Zugangsschlüssel

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Contents


Hinweis: Mit v1.85 gab es viele Änderungen an den Zugangsschlüsseln. Falls Sie also eine ältere Version benutzen, wird es deutliche Unterschiede zwischen Ihrer Version und der Dokumentation geben. Wir empfehlen das schnellstmögliche Upgrade auf die aktuellste Version.

Einleitung

Bei vielen Gelegenheiten möchten sie sicher stellen, dass z.B. nur eine bestimmte Gruppe von Leuten eine Einladung zu ihrer Umfrage erhält, dass sie einen Überblick behalten, wer alles ihre Umfrage vollständig ausgefüllt hat oder dass Personen wirklich nur einmal an ihrer Umfrage teilnehmen können.

Über Zugangsschlüssel können sie folgende Dinge steuern:

  • Eine Liste mit Namen und E-Mail-Adressen der Umfrage-Teilnehmer importieren (aus einer .CSV-Datei oder über LDAP-Verbindung)
  • Gesamte Liste der Umfrage-Teilnehmer bearbeiten sowie Teilnehmer hinzufügen und löschen
  • Einen eindeutigen Zugangsschlüssel für jeden Teilnehmer automatisch erzeugen lassen
  • Eine Einladungs-E-Mail an jede Person in der Liste verschicken (entweder alle auf einmal oder einzeln)
  • Eine Erinnerungs-E-Mail an jede Person in der Liste verschicken, welche noch nicht geantwortet hat (entweder alle auf einmal oder einzeln)
  • Überwachen, wer aus der Liste bereits die Umfrage ausgefüllt hat und wer nicht
  • Den Zugang zur Umfrage limitieren, indem nur Personen teilnehmen können, welche einen passenden Zugangsschlüssel haben;
  • Festlegen, dass pro Zugangsschlüssel nur einmal an einer Umfrage teilgenommen werden kann.
  • Die Liste jederzeit bearbeiten oder ändern.

Sobald sie Zugangsschlüssel für ihre Umfrage aktiviert haben(closed-access mode), können nur mehr jene Personen an der Umfrage teilnehmen, welche auch wirklich über einen gültigen Zugangsschlüssel verfügen. Öffentlich ist die Umfrage nur mehr dann, wenn man den Zugang zu einer Umfrage über die öffentliche Registrierung erlaubt. In diesem Fall muss sich der Teilnehmer mit Namen und E-Mail-Adresse registrieren, ein automatisch generierter, eindeutiger Zugangsschlüssel wird ihm per E-Mail zugesandt.

Wenn Sie 'Offene Registrierung erlauben?' in den Umfrageeinstellungen aktivieren, können sich Teilnehmer für Ihre Umfrage registrieren, um einen eigenen Zugangsschüssel zu erhalten.

Notice.png
Hint: Einige Einstellungen bzg. Zugangsschlüsseln lassen sich in den Umfrageeinstellungen bearbeiten, siehe Creating a new survey/de#Tokens


Kann Anonymität gewährleistet werden, wenn man Zugangsschlüssel benutzt?

Ja - eine Verbindung Probandenschlüssel <--> Antwortdaten kann nur bei Umfragen hergestellt werden, welche als "nicht anonym" angelegt wurden. Diese Einstellung wird beim Erstellen einer Umfrage festgelegt. Wenn nun eine Umfrage als nicht anonym angelegt wurde, kann man über die Probandenliste jede einzelne Antwort genau nachverfolgen. Ist eine Umfrage anonym, gibt es keine Verknüpfung zwischen der Probandenliste und den Umfrage-Antworten.

Wie aktiviert man Zugangsschlüssel?

Es gibt zwei Wege, um Zugangsschlüssel zu aktivieren:

  1. Nach Aktivieren der Umfrage, werden Sie gefragt, ob Sie zum "Geschlossenen Modus" wechseln wollen. Das resultiert in der Aktivierung von Zugangsschlüsseln: Switch-to-closed-access-mode-de.png
  2. ODER Sie klicken auf das Zugangsschlüssel Symbol Tokens.png - dies geht auch wenn die Umfrage noch nicht aktiviert ist.

Menüpunkte

Token-menu2.png

Nachfolgend eine Kurzübersicht über das Probanden-Menü, dass über den Zugangsschlüssel-Icon erreicht werden kann:

  • Zur Umfrage Administration zurückkehren: zurück ins Hauptmenü
  • Zeige Zugangsschlüssel-Zusammenfassung: zeigt einen Übersicht (Anzahl der Probanden, Anzahl Probanden ohne Zugangsschlüssel, Anzahl eingeladene Probanden, Anzahl ausgefüllte Umfragen), sowie bietet Funktionen zur Administration der Probanden Datenbank (mehr dazu weiter unten).
  • Zeige Zugangsschlüssel an: zeigt eine komplette Liste mit allen Probanden der Probanden-Tabelle an. Hier kann man einzelne Probanden bearbeiten und löschen, sowie weitere Einstellungen vornehmen (mehr dazu weiter unten).
  • Neuen Teilnehmer hinzufügen: hier kann man einen neuen Probanden zur Probanden-Tabelle hinzufügen.
  • Dummy-Teilnehmereinträge erstellen: Ermöglicht das Hinzufügen eines oder mehrerer Dummies zur Tabelle.
  • Zusätzliche Attributfelder verwalten: Ermöglicht das Einfügen von zusätzliche Felder in die Tabelle, in denen Sie eigene Teilnehmerdaten speichern können.
  • Zugangsschlüssel-Import von einer CSV-Datei hier kann man Informationen aus einer CSV-Datei importieren.
  • Import von Zugangsschlüsseln aus LDAP: Hiermit können Daten aus einer LDAP-Verknüpfung importiert werden (getestet wurde openLdap, aber es sollte auch jedes andere LDAP konformes Verzeichnis wie ActiveDirectory möglich sein).
  • Export von Zugangsschlüsseln als CSV-Datei: Erstellt eine Standard-CSV-Datei (mit Kommata getrennt), in der sich eine komplette Liste aller Probanden befindet.
  • E-Mail-Vorlagen bearbeiten: Ermöglicht die Personalisierung der Vorlagen für Einladungen, Erinnerungen, Empfangsbestätigungen und Registrations-E-Mails.
  • Sende E-Mail Einladung: Sendet eine Einladungs-E-Mail an alle Probanden in der Liste, die noch nicht eingeladen wurden.
  • Sende E-Mail-Erinnerung: Sendet eine Erinnerungs-E-Mail an alle Probanden, die die Umfrage noch nicht ausgefüllt haben aber schon ein Einladungs-E-Mail erhalten haben.
  • Generiere eindeutige Zugangsschlüssel: Es werden für alle Probanden, für die noch keine Zugangsschlüssel in der Tabelle festgelegt wurden eindeutige Zugangsschlüssel erzeugt.
  • Teilnehmer-Tabelle löschen: Wenn man die Zugangsschlüssel-Tabelle löscht, benötigt man nicht länger einen Zugangsschlüssel um auf die Umfrage zuzugreifen. Es wird eine Sicherheitskopie der Zugangsschlüssel-Tabelle erstellt. Der Systemadministrator kann dann auf diese Daten zugreifen.
  • Bounce-Einstellungen: Einstellung für "Bounce back"-Mails. Ermöglicht generelle- und umfragespezifische Einstellungen. Diese Feature wurde in v1.91 hinzugefügt

Bearbeiten/Hinzufügen eines Zugangsschlüssels

in typischer Probandeneintrag enthält die folgenden Felder:

Token editing2-de.png
  • Vorname/Nachname: Vor-, bzw. Nachname des Probanden (kann sowohl in E-Mails als auch in der Umfrage benutzt werden)
  • E-Mail: Die E-Mail-Adresse des Probanden
  • E-Mail Status: Der Status der E-Mail-Adresse. Falls eine Adresse aus irgendeinem Grund nicht funktioniert, können Sie diesen hier eintragen. (Zum Beispiel: Kapazität der Postfachs überschritten) Dadurch lassen sich beim Verfassen von E-Mails leicht alle Adressen aussortieren, die nicht wie im obigen Bild „OK" sind. Die Verwendung diese Feldes funktioniert komplett manuell, in Ausnahmen Sie schreiben ein entsprechendes Skript.
  • Schlüsselwort: Der spezifische Zugangsschlüssel, er wird per Klick auf „Generate Tokens" automatisch generiert.
  • Sprache: Ermöglicht die Auswahl einer Standard-Sprache für den gewählten Probanden.
  • Einladung gesendet?: Nimmt automatisch den Wert „N" an, enthält ansonsten das Datum, an dem die Einladungs-Mail gesendet wurde.
  • Erinnerung gesendet?: Nimmt automatisch den Wert "N" an, enthält ansonsten das Datum, an dem die Erinnerungs-Mail gesendet wurde.
  • Ausgefüllt?: Nimmt ebenfalls automatisch den Wert „N" an, enthält sonst das Datum, an dem die Umfrage eingereicht wurde.
  • Übrige Nutzungsanzahl: Dieser Zähler gibt an, wie oft der Zugangsschlüssel noch benutzt werden kann.
  • Gültig von: … bis: Gibt den Zeitabschnitt an, in dem der Zugangsschlüssel benutzt werden kann. Falls keine individuelle Begrenzung gewünscht ist, können die Felder freigelassen werden. Hinweis: Falls ein Nutzer die Umfrage gerade ausfüllt wenn die Zeit abläuft, so hat er nicht die Möglichkeit sie zu beenden.
  • Attribut1 (bis x): Falls eingestellt, befinden sich die Attributsfelder unten an den Standarddialog angeschlossen. Siehe Abschnitt Attributsfelder.

Dummy-Probanden hinzufügen

Die Maske zur Hinzufügung eines Dummy-Probanden (seit v1.91) sieht normalerweise so aus:

DummyToken-de.png
  • Anzahl der Teilnehmer:  Anzahl der Dummies, die hinzugefügt werden sollen. (Standard: 100)
  • Zugangsschlüssel Länge: Länge des Zugangsschlüssel/Anzahl Buchstaben. (Standard: 15)
  • Vorname und Nachname: Vor- bzw Nachname der Dummies.
  • E-Mail: Die E-Mail-Adresse der Dummies
  • Sprache: Ermöglicht die Auswahl einer Standard-Sprache für die Dummies.
  • Übrige Nutzungsanzahl: Dieser Zähler gibt an, wie oft der Zugangsschlüssel benutzt werden kann.
  • Gültig von: ... bis : Gibt den Zeitabschnitt an, in dem der Zugangsschlüssel benutzt werden kann. Falls keine individuelle Begrenzung gewünscht ist, können die Felder freigelassen werden. Hinweis: Falls ein Nutzer die Umfrage gerade ausfüllt wenn die Zeit abläuft, so hat er nicht die Möglichkeit sie zu beenden.
  • Attribute1 (bis x): Falls eingestellt, befinden sich die Attributsfelder unten an den Standarddialog angeschlossen. Siehe Abschnitt Attributsfelder.

Hinweis: Name, E-Mail-Adresse und Sprache sind für alle Dummy-Probanden gleich.

Bounce-Einstellungen (New in 1.91 )

Bitte werfen Sie auch einen Blick auf die Seite Email Bounce Tracking System, um mehr Informationen darüber zu erhalten, wie man dieses Feature richtig konfiguriert.

SurveyBounceSettings-de.png

  • E-Mail-Adresse für Rückläufer: Eine gültige E-Mail-Adresse, an die zurückkommende Mails gesendet werden. Um den Prozess zu beschleunigen ist es sinnvoll, diese Mailbox nur für "Bounce-Back"-Mails zu verwenden.
  • Welche Einstellungen genutzt werden sollen: Es gibt drei Menüpunkte: 1. "Keine": Es werden keine "Bounce-Back"-Mails verarbeitet (Standardmäßig ausgewählt), 2. "Benutze nachfolgende Einstellungen": Benutzt die weiter unten angegebenen Einstellungen, oder 3. "Nutze globale Einstellungen": Es werden die systemweiten Standard-Einstellungen genutzt.
  • Servertyp: Es gibt wiederum drei Menüoptionen: 1. Aus: Kein Servertyp, 2. IMAP: IMAP-Server oder 3. POP: POP-Server.
  • "Servername & Port:  Der Host-Name und die Nummer des Ports. Die Portnummer wird normalerweise nicht benötigt, in Ausnahme der Host benutzt keinen Standardport. Beispiel:  mail.example.net:25 oder imap.gmail.com:995
  • Benutzername:  Benutzername oder Benutzer-ID des E-Mail-Kontos.
  • Passwort: Passwort des E-Mail-Kontos
  • Verschlüsselung:  Drei Auswahlmöglichkeiten:  1. None: Keine Verschlüsselung (standardmäßig ausgewählt), 2. SSL: SSL-Verschlüsselung, oder 3. TLS: TLS-Verschlüsselung

Benutzerdefinierte Attributsfelder

Es ist möglich eine Anzahl von zusätzlichen Feldern zur Probandentabelle hinzuzfügen, um zusätzliche Daten zu speichern. Sie können diese Felder verwalten, indem Sie auf diesen Icon klicken: Token manage.png Sie können neue Attributfelder hinzufügen (mit standardmäßg 255 Stellen) und auch zu jedem Feld eine Beschreibung verfassen, um die Verwaltung und den Zugriff zu erleichtern. (Zum Beispiel bei der Betrachtung der Tabelle, beim Einstellen von Bedingungen oder beim Exportieren der Resultate)

Detaillierte Anweisung wie man zusätzliche Attributfelder hinzufügt und Bedingungen auf diesen Werten basieren lässt, findet man auch in diesem Blog-Eintrag (nur auf Englisch):"Conditions based on token attributes"

Benutzung der Zugangsschlüsselliste und Bearbeitung von Einträgen

Die Zugangsschlüsselliste ist eine Liste aller Einträge in die Zugangsschlüsseltabelle und enthält einige Bearbeitungsmöglichkeiten für die einzelnen Einträge.

Die oberste Zeile der Tabelle enthält drei Spalten: Rechts haben Sie die Möglichkeit, eine Anzahl Einträge anzuzeigen, ausgehend von einem Startwert. In der Mitte befindet sich eine Suchleiste und Links sind Symbole, mit deren Hilfe Sie durch die Liste navigieren können.

Die zweite Zeile der Tabelle enthält verschiedene Sortierungsmöglichkeiten. Ein Klick auf den jeweiligen grünen Pfeil ordnet die Einträge nach diese Kriterium.

Die "Actions"-Spalte enthält eine Anzahl von Aktionen, die auf den jeweiligen Eintrag ausgeführt werden können:

Token-actions-de.png

  • Umfrage ausführen/testen (mit diesem Zugangsschlüssel)
  • Zugangsschlüssel Eintrag bearbeiten
  • Zugangsschlüssel Eintrag löschen
  • Sende eine Einladungs-E-Mail für diesen Eintrag
  • Falls die Umfrage nicht anonym ist wird ein weiterer Icon erscheinen, über den Sie die Ergebnisse dieses Probanden ansehen können.

Am Ende der Liste finden sich das "Löschen" und das "Einladung senden" Symbol, sowie ein Symbol zum Senden von Erinnerungen. Die Aktionen werden bei Klick auf Alle Einträge ausgeführt, die mit einem Häkchen markiert wurden.

Datenbank-Administration

Token-summary.pngToken-db-mgt.png

Über den Menüpunkt "Zusammenfassung" hat man neben der Zusammenfassung der Zugangsschlüssel auch noch Zugang zur Administration der Probanden-Datenbank. Rechtes Bild, von oben nach unten:

  • Setze 'Eingeladen?' auf 'Nein' für alle Einträge: Es werden alle Probanden auf den Status gesetzt, noch keine Einladungs-E-Mail erhalten zu haben.
  • Alle Zugangsschlüssel entfernen: Es werden alle Zugangsschlüssel gelöscht.
  • Alle Teilnehmer-Einträge löschen: Es werden alle Probanden und deren dazugehörige Einträge gelöscht.
  • Zugangsschlüsseltabelle löschen: Es wird die gesamte Probandentabelle mit all ihren Einträgen gelöscht. Wenn Sie diese Tabelle löschen, benötigt man nicht länger einen Zugangsschlüssel um auf die Umfrage zuzugreifen. Es wird eine Sicherheitskopie der Tabelle erstellt auf deren Daten nur der Systemadministrator zugreifen kann.

Zugangssschlüssel importieren/exportieren

Import aus CSV

Nach dem Klick auf "Zugangsschlüsselimport von einer CSV-Datei" ist folgende Maske zu sehen:

Uploadtoken.jpg

Die CSV-Datei muss standardkonform sein. Die erste Textzeile enthält immer die Header-Informationen, die die Daten in den Feldern beschreiben. Mögliche Datenfelder sind:

   firstname,lastname,email,emailstatus,token,language code,tid,attribute_1,attribute_2, attribute_...

Auf Deutsch: Nachname, E-Mail, E-Mail-Status, Zugangsschlüssel, Sprachecode, Zugangsschlüssel ID, Attribut_1. Attribut_...

Um eine vollständige Liste aller Felder zu erhalten, exportieren Sie eine existierende Tabelle.

Die Felder können in beliebiger Reihenfolge sein, aber firstname, lastname und email sind obligatorisch und müssen jeweils mindestens ein Zeichen enthalten. Freilassung mit "" sind nicht ausreichend. Falls Sie Daten für Attributfelder importieren möchten, müssen sie zunächst diese Felder zur Probandentabelle hinzufügen.

Eine einfache CSV-Datei könnte so aussehen:

   firstname,lastname,email
   Eva,Mustermann,eva@mustermann.de

Falls Sie die Filterung nach Duplikaten aktiviert haben, können Sie die Felder auswählen, die zur Duplikatssuche verwendet werden sollen. Standardmäßig wird der Vorname, der Nachname und die E-Mail-Adresse verwendet. Falls während des Imports ein Duplikat gefunden wird, wird die gesamte Textzeile ausgelassen.

Das Datumsformat für die "validfrom" und "validuntil" Felder in der CSV-Zugangsschlüssel Import-Datei ist "YYYY-MM-TT HH:MM", z.B.:

   2012-01-01 00:00

--entspräche dem 1. Januar 2012, um 00:00 Uhr.

Fehlersuche beim Import

Ein häufiger Fehler ist eine invalide CSV-Datei. Viele Nutzer speichern eine Liste von E-Mail-Adressen als Excel-Tabelle. Excel unterstützt den Export als CSV-Datei, allerdings nutzt Microsoft das Semikolon (;) als Trennzeichen, eine Standard CSV-Datei ist aber mit Kommata getrennt. Importieren von Excel-CSV-Dateien resultiert dementsprechend in einem Fehler. Eine einfache Lösung für dieses Problem ist, die Datei in einem Texteditor zu öffnen und (per "Suchen und Ersetzen") alle Semikola durch Kommata zu ersetzen.

Empfohlene Texteditoren sind:

A common error when users try to import tokens is an invalid CSV file. This is often caused by Microsoft Excel. Many users have a list of e-mail addresses saved as an XLS document. A file can be saved as CSV in Excel, however, depending on the locale of the OS Microsoft may use semi-colon (;) as the comma separator, while a standard CSV file uses comma (,) as the separator. If not sure just open the file with a standard text editor and check what separator was used. Starting in version 2.00 can you select the used separator during import.

Empfohlene Text-Editoren sind: PSPad, NotePad2 oder Notepad++ für Windows, und TextWrangler für Macintosh.

You can use LibreOffice Calc to export import your xls file and export your csv file.

Add additional attributes at import It is also possible to add new custom attributes when import a CSV file. It is still needed to define what attributes will be added. The way to do this is:

   firstname,lastname,email
   attribute_1 <Casenr>; token; attribute_2 <Title>; attribute_3 <destination>; lastname; firstname; attribute_4 <Sender>;

Creating CSV file with Excel on the Mac

When you create a CSV file with Excel 2011 on the MAC and use the standard "save as" option, you loose special characters such as ü, ë, é etc. when importing into LimeSurvey Token Table.

To make this work properly choose to save the file as a Windows text CSV file (tested on the Dutch version of Excel, saved as "Door lijstscheidingstekens gescheiden Windows tekst (.CSV)").

Then when importing the file in the LimeSurvey token table, under "character set of file" choose "Mac West European". The special characters will be imported correctly.

Tested on LimeSurvey 2.0 only.

Export in CSV

Beim Export werden die Felder in folgender Ordnung exportiert:

   tid,firstname,lastname,email,emailstatus,token,language code,attribute_1,attribute_2,...

Import aus LDAP

Token-Ldap-import.png

  • LDAP-Abfragen werden durch den Administrator in der Datei: "config-ldap.php" definiert.
  • Duplikate werden anhand von Vornamen, Nachnamen und E-Mail-Adresse erkannt. Falls ein Duplikat erkannt wird, wird die entsprechende Textzeile ausgelassen, falls das Häkchen "Filter Duplicates" wie standardmäßg gesetzt ist.

Tipp zum generieren einer großen Anzahl von Fake-E-Mail-Adressen

Es kann vorkommen, dass Sie ein große Anzahl an falschen E-Mail-Adressen und Zugangsschlüsseln benötigen. Sie können dafür ein Tabellenkalkulationsprogramm wie OpenOffice Calc verwenden: Angenommen, Sie wollen tausende Adressen nach dem Schema: 1@test.de, 2@test.de, 3@test.de... Füllen Sie beliebig viele aufeinander folgende Nummern in Spalte A ein, indem Sie in A1 die "1" eintragen und in A2: '=A1+1'. Ziehen Sie nun das kleine Kästchen in der rechten, unteren Ecke des Kästchens so weit nach unten, wie Sie Adressen benötigen. In B1 benutzen Sie die Funktion "Verketten": '=VERKETTEN(A1;"@test.de")' und ziehen es ebenso wie in Spalte A nach unten. Auf ähnliche Weise lassen sich auch Namen generieren. Abschließend müssen Sie die Datei nur noch als .csv abspeichern.

With the 1.91, you can use "Generate dummy token" functionnality

A tip for generating a large number of individual links which include the token already

Der Umfragelink ist folgendermaßen aufgebaut:

Limesurvey 1.x: http://url-to-your-limesurvey-installation/index.php?sid=XXXX&lang=en&token={TOKEN}

Limesurvey 2.x: http://url-to-your-limesurvey-installation/index.php/survey/index/sid/xxxx/newtest/Y/lang/EN/token/{TOKEN}

So you proceed similar to the example above for generating email adresses.

E-Mails versenden

Platzhalter in E-Mail-Vorlagen

Die folgenden Feldnamen können in die Vorlagen für Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails eingebunden werden. Den Text für die Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails können Sie in den Umfrage-Einstellungen verändern. Die Felder werden sowohl in der Vorschau wie auch bei den versendeten E-Mails mit den entsprechenden Angaben ersetzt.

{ADMINEMAIL} Email of the Survey admin
{ADMINNAME} Name of Survey Admin
{SURVEYNAME} Title of your survey
{SURVEYDESCRIPTION} Description of your survey

Die folgenden Feldname funktionieren in Einladungs- und Erinnerungs-E-Mails sowohl im E-Mail-Betreff als auch im E-Mail-Text und werden mit den entsprechenden Angaben aus der Probandentabelle ersetzt:

{EMAIL} E-Mail-Adresse des Empfängers
{FIRSTNAME} Vorname des Empfängers
{LASTNAME} Nachname des Empfängers
{SURVEYURL} Ein HTML-Link auf die URL der Umfrage
@@SURVEYURL@@ Die URL, nicht verlinkt. Ermöglicht die Verwendung in eigenen HTML-Elementen (Verfügbar seit v1.90)
{TOKEN} Zugangsschlüssel des Empfängers
{ATTRIBUTE_1} Attribut 1
{ATTRIBUTE_2} Attribut 2 (... und so weiter, für jedes individuelles Attributsfeld)

If your survey is NOT anonymous, the following field names are available to insert token data in survey text and javascript. You can use these fields in confirmation and notification email template, too.

falsch: {attribute_1}

richtig: {ATTRIBUTE_1}

Falls die Umfrage NICHT anonym ist, können die Folgenden Feldnamen im Text der Umfrage und in Javascript verwendet werden:

{TOKEN:EMAIL} E-Mail-Adresse des Empfängers
{TOKEN:FIRSTNAME} Vorname des Empfängers
{TOKEN:LASTNAME} Nachname des Empfängers
{TOKEN} Zugangsschlüssel des Empfängers
{TOKEN:ATTRIBUTE_1} Attribute 1
{TOKEN:ATTRIBUTE_2} Attribute 2 (... und so weiter, für jedes individuelle Attributsfeld)

Additional hints

  • If your survey is using anonymized responses then token-related placeholders will not work in notification email templates.
  • You can use Expression Manager to use expressions for tailoring an email (New in 1.92 ). Please have a look at the Expression Manager HowTos for an example.

Also have a look at the examples on using information from tokens table.

E-Mail-Einstellungen

  1. Einladungs-E-Mail Betreff: Die Betreffszeile für Einladungs-Mails. (Nur relevant, falls Zugangsschlüssel verwendet werden)
  2. Einladungs-E-Mail: Hier können Sie den Text der Einladungs-Mails festlegen. Anfänglich ist dieses Feld mit einer sprachabhängigen Nachricht gefüllt (Zu finden unter limesurvey/tokens.php und ebenso irrelevant, falls keine Zugangsschlüssel verwendet werden). Bei der Personalisierung der Mail können sie folgende Platzhalter verwenden, die mit den Informationen aus der Probandentabelle vervollständigt werden:
    • {FIRSTNAME} - Vorname des Empfängers
    • {LASTNAME} - Nachname des Empfängers
    • {SURVEYNAME} - Name der Umfrage
    • {SURVEYDESCRIPTION} - Beschreibung der Umfrage
    • {ATTRIBUTE_1} - Attribut 1
    • {ATTRIBUTE_2} - Attribut 2 (... und so weiter, für jedes individuelle Attributsfeld)
    • {SURVEYURL} - Ein HTML-Link auf die URL der Umfrage
    • @@SURVEYURL@@ - Die URL, nicht verlinkt. Ermöglicht die Verwendung in eigenen HTML-Elementen (Verfügbar seit v1.90)
    • {OPTOUTURL} - Die URL, die aufgesucht werden muss, um an der Umfrage nicht teilzunehmen

Beachten Sie, dass diese Platzhalter ebenso für folgende Felder der E-Mail anwendbar sind:

  1. Betreff der Erinnerungs-E-Mail: Die Betreffszeile für Einladungs-Mails.
  2. Erinnerungs-E-Mail: Hier können Sie den Text der Erinnerungs-Mails festlegen. Siehe "Einladungs-E-Mail".
  3. Bestätigungs-E-Mail Betreff: Die Betreffszeile für Bestätigungs-E-Mails
  4. Bestätigungs-E-Mail: Hier können Sie den Text der Erinnerungs-Mails festlegen. Siehe "Einladungs-E-Mail".
  5. Öffentliche Registrierung E-Mail Betreff: Die Betreffszeile für die Mail, die Probanden zugesandt wird die sich öffentlich registriert haben.
  6. Text der Registrierungs-E-Mail: Hier können Sie den Text für die Mail festlegen, die Probanden zugesandt wird die sich öffentlich registriert haben.

E-Mails senden

Sende E-Mail Einladungen

Token-invite.png

Sie können Zugangsschlüssel, deren E-Mail-Status-Feld einen anderen Wert als "OK" hat überspringen, indem sie "Teilnehmer mit fehlerhaften E-Mail-Adressen überspringen" auf "Ja" setzen.

Einladungen erneut senden

Manchmal kann es vorkommen, dass Sie einer Person eine Einladung erneut senden möchten. Die Sende E-Mail Einladungen-Funktion sendet nur E-Mail-Adressen eine Einladung, die vorher noch keine Einladung erhalten haben. Das bedeutet, nur neue Einträge in die Liste würden auch eine neue Einladung bekommen.

Darum muss, falls eine erneute Einladung gewünscht ist, vor der Anwendung von Sende E-Mail Einladungen das Feld Einladung gesendet?  des jeweiligen Probanden auf "N" gesetzt werden.

Ausstieg eines Probanden

Falls Sie den Platzhalter {OPTOUTURL} in Ihren Einladungs- oder Erinnerungs-Mails verwenden, haben die Probanden die Möglichkeit, indem sie auf diesen Link klicken aus der Umfrage auszusteigen - zum Beispiel um nicht mehr von Erinnerungs-E-Mails gestört zu werden. Der E-Mail Status eines solchen Probanden wird auf "OptOut" gesetzt.

Sende E-Mail Erinnerung

Token-remind.png

Token-remind-de.png

Beim Senden von Erinnerungs-Mails können Sie:

  • Zugangsschlüssel mit nicht funktionierenden E-Mail-Adressen umgehen
  • Zugangsschlüssel überspringen, die vor kurzem eine Erinnerung gesendet bekommen haben.
  • Zugangsschlüssel überspringen, die bereits eine bestimmte Anzahl an Erinnerungen erhalten haben.

Note: A reminder will only be send to tokens where the "completed" field is not "N" (this means the respondent has either not taken or has not completed the survey).

E-Mails in Ladungen verschicken

Wenn Sie viele E-Mails auf einmal versenden müssen, dann wird LimeSurvey nur eine bestimmte Menge von "N"-E-Mails versenden (Die Anzahl ist vom Administrator in der config.php Datei festgelegt).

Sie müssen dann auf "Weiter/Next" klicken, um die nächste Ladung E-Mails zu versenden.

Bestätigungs-E-Mails

Falls Sie Zuganggschlüssel benutzen und ein Proband die Umfrage abschließt, wird ihr/ihm eine Bestätigungs-E-Mail gesendet.

Falls Sie keine Bestätigungs-E-Mail senden wollen, deaktivieren Sie dies einfach in den Generellen Umfrageeinstellungen.

Probleme mit Spam

Häufig beschweren sich Umfrageteilnehmer über nicht empfangene Einladungs- oder Erinnerungsemails, da ihr Spamfilter diese als Spam markiert.

Ob eine Email als Spam eingeordnet wird, hängt vom genutzten Spamfilter und dessen spezifischen Einstellungen ab. Allgemein werden Absenderadresse, Betreff Inhalt der Email analysiert, so dass es mehrere Möglichkeiten gibt, auf die Einordnung der Emails Einfluss zu nehmen.

Der Blog-Post "How to prevent Limesurvey email invitations or reminders being treated as spam" auf Limesurvey-Consulting.com listet eine Vielzahl möglicher Ursachen von Spamproblemen und zeigt verschiedene Lösungsansätze auf.

Falsche URL in Links von Einladungs-/Erinnerungsemails

Limesurvey versucht die URL für die Links in Einladungs- und Erinnerungsemails automatisch zu bestimmen auf Basis der URL, die beim Einloggen in Limesurvey genutzt wird. Bei einer falschen Serverkonfiguration kann es hier jedoch zu Fehlern kommen, so dass diese Links manuell angepasst werden müssen.

In der Datei application/config/config.php kann die Basis-URL manuell angepasst werden. Hierzu bitte die 'hostInfo'-Einstellungen im vorhandenen 'components'-Array wie folgt honzufügen:

    'components' => array(
       ...
       'request' => array(
           'hostInfo' => 'http://www.beispieldomain.de',
       ),
   )

Das Problem basiert darauf, dass Limesurvey die Domain auf Basis der PHP-Variable $_SERVER['HTTP_HOST'] oder $_SERVER['SERVER_NAME'] zu bestimmen versucht

Einige Webserver stellen diese Daten - z. B. bei falscher Konfiguration - nicht korrekt zur Verfügung.

Öffentliche Registrierung

Öffentliche Registrierung erlauben

Falls sie ihre Umfrage öffentlich zugänglich machen wollen und dennoch die Kontrolle über die Umfrage-Teilnehmer behalten wollen, bietet sich die Möglichkeit an, dass sie "Offene Registrierungen" erlauben. Diese Einstellung müssen sie in den Umfrageeinstellungen im Tab 'Zugangsschlüssel' vornehmen. Im Falle der "Offenen Registrierung"  müssen sich Besucher ihrer Umfrageseite ohne gültigen Zugangsschlüssel, bevor sie teilnehmen können, registrieren. Nach Angabe des Namen und einer E-Mail-Adresse, welche noch nicht in der Probandentabelle vorhanden ist, wird ein neuer Eintrag in der Probandentabelle erstellt und dem entsprechenden Benutzer wird eine E-Mail mit einem eindeutigen Zugangsschlüssel zugesendet. All jene Benutzer, welche über die Offene Registrierung teilnehmen, wird ein R beim Zugangsschlüssel vorangestellt.

CAPTCHAs bei öffentlicher Registrierung

Damit die Laden- und Speichern-Funktion, sowie die öffentliche Registrierung nicht von automatisieren BOTs ausgenützt werden können werden sie seit Version v1.48 mit CAPTCHAs gesichert. Dieses Funktion ist jedoch nur verfügbar, wenn die GD-Unterstützung in der PHP-Konfiguration aktiviert ist - siehe Mindestvoraussetzungen Installationsanleitung