VV file uses left and right brackets for reserved names, when importing this string is replaced by :
 * : NULL value in database. LimeSurvey use [empty string] for not answered question, and NULL value for question not shown (by Expression manager or max step in survey).
 * : " (a double quote)
 * : Carriage return
 * : A new line
 * : Left bracket (for example, if you want to have {cr} in response : use  )

Adding new responses to the existing responses of a survey
This is not supported for version 1 of the format as it easily can lead to various problems including data being imported into the wrong columns. The version 1 of the .vv file was always meant for vertical verification of data in an external tool like Excel, not as a mean to pull together data from different source (like the same survey running on another server).

Modify all responses of a survey
If you want to modify responses of survey you can just add the edit the file.

Example:

Step 1: Open the file

Step 2: Modify responses

You can then import the survey, make sure to override the existing responses (see "Importing a VV survey file").

Importing a VV survey file


As long as the first two lines are intact, you can then import the data in your vv survey file back into an active LimeSurvey survey.

If you used Microsoft Excel to edit the exported vv file, the data structure of this file may be corrupted, so LimeSurvey is not able to import the edited file. You can try the following workaround to get the import working without an error:
 * Open your exported vv file in Excel and do your changes (I guess you already did that)
 * Save it as tab-separated text file (It creates a new file with the extension .txt)
 * Do another "clean" vv export from LimeSurvey
 * Open this new exported vv file with a texteditor like notepad or something else (I used textwrangler on mac)
 * Press CTRL + A to mark all of the content and delete it
 * Open the Excel edited vv file (the tab separated .txt file) with a texteditor and press CTRL + A to mark all of the content
 * Press CTRL + C to copy the content and paste it into the new (now empty) vv file
 * Press CTRL + S to save the file as it is (as .csv)
 * Now try to import this file

Then, from the browse screen, choose the "Import a VV Survey file" icon.

The "Import a VV Survey File" screen needs you to choose the "vvexport" file you are importing. If you choose to "Exclude Record IDs" the records will be imported and brand new Record ID's will be generated for them (use this option for the use case "Adding new responses to the existing responses of a survey"). If you un-check this box, then the original record id's will be imported (use this option for the use case "Overwriting all responses of the survey").

There are a range of options you can choose that tell LimeSurvey how to deal with double or multiple entries.
 * Report an error (and skip the new record).
 * Renumber the new record
 * Replace the existing record (uses this for the use case "Overwriting all responses of the survey")

Importing a VV survey file



 * File : Select the file to be uploaded. The file must be a TSV file: A text file with each column separated by TAB.
 * Exclude record IDs? : If 'id' column exist in the file you can exclude this line or not. If this setting is checked then a new record is added for each line of the .vv file. If unchecked you can choose:
 * When an imported record matches an existing record ID:
 * skip : Report and skip the new record. After upload you will see if the record already existed - if it existed it's not imported.
 * renumber : Renumber the new record. A new record is added to the response table with answer of the VV file.
 * replace : Replace the existing record. The old record is deleted and completely replaced by the record from the VV file
 * replaceanswer : Replace response details from the file in the existing record. The old record is updated with the new response from the VV file. This allow to replace only one question in the response table.
 * Import as not finalized response? : If checked the submitdate is set to NULL, so the response is set to not completed.
 * Character set of the file : You can choose the character set of the file - the default and recommended value is UTF-8 but some spreadsheet program don't allow to choose a character set.
 * First line contains question codes : By default VV file first line contain human readable question, the real column names are in the second line. This allow to use the first line as the real column names.
 * Force import : If the question codes are not found in the database name or in Qcode Variable Naming then columns are assigned depending of order. This can be used to import VV file from different LimeSurvey instance but each survey must be exactly the same. We strongly recommend to use this only if you know what you are doing. It can be very dangerous and lead to results ending up in the wrong column.

=Other export options=

Export a single response
If you want to export an individual response, you can do it in 3 ways:

1. Login to limesurvey admin backend, choose your survey, goto "Edit survey settings" -> "Notification and data management" and make sure you receive basic email notifications.

Every time someone has completed a survey, you will receive an email with a link: "Click the following link to see the individual response"

This will take you to a page with a button above the data saying "Export this response"

2. Login to limesurvey admin backend, choose your survey and "Browse responses for this survey". Click on "Display responses" and the id number you want to export in the left column. Then you can click on "Export this survey" above the data.

3. Login to limesurvey admin backend, choose your survey and "Export results to application". In the last field above "Export data" you can choose which entry you want to export.

Match responses from different surveys
If you want to track survey responses for particular individuals over time, LimeSurvey can help you do that. A possible use case is to track group responses before and after the group takes a particular seminar.

The steps to implementing this are as follows:

1. Create the survey

2. Make sure the survey is non-anonymous and uses tokens. To create a non-anonymous survey:

a - Click on the icon General settings.

b - Then under the Tokens tab select "No" for Anonymized responses.

3. Activate the survey.

When you activate the survey, click on the "switch to closed-access mode" button to create the token table:



4. Populate the tokens table with whatever method you wish (follow the instructions found at the Tokens page ).

5. Export the survey results and make sure you include the token information.

To export click browse results...



...and then export:



Remember to choose one or more elements from the token table to associate with the survey responses:



6. When you run the survey again, which can easily be done by copying the survey and tokens table using export/import, just repeat the steps, and make sure the same query is used to build the csv token import file.

=Problems & Solutions=

Modifying responses in Excel prior to Import
In order to make multiple changes to responses, you may choose to Export and open a file in Excel. Make changes to the data (other than the top lines) and then save as a .txt file. If you save as .csv, Excel uses comma-delimits which will not import into LimeSurvey. By saving as a .txt file, Excel saves as a tab-delimited file which imports back into LimeSurvey.

Edit .csv with Excel
In general we do not recommend to use Excel to edit the exported .csv files because Excel does some changes to the internal data structure which results in a failing import. If you nevertheless want to use Excel you have to set the seperator for Excel to a comma in System Control (Windows Systems):

System Control|Region- Languageoptions|Regional Settings, customize...|Tab Numbers|Digit grouping symbol| replace ; with ,

Workaround to edit .csv files with Excel
Using Excel for editing questions can prevent you from being able to re-import them. But editing is the way to go if you have more than 5 or so options or ranking options, want to use Excel capabilities like sorting, etc.

This is a partial workaround that seems to work in 1.82-essentially, only use Excel on the part of the file that is the data:
 * Export a question similar to what you would like to reuse as .csv file
 * Open the CSV file in a rawtext editor
 * Copy the part that has the answers to Excel, and parse it with Text to Columns or equivalent.
 * Use the talent of Excel to allow pasting text in columns to paste in 20, 50, 100 answers, as you wish
 * Save the file as Excel CSV, which will likely have no quotes.
 * Open this file in the editor, and Select All, Copy
 * Go back to the file you opened with the rawtext editor
 * Paste over the answers there
 * Save AS, with a different name, maybe one that you can remember for reuse
 * Import this file.

Excel - export limited to 255 columns
Due to limitations in Excel (versions lower and equal to 2003), LimeSurvey can export only 255 columns at the same time. Microsoft has proposed a workaround as a VB macro.

Although newer spreadsheets (Excel >= 2007, OpenOffice) can display more than 255 columns, the internal module used by LimeSurvey still can't export more than 255 columns.

Two workarounds are however possible, use one of the following solutions:
 * Either export to CSV and import in your spreadsheet
 * Or use multiple exports (selecting at most 250 columns at a time), then merge the exported results

Excel/.csv - export fails
If you are unable to export your data to excel or into a .csv file please try to clear your browser cache and cookies.

CSV defaults to 255 columns
When exporting large surveys the GUI by default limits the export to the first 255 columns. To work around this, simply mark all data sets for export.

General steps
To import the LimeSurvey response data please use the following steps:
 * 1) Click on the 'Export to SPSS' icon.
 * 2) From the select boxes select which responses you want to export and your SPSS version.
 * 3) Download both files, the .sps (SPSS syntax command file) and .dat file (data file)
 * 4) Open the .sps file with SPSS by opening SPSS, then select 'Choose another type of file' and select the downloaded .sps file.
 * 5) Now an editor opens inside SPS where you can edit the commands in that file. Look for the line that starts with '/FILE=...'
 * 6) Edit that line and adjust the path so it points to your .dat file. Example: Your *.dat file is in c:\temp so set this line to  /FILE='c:\temp\survey_(xxxx)_SPSS_data_file.dat'
 * 7) Now select all commands inside the editor by pressing CTRL-A.
 * 8) From the SPSS menu select Run/All.
 * 9) Be patient, it will take some time to import all data and labels. Check the status bar for the progress.
 * 10) Done!

ERROR. command name:Get Data
If you receive the error message ''ERROR. command name:Get Data. 2267 Unexpected Token missing.'' please edit the forth line of your syntax file so it points to the absolute path of the data file like

C:\spss\Data\limesurvey\SPSS\survey_35276_SPSS_data_file.dat

Error: "Text value unmappable in the current server locale"
This error can happen if you try to open an exported syntax file in SPSS 16. The solution is to force SPSS to interpret the syntax file as unicode.

Open SPSS. Go to Edit > Options > Character encoding for data and syntax. Change the option to "unicode".

LimeSurvey data can now be exported to SPSS 16 without any problem.

Define the scale to use for your variable
It is possible to override the default scale used for a variable by setting the question attribute scale_export to the appropriate value.

VV - Problems with vv import
If you have difficulties importing a vv file, try a Tab-delimited file and it should work fine.

Copying responses into a different survey (using tokens)

 * 1) Create new survey, add a dummy response, export the response file, open in Excel. This creates the format for the new import file.
 * 2) Export the responses from the old survey, including tokens, open in Excel.
 * 3) Use this data to create an Excel worksheet for the standard token file import (eg. Firstname, Lastname, Token, Email address, Email status (OK), Language (En)). Save as .csv and import tokens to the new survey in LimeSurvey.
 * 4) In Excel, copy the response fields from the old survey responses that you want in the new survey (including token) into the appropriate Excel column of the new survey format.
 * 5) Save as .txt file.
 * 6) Use VVImport to import the new data into the new survey.
 * 7) Possible import errors include date format - some system date fields do not allow a NULL value, some do. If the date looks okay but gives an error, use the Excel cell format "2009-12-01".